Si alguna vez te han pedido una factura, te han dicho “mándame el CFDI”, o tu contador te preguntó qué uso le vas a dar a una factura, entonces ya estás en el mundo de los comprobantes fiscales digitales por internet, mejor conocidos como CFDI.
En México, el CFDI no es solo una obligación fiscal; es parte del día a día de cualquier negocio, profesional independiente o trabajador formal. Y aunque al principio puede sonar complicado, entenderlo te puede ahorrar multas, dolores de cabeza y hasta dinero.
Pero no te preocupes: esta guía está pensada para ti, que quieres entender desde cero qué es un CFDI, para qué sirve, cómo generarlo y cómo no equivocarte al usarlo. Y todo esto, explicado con ejemplos reales y sin rodeos.
El CFDI se ha convertido en una herramienta clave para el control fiscal, tanto del gobierno como de las empresas. Te permite llevar una contabilidad clara, deducir impuestos correctamente y comprobar ingresos y egresos de forma totalmente digital y segura. No por nada su implementación ha sido uno de los cambios más profundos en la forma de facturar en México.
Índice de contenidos
¿Qué es el CFDI?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet, conocido como CFDI, es un documento electrónico que tiene como función principal respaldar legal y fiscalmente las operaciones económicas realizadas por personas físicas o morales en México. Sustituye a las facturas tradicionales en papel y constituye la base del sistema de facturación electrónica en el país.
El CFDI se genera en formato XML, un lenguaje que permite estructurar la información de forma clara y estandarizada. Esto facilita su procesamiento automático tanto por parte de los sistemas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) como de los programas contables utilizados por contribuyentes y empresas.
Un CFDI contiene datos fiscales del emisor y del receptor, la descripción de los productos o servicios facturados, los impuestos aplicables, la forma y el método de pago, el régimen fiscal, la clave de uso del comprobante, así como sellos digitales y un código de barras bidimensional (QR) que permite validar su autenticidad.
La emisión de un CFDI debe realizarse a través de un sistema de facturación que cuente con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Este proveedor se encarga de validar el comprobante y asignarle un folio fiscal único, lo que da certeza jurídica y fiscal a la operación.
Desde su implementación en 2005, el sistema CFDI ha evolucionado para fortalecer la fiscalización y facilitar el cumplimiento de obligaciones tributarias. La versión vigente, conocida como CFDI 4.0, incluye requisitos adicionales como la validación estricta del nombre del receptor y su régimen fiscal, con el fin de evitar errores y omisiones.
El CFDI es indispensable para deducir impuestos, comprobar ingresos y gastos, así como para cumplir con las obligaciones fiscales establecidas por la ley. Su correcta emisión y resguardo son elementos clave dentro de cualquier estrategia de administración contable y fiscal en México.
Usos del CFDI según el tipo de operación o cliente
Uno de los elementos fundamentales al emitir una factura electrónica en México es el campo de “uso del CFDI”. Este dato indica cómo utilizará el receptor la factura que está recibiendo y tiene efectos directos sobre la posibilidad de deducir impuestos, acreditar el IVA y cumplir correctamente con las obligaciones fiscales.
El uso del CFDI debe seleccionarse conforme al catálogo oficial publicado por el SAT. A continuación, se muestra una tabla con algunos de los usos más comunes, junto con su descripción y a quiénes suelen estar dirigidos:
| Clave | Descripción | Aplicación común |
|---|---|---|
| G01 | Adquisición de mercancías | Compra de productos para reventa o producción |
| G02 | Devoluciones, descuentos o bonificaciones | Ajustes sobre facturas previas |
| G03 | Gastos en general | Servicios, arrendamientos, insumos diversos |
| I01 | Construcciones | Obras, remodelaciones o contratos de construcción |
| I02 | Mobiliario y equipo de oficina por inversiones | Compra de bienes muebles para uso interno |
| I03 | Equipo de transporte | Compra de vehículos y unidades de transporte |
| I04 | Equipo de cómputo y accesorios | Hardware, computadoras, periféricos |
| D01 | Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios | Gastos médicos personales |
| D02 | Gastos médicos por incapacidad o discapacidad | Atención médica especializada |
| P01 | Por definir (en desuso) | Ya no válido en CFDI 4.0 |
| S01 | Sin efectos fiscales | Facturas no deducibles; operaciones personales |
Es importante mencionar que, en la versión 4.0 del CFDI, la clave P01 (Por definir) fue eliminada, por lo que ya no se puede utilizar. Actualmente, si no se requiere una deducción fiscal, debe emplearse la clave S01 (Sin efectos fiscales).
Seleccionar el uso correcto del CFDI desde el momento de la emisión es indispensable para evitar errores en la contabilidad y problemas con el SAT. Tanto emisores como receptores deben tener claridad sobre este campo y, en caso de duda, es recomendable consultar directamente el catálogo vigente en el portal oficial del SAT o apoyarse en un contador.
CFDI: tipos que existen y cuándo usar cada uno
El sistema de facturación electrónica en México contempla distintos tipos de CFDI, cada uno diseñado para registrar una operación específica. Identificar correctamente el tipo de comprobante que se debe emitir en cada caso es indispensable para cumplir con las disposiciones fiscales y evitar errores que puedan generar observaciones por parte del SAT.
Actualmente, existen seis tipos principales de CFDI, cada uno con características y finalidades distintas.
1. Comprobante de Ingreso
Este tipo de CFDI se utiliza cuando se recibe un pago por un bien o servicio. Es el comprobante más común y se emite en ventas, cobros, honorarios y cualquier operación donde se genera un ingreso para el emisor. Debe incluir la información del producto o servicio, impuestos trasladados y el monto recibido.
2. Comprobante de Egreso
Se emite cuando se realiza una devolución, descuento o bonificación sobre una operación previamente facturada. Sirve para ajustar o corregir una transacción registrada anteriormente con un comprobante de ingreso. También puede utilizarse para registrar reembolsos.
3. Comprobante de Traslado
Este CFDI se utiliza para amparar el transporte de mercancías cuando no hay una compraventa involucrada. Es común en empresas de logística, distribuidores o en el traslado entre sucursales. El documento debe ir acompañado de la carta porte, en caso de traslado por carretera.
4. Comprobante de Recepción de Pagos
Este comprobante se emite cuando se recibe el pago de una factura que fue previamente emitida en parcialidades o a crédito. Se utiliza para documentar el momento en que efectivamente se recibe el dinero y permite mantener control sobre los pagos aplicados a facturas pendientes.
5. Comprobante de Nómina
Este CFDI se utiliza para documentar el pago de sueldos, salarios y prestaciones laborales. Debe incluir todos los conceptos pagados al trabajador, como percepciones, deducciones, impuestos retenidos y aportaciones. Es obligatorio para las empresas que cuenten con personal contratado.
6. Comprobante de Retenciones e Información de Pagos
Se emplea para informar sobre retenciones de impuestos realizadas a terceros, como el ISR, IVA o IEPS. Es común en operaciones donde un retenedor debe informar al SAT sobre las retenciones hechas a proveedores o prestadores de servicios.
Cada tipo de CFDI debe emitirse bajo las condiciones específicas que marca la normatividad fiscal. Usar un tipo incorrecto puede generar inconsistencias contables y problemas al momento de presentar declaraciones. Por eso es importante verificar el tipo de operación antes de generar el comprobante y asegurarse de que se utilice el formato correspondiente.
CFDI: cómo sacarlo paso a paso
Emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet es una tarea que puede realizarse de forma rápida y segura si se cuenta con los requisitos necesarios y se siguen los pasos correctos. Actualmente, existen diferentes plataformas autorizadas que permiten generar CFDI de manera sencilla, ya sea a través de los servicios gratuitos del SAT o mediante sistemas de facturación privada con funciones más completas.
Estos son los pasos básicos para generar un CFDI desde cero:
1. Contar con e.firma o certificado de sello digital (CSD): el primer paso es tener vigente la e.firma (antes FIEL) o, preferentemente, el Certificado de Sello Digital emitido por el SAT. Este certificado es el que se utiliza para firmar digitalmente el CFDI, y es obligatorio para todas las personas morales y la mayoría de personas físicas con actividad empresarial.
2. Elegir un sistema de facturación: el SAT ofrece un servicio gratuito en su portal para emitir facturas electrónicas, pero también existen proveedores privados autorizados por el SAT (PAC) que ofrecen plataformas con funciones adicionales como generación masiva de CFDI, envío automático por correo, cancelaciones, reportes y almacenamiento.
3. Capturar los datos del receptor: es necesario ingresar correctamente el RFC del cliente o receptor, su nombre o razón social, régimen fiscal, domicilio fiscal y el uso del CFDI. En la versión 4.0 es obligatorio que estos datos coincidan exactamente con los registrados ante el SAT, por lo que es recomendable contar con la constancia de situación fiscal actualizada del receptor.
4. Describir el producto o servicio: debe indicarse el concepto del producto o servicio, la clave del SAT correspondiente, unidad de medida, cantidad, precio unitario, descuentos (si aplica) e impuestos trasladados como IVA, IEPS o retenciones.
5. Seleccionar la forma y el método de pago: se debe indicar si el pago fue en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades o diferido (PPD). También es obligatorio señalar la forma de pago: transferencia, efectivo, tarjeta de crédito, débito, cheque, etc.
6. Timbrar el CFDI: una vez que toda la información ha sido capturada, se procede a generar y timbrar el CFDI. Este proceso implica enviar el comprobante al Proveedor Autorizado de Certificación para que lo valide y le asigne un folio fiscal. El resultado es un archivo XML y su representación impresa en PDF.
7. Enviar el CFDI al receptor y almacenarlo: es obligación del emisor enviar el CFDI al cliente y conservar una copia del archivo XML. La recomendación es mantener un respaldo organizado para facilitar auditorías, revisiones o declaraciones fiscales.
Emitir correctamente un CFDI es fundamental para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar sanciones. La precisión en los datos y el uso de sistemas confiables de facturación son elementos clave para mantener un control contable adecuado y evitar problemas con la autoridad fiscal.
El CFDI en un ejemplo
Para comprender de manera más clara cómo se estructura un CFDI y qué elementos contiene, es útil revisar un ejemplo práctico. Presentamos una simulación básica de una factura electrónica emitida por un profesional independiente a un cliente, utilizando el tipo de CFDI de ingreso y la versión 4.0 vigente.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Tipo de comprobante | Ingreso |
| Fecha y hora de emisión | 2025-04-14T10:30:00 |
| Lugar de expedición | 06000 (Ciudad de México) |
| Emisor | Héctor Domínguez |
| RFC del emisor | HEDG850101ABC |
| Régimen fiscal del emisor | Régimen Simplificado de Confianza |
| Receptor | Empresa XYZ, S.A. de C.V. |
| RFC del receptor | EMPR920303XYZ |
| Régimen fiscal del receptor | Régimen General de Ley |
| Uso del CFDI | G03 – Gastos en general |
| Forma de pago | 03 – Transferencia electrónica |
| Método de pago | PUE – Pago en una sola exhibición |
| Moneda | MXN |
| Concepto | Servicios profesionales de consultoría en marketing digital |
| Clave SAT del producto/servicio | 84111506 |
| Cantidad | 1 |
| Unidad | Servicio |
| Valor unitario | $10,000.00 |
| IVA (16%) | $1,600.00 |
| Total | $11,600.00 |
| Folio fiscal (UUID) | 7A0B1A9E-F4E7-42A8-BAE3-1F2A3D78B819 |
| Sello digital | Generado con certificado vigente del SAT |
| Código de barras (QR) | Incluido en el archivo PDF para verificación |
Motivos de cancelación del CFDI
Cancelar un CFDI es una acción que puede realizarse únicamente bajo ciertas condiciones establecidas por el Servicio de Administración Tributaria. No se trata de una operación libre o sin consecuencias, ya que afecta tanto la contabilidad del emisor como del receptor, y debe justificarse con un motivo válido dentro del catálogo oficial del SAT.
Desde la entrada en vigor de la versión 4.0 del CFDI, el proceso de cancelación ha sido más controlado. Ahora, cuando se desea cancelar un comprobante, es obligatorio señalar un motivo de cancelación específico y, en ciertos casos, se debe indicar también el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.
Estos son los motivos de cancelación definidos por el SAT:
| Clave | Motivo de cancelación | Descripción |
|---|---|---|
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación | Se usó cuando el comprobante original tiene errores y será sustituido por otro. |
| 02 | Comprobante emitido con errores sin relación | Aplica cuando el CFDI se emitió incorrectamente y no será sustituido. |
| 03 | No se llevó a cabo la operación | Cuando la transacción nunca se realizó. |
| 04 | Operación nominativa relacionada en la factura global | Se usa en operaciones facturadas globalmente pero con necesidad de desglose. |
El motivo más común para cancelar un CFDI es el uso de la clave 01, que aplica cuando el comprobante contiene errores (como montos incorrectos, claves de producto mal asignadas o errores en los datos del receptor) y se va a generar uno nuevo que lo sustituya. En este caso, es obligatorio capturar el folio fiscal (UUID) del nuevo CFDI que sustituye al cancelado.
La clave 02 se usa cuando el CFDI tiene errores y no será reemplazado. Por ejemplo, si se emitió por accidente y no hay necesidad de realizar la operación nuevamente. En este escenario, no se requiere indicar un comprobante sustituto.
Cuando la operación no se concretó por alguna razón externa (cancelación del pedido, falta de pago, desistimiento del cliente), se utiliza la clave 03. En este caso, se justifica que el comprobante fue emitido de forma correcta, pero el servicio o la entrega no se llevó a cabo.
El uso de la clave 04 está reservado para operaciones específicas en las que se emite una factura global y posteriormente se necesita emitir comprobantes nominativos relacionados.
Es importante recordar que, para cancelar un CFDI, en muchos casos se requiere que el receptor acepte la cancelación. Esta solicitud se envía a través del buzón tributario y, si no es respondida, el comprobante no se cancela automáticamente.
¿Qué es el CFDI en facturas?
Cuando se habla del CFDI dentro del contexto de una factura, se hace referencia al documento digital que respalda de manera oficial y fiscal una transacción comercial. En otras palabras, una factura válida en México no es simplemente un archivo PDF con los datos de la operación, sino un archivo XML generado bajo los lineamientos técnicos establecidos por el SAT.
El CFDI en una factura es el elemento que le da validez jurídica y fiscal a la operación. Este comprobante contiene toda la información estructurada de la transacción, y su emisión, validación y resguardo están regulados por la autoridad fiscal. La factura como tal incluye, además del XML, una representación gráfica en formato PDF, la cual permite su lectura por parte del cliente, pero el archivo que realmente tiene valor legal es el XML.
Dentro de una factura, el CFDI integra datos del emisor y del receptor, descripción detallada de los bienes o servicios, importes, impuestos, y otros elementos fiscales indispensables. Entre los componentes más importantes se encuentran:
- El folio fiscal o UUID
- La fecha y hora de emisión
- El régimen fiscal del emisor y del receptor
- El uso del CFDI
- La forma y el método de pago
- Los conceptos facturados y sus claves
- El desglose de impuestos trasladados o retenidos
- El sello digital del SAT y del emisor
- El código de barras bidimensional (QR)
Estos elementos garantizan que la factura esté correctamente emitida y registrada ante el SAT. Al tratarse de un comprobante fiscal digital, su emisión debe realizarse a través de un Proveedor Autorizado de Certificación, quien se encarga de validar el documento y asignarle el timbre fiscal.
Una factura sin timbrar, o que carezca de alguno de los elementos obligatorios del CFDI, no será válida para efectos fiscales. Por eso, es fundamental entender que el CFDI no es un complemento de la factura, sino el documento que le otorga sustento legal.
STEL Order: programa de facturas CFDI
Emitir facturas electrónicas con validez fiscal en México requiere cumplir una serie de requisitos técnicos establecidos por el SAT. Para facilitar este proceso, existen soluciones digitales que automatizan la generación, timbrado y envío de los CFDI. Uno de los sistemas más completos y prácticos en este ámbito es STEL Order, un programa de facturación que permite emitir facturas CFDI de manera rápida, segura y conforme a la normativa vigente.
STEL Order está diseñado para empresas, profesionales independientes y comercios que necesitan un sistema confiable para cumplir con sus obligaciones fiscales sin complicaciones. A través de esta plataforma es posible generar comprobantes de ingreso, egreso, recepción de pagos, nómina y otros tipos de CFDI autorizados por el SAT. Además, integra de forma nativa el timbrado fiscal con un PAC, lo que asegura que cada comprobante emitido cumple con los requisitos legales.
Entre las principales ventajas de utilizar STEL Order para facturar CFDI destacan:
- Emisión rápida y automatizada: permite crear y timbrar facturas en segundos, desde cualquier dispositivo.
- Cumplimiento total con la versión CFDI 4.0: garantiza que todos los campos requeridos por el SAT estén correctamente validados, incluyendo nombre y régimen fiscal del receptor.
- Almacenamiento seguro en la nube: conserva los archivos XML y PDF de cada factura, accesibles en cualquier momento.
- Gestión completa de clientes y productos: facilita la administración de catálogos de clientes, listas de precios, productos y servicios.
- Envío automático por correo electrónico: una vez generada la factura, puede enviarse directamente al cliente con un solo clic.
- Historial de facturación y control contable: ofrece reportes detallados para seguimiento de ingresos, impuestos y operaciones.
Además, STEL Order permite emitir facturas CFDI desde el celular o tablet, lo cual es ideal para negocios que requieren movilidad o atención en campo. También cuenta con funciones adicionales como cotizaciones, órdenes de trabajo, inventarios, CRM y más, convirtiéndose en una solución integral para la gestión empresarial.
Utilizar un programa como STEL Order no solo facilita el cumplimiento fiscal, sino que mejora la eficiencia operativa de cualquier negocio.
Preguntas frecuentes
Para emitir un CFDI válido por gastos médicos, se deben cumplir ciertos requisitos establecidos por el SAT. El emisor debe estar registrado ante Hacienda con actividad económica relacionada con servicios de salud (por ejemplo, médico, dentista, psicólogo, nutriólogo, etc.) y contar con los permisos correspondientes para ejercer legalmente. La factura debe emitirse a nombre del paciente o del contribuyente que realizará la deducción en su declaración anual.
Es indispensable que el receptor sea una persona física con RFC válido y que se indique el uso de CFDI correcto, generalmente D01 – Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios, o bien D02 – Gastos médicos por incapacidad o discapacidad, según el caso. Además, la forma de pago debe ser un medio electrónico (transferencia, tarjeta de crédito o débito) para que el gasto sea deducible.
El método de pago puede ser en una sola exhibición o en parcialidades, dependiendo del caso. Se debe incluir también el desglose de IVA, si aplica.
El catálogo oficial de usos del CFDI es publicado y actualizado por el SAT en su sitio web. Este documento contiene las claves y descripciones autorizadas que deben utilizarse al momento de emitir una factura, y puede descargarse en formato PDF o consultarse en línea.
Para elegir el uso correcto, es recomendable verificar directamente con el receptor de la factura cuál es la clave que debe aplicarse, ya que depende de cómo pretende utilizar fiscalmente el comprobante. No todos los usos son válidos para todas las personas físicas o morales, por lo que también es necesario revisar el régimen fiscal del cliente.
Algunas plataformas de facturación integran el catálogo completo en su sistema, lo que permite seleccionar la clave correspondiente desde un menú desplegable y reducir errores.
Para emitir un CFDI de nómina, es indispensable que el empleador cuente con un certificado de sello digital vigente y que utilice un sistema de facturación compatible con el complemento de nómina exigido por el SAT. Este complemento debe incluir información detallada sobre percepciones, deducciones, impuestos retenidos y datos laborales del trabajador.
El CFDI debe emitirse por cada pago realizado al trabajador, ya sea quincenal, semanal o mensual, y debe timbrarse a través de un PAC autorizado. También es obligatorio contar con la información actualizada del trabajador, como su RFC, CURP, tipo de contrato, puesto, salario base y tipo de jornada.
Emitir este comprobante es obligatorio para todas las empresas o personas físicas con empleados registrados, ya que constituye el respaldo fiscal del salario pagado y permite que el trabajador pueda consultar sus ingresos y retenciones en su portal del SAT.
Sí. A partir de la entrada en vigor del CFDI 4.0, todos los contribuyentes están obligados a utilizar esta nueva versión, por lo que es necesario que el sistema de facturación esté actualizado y sea compatible con los nuevos requerimientos técnicos.
Entre los principales cambios que introdujo la versión 4.0 están: la obligatoriedad de incluir el nombre completo del receptor tal como aparece en su constancia de situación fiscal, su código postal, y el régimen fiscal correspondiente. También se endurecieron las validaciones automáticas al momento del timbrado.
No actualizar el sistema puede generar errores al emitir comprobantes, rechazos en el timbrado y afectaciones al cumplimiento fiscal. Por ello, es fundamental contar con un proveedor confiable que garantice la correcta adaptación a los estándares vigentes del SAT.
