Los proyectos pueden ser desde pequeños servicios que duran una semana con pocas variaciones en el trabajo presupuestado hasta grandes proyectos que envuelven a varios departamentos, es por ello que tener conocimientos de gestión de proyectos es vital para que los proyectos lleguen a buen puerto con la rentabilidad esperada.

En este artículo vamos a tratar todo lo que necesitas saber respecto a mejores prácticas y herramientas para que tu proyecto sea un éxito desde el principio.

Sommaire

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos tiene un enfoque orientado a tratar todos los procesos por los que pasará un proyecto, desde la estimación inicial basada en el objetivo o resultado final, pasando por la administración de personas, recursos y herramientas disponibles.

Podemos definir la gestión de proyectos cómo la suma de metodologías para planificar, hacer el seguimiento y medir los resultados finales del proyecto.

Con todas estas metodologías, conseguimos:

Controlar la fase inicial y la evolución del proyecto
Responder de manera controlada los problemas inesperados durante el proyecto
Facilitar las últimas tareas de finalización y aprobación del proyecto.

Inicialmente se deben realizar reuniones para analizar y concretar cuáles son los objetivos de cada proyecto, pueden ser de varios tipos que tratan distintas problemáticas y están ligados entre sí, por ejemplo:

Resultado (crear un nuevo sitio web o construir un almacén más grande), consecuencia del resultado (enseñar a nuestros empleados a usar el sitio web o reubicar material, herramientas y empleados en el nuevo almacén) beneficios del resultados (crear un nuevo canal de ventas web o reducir costes en el almacén) y objetivos empresariales estratégicos (ser el mayor distribuidor online o aumentar nuestra eficacia logística en dos años).

Además, el objetivo de la gestión de proyectos es conseguir estos resultados con restricciones que siempre afectan a un proyecto, normalmente suelen ser el tiempo, coste y alcance.

Los tres puntos son claves para poder dar forma al proyecto, dado que el alcance determina la solución final y por ende, especifica los pasos a seguir o el desarrollo para conseguirla, el coste vendrá especificado por las tareas desarrolladas para conseguir el alcance y el tiempo es el componente más inestable, dado que cualquier problema con el desarrollo podrá en jaque el costo del proyecto, por lo que una correcta gestión de estas restricciones es una tarea complicada.

Etapas o fases para una gestión de proyectos excelentes

Según el PMI (Project Management Institute), que es una organización sobre la gestión de proyectos y su guía PMBOK, las fases o etapas de la gestión de proyectos son el estudio de viabilidad, planificación, ejecución, seguimiento/control y cierre. Aquí las detallamos:

1.- Estudio de viabilidad

Corresponde a los primeros pasos del proyecto y su principal objetivo es analizar si el beneficio obtenido tras realizar el proyecto es superior al coste del mismo, aquí entran en juego las restricciones antes mencionadas (alcance, coste y tiempo).

Se realiza un estudio del alcance, riesgos y se analiza el posible beneficio esperado para después proceder a decidir si se sigue con el proyecto o no.

2.- Planificación

Una vez se decide seguir con el proyecto, se definen todas las tareas necesarias a llevar a cabo para conseguir el alcance predefinido. Es muy importante que sea una planificación detallada del trabajo que se debe llevar a cabo dado que podría conllevar gastos adicionales no contemplados que pueden revertir el beneficio esperado del proyecto. Para realizar una tarea de planificación correcta tenemos que:

Una vez marcado el alcance del proyecto, volver a revisar y analizarlo.
En base al alcance, estimar costes, recursos y tiempo.
Planificar de manera definida el proyecto.

3.- Ejecución

Una vez planificado el proyecto, entra en juego la ejecución del saber hacer de la empresa (know-how) en la gestión de recursos y técnicas. La fase de ejecución es dónde normalmente se suelen dar los problemas que implican mayores costes y se retrasan las tareas planificadas. Durante esta etapa debemos:

Establecer grupos, entorno y flujos de trabajo
Asignación y ejecución de tareas a los grupos
Gestión de cambios o resolución de problemas

4.- Seguimiento o control

En esta fase comprobaremos si las tareas que están siendo ejecutadas están cumpliendo con la planificación inicial en materia de calidad, costes y tiempo. Con un seguimiento proactivo de estas tareas se puede dar una respuesta adecuada ante cualquier problema y así disminuir los costes asociados. Para hacer un seguimiento de las tareas ejecutadas debemos:

Realizar un seguimiento de las tareas planificadas
Comprobación de calidad entregada/esperada u otros documentos
Gestión de incidencias ocurridas
Generar informes de seguimiento generales sobre cada tarea que permitan ver de manera resumida los puntos anteriores.

5.- Cierre

Para finalizar el proyecto, se evalúa y verifica que el resultado obtenido cumple con lo planificado. Además, sebe documentar cualquier problema surgido durante el proceso para que pueda ser evitado en un futuro. Un resumen del cierre de un proyecto es:

Cierre formal del proyecto por todas las partes
Copia de seguridad del proyecto
Evaluación de resultados
Actualización de la documentación

Beneficios de una correcta gestión de proyectos

Además de los resultados inmediatos durante el proyecto, la empresa puede verse beneficiada en diferentes ámbitos:

Optimización de flujos de trabajo
Mejora del trabajo en equipo
Mejora la comunicación interna de la empresa entre distintos departamentos productivos
Mayor capacidad de prevención en tareas complicadas
Permite planificar y administrar recursos con menos errores
Optimiza la gestión de incidencias

Herramientas para gestión de proyectos

Para poder llevar a cabo una gestión de proyectos, existen varias técnicas de visualización de datos cómo son los diagramas de Gantt, Pert o de Cadena crítica. Son válidos para planificar y controlar los tiempos de un proyecto, pero como hemos visto anteriormente, un proyecto consta de más fases.

En base a las etapas que hemos definido anteriormente, podemos decir que un programa o herramienta de gestión de proyectos aportará valor si cumple con estas funciones:

Gestionar de manera simultánea un número ilimitado de proyectos.
Relacionar todo tipo de documentación, desde los presupuestos hasta las facturas de compra junto con certificados, contratos o cualquier otra imagen importante que se deba documentar.
Asignación de empleados con roles al proyecto y sus tareas.
Vinculación de tareas y eventos a las agendas de cada empleado.
Visualización rápida de productos y servicios implicados en el proyecto con importes relacionados a su gasto e ingresos totales relacionados.
Capacidad de trazar cualquier acción realizada ya sea gasto o ingreso; qué, cuándo, en qué producto o servicio, cuánto, a qué precio y qué empleado, entre otros…
Obtener fácilmente la rentabilidad en tiempo real, en relación a lo que se ha presupuestado con los gastos e ingresos actuales con atención al detalle.
Detección rápida de desviaciones en los gastos con el objetivo de poder solucionar el problema con la mayor celeridad posible.

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