Même si vous voulez bien faire les choses dans vos processus de vente, il est possible qu’un client demande un retour d’un article qu’il vous a acheté, ou le retour d’une facture considérée comme erronée : aujourd’hui, nous allons en savoir plus sur les factures d’avoir, des éléments qui sont presque toujours dans le quotidien de toute entreprise.
Sommaire
Definition d’une facture d’avoir
Le document que nous appelons communément une facture reprend toutes les données d’une transaction commerciale, et comporte une série de liens, tant pour l’entité émettrice que pour le destinataire :
- Implique juridiquement une obligation de payer et un droit d’encaissement.
- Se peut que cela ait entraîné un mouvement d’inventaire.
- A un impact fiscal.
- Entraîne un rajustement comptable dans les comptes de l’entreprise.
- Peut servir de source de garantie sur les produits ou services facturés.
Par définition, une facture de crédit est un document qui permet à une entreprise d’annuler ou corriger une facture précédemment émise ; si l’entreprise dispose d’un logiciel ERP ou d’un module comptable automatisé, il sera crucial de savoir comment faire une facture d’avoir, ou d’avoir quelque exemple de modèle de facture pour les factures de d’avoir.
Il convient de noter que les entreprises ont l’obligation d’émettre une facture de crédit si elles ont précédemment émis une facture qui présente une irrégularité selon les dispositions officielles de l’État, qui sont incluses dans les articles 6 et 7 du décret royal 1619/2020 , du 30 novembre.
Créez des factures de crédit avec STEL Order, l'un des meilleurs programmes de facturation de 2022
Caractéristiques d’une facture d’avoir
Le signe de crédit et de rectification des factures
Il est important de garder à l’esprit les implications comptables lors de l’exécution de cette procédure administrative : le décret royal mentionné établit que les factures de crédit sont un type de facture corrective : alors que le montant indiqué sur les factures correctives a un signe positif, celui des factures de crédit a un signe négatif.
En revanche, il faut noter que l’Agence fiscale ne fait aucune distinction entre les factures de crédit et les factures rectificatives, l’impact fiscal sera donc le même.
Exigences d’une facture d’avoir
Pour qu’une facture de crédit soit juridiquement valable, elle doit comporter une référence à la facture ordinaire sur laquelle elle agit ; elle est également tenue de détailler la cause qui a motivé l’émission de cette facture.
Aussi, le reste des éléments de la facture de crédit doit coïncider avec tous ceux contenus dans la facture ordinaire, à savoir : identification des deux parties, reflet du concept, taux d’imposition, date d’émission, date d’échéance…
Situations dans lesquelles vous devez faire une facture d’avoir
Dispositions-de-l’agence-fiscale
Voici un résumé des suppositions pour lesquelles une entreprise, à des fins légales, doit faire une note de crédit pour une facture erronée:
- Défaut de formalisme : le décret royal mencioné si-dessus fixe les exigences auxquelles doivent répondre toutes les factures émises : une erreur dans le prix, une divergence dans le concept de la facture, ou lorsque l’article facturé ne correspond pas au produit physique qui a été livré.
- Erreur de calcul de la taxe : dans ce cas, une taxe aurait été répercutée qui ne correspond pas à la nature ficale du produit ou service facturé, par exemple en n’applicant pas de taux de TVA ou en appliquant un taux de 4% au lieu de 21% etc.
- Changement de la base imposable : tout changement de la base imposable entraîne une modification de vos taxes ajoutées, raison pour laquelle la loi impose de les régulariser. Cette modification doit être justifiée: dans le cas contraire, l’administration fiscale n’acceptera pas cette facture de paiement.
L’Agence fiscale, cependant, exempte les entreprises de la responsabilité d’émettre des factures rectificatives, dans le cas où l’irrégularité de la facture originale a été détectée quatre ans après sa date d’émission.
Situations quotidiennes dans lesquelles les factures d’avoir sont utilisées
De plus, dans la gestion quotidienne de l’entreprise, il peut arriver qu’un client demande le retour d’un produit que nous lui avons vendu : dans ce cas, nous devrons émettre une facture de retour sous la forme d’une facture d’avoir (avec un signe négatif). D’une part, nous devons régulariser le relevé de compte du client par une écriture de crédit et, d’autre part, ajuster notre stock par un mouvement d’entrée qui régularise la sortie de stock de la facture initiale.
Il se peut également qu’en vertu de l’accord avec un client, ce dernier soit en droit de recevoir une compensation financière de notre part : par exemple, qu’il ait obtenu une réduction, que nous le dédommageons pour une erreur passée de notre part, ou que nous lui transférions des fonds de développement marketing. Dans ces cas, nous émettons une facture avec un signe positif, et non une facture de crédit.
Comme vous pouvez le constater, l’émission de factures rectificatives et d’avoir est une procédure administrative très courante que vous devez pouvoir réaliser sans effort : notre programme de facturation vous permettra de les émettre en quelques secondes.
Comment faire une facture d’avoir
Pour réaliser une facture de crédit, il faut toujours partir d’une facture ordinaire préalablement créée. Dans le programme de facturation de STEL Order, vous pouvez le faire à partir de la liste totale des factures ou depuis l’intérieur de la facture comme expliqué dans la vidéo ci-dessous. Vous avez en main une multitude d’options en quelques clics (envoyer des factures, consulter la rentabilité, savoir s’ils ont vu la facture…), mais nous allons maintenant nous concentrer sur la façon de créer une facture de crédit :
- Dans la liste des factures : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la facture que vous souhaitez rectifier, allez dans Générer et ensuite Facture d’avoir
- Dans la facture: Cliquez sur Plus -> Génèrer -> Facture d’avoir
Nous avons maintenant une facture d’avoir créée à partir d’une facture ordinaire.
Maintenant, nous pouvons imprimer ou envoyer la facture en cas de besoin et avoir une traçabilité complète sur le document que nous venons de créer (budget initial, factures, événements, pièces jointes, incidents…). Vous pouvez également personnaliser vos modèles de facture avec différents filigranes, couleurs ou typographies afin que votre image de marque vous accompagne en permanence.
