De nombreuses personnes décident de créer leur propre entreprise. Être indépendant n’est pas un parcours simple, car à la complexité de rendre une entreprise viable et rentable s’ajoutent la multitude de tâches que les entrepreneurs doivent accomplir et les nombreuses obligations qu’ils doivent remplir. L’une des obligations les plus importantes pour les freelances et les entrepreneurs est la facturation.

Pour bien respecter l’obligation de facturation, il est essentiel de savoir non seulement comment établir une facture, mais aussi d’autres questions concernant le stockage des factures et les types de factures qui existent.

Sommaire

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est un document commercial auquel est conférée une validité juridique et fiscale et qui a pour objectif d’indiquer l’achat et la vente d’un produit ou d’un service. La facture comprend toutes les informations relatives à la transaction d’achat et de vente, de sorte que la transaction soit accréditée.

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Types de factures

Il existe différents types de factures en fonction des circonstances qui y sont indiquées et de l’opération commerciale qui a été réalisée. Les types de factures sont les suivants.

Facture-ordinaire

La facture ordinaire est le modèle de facture le plus couramment utilisé, car elle indique une transaction commerciale de vente d’un produit ou d’un service. La facture ordinaire comprendra donc des informations détaillées sur la transaction d’achat et de vente.

Les données qu’une facture ordinaire doit contenir pour être valide sont les suivantes:

Numéro de facture.
Date d’émission de la facture.
Identité ou raison sociale de l’émetteur. Dans le cas d’une personne physique émettant la facture, le nom et le prénom doivent apparaître, tandis que si l’émetteur est une société, la raison sociale doit apparaître.
Numéro d’identification fiscale de l’émetteur.
Adresse de l’émetteur et du destinataire.
Retenue de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.
L’obligation fiscale.
Prix total de la transaction de vente et d’achat.
Date à laquelle l’achat/la vente ou la prestation d’un service a été effectuée.

Facture-correction

La facture rectificative est une conséquence de la correction de la facture ordinaire. Ainsi,lorsque la facture ordinaire ne répond pas aux exigences décrites ci-dessus que le règlement de facturation exige, une facture rectificative sera émise. Ce modèle de facture est également utilisé lorsque des produits sont retournés ou lorsque des remises sont appliquées après l’opération d’achat-vente.

Ce type de facture ne peut être émis que si au maximum 4 ans se sont écoulés depuis l’émission de la facture ordinaire qui doit être rectifiée. Dans tous les cas, la facture rectificative doit contenir les données suivantes, en plus de celles qui doivent figurer sur la facture ordinaire :

Identification, numéro et date d’émission de la facture rectificative.
La correction et les raisons de celle-ci.
Condition de la facture de modification.
Taux d’imposition et montant facturé.
Facture ordinaire à corriger.

Facture récapitulative

Ce type de facture comprend plusieurs opérations commerciales, à condition que le bénéficiaire soit le même et que les opérations commerciales aient été réalisées à des dates différentes mais au cours du même mois. Toutefois, lorsque le destinataire de la facture est un autre entrepreneur agissant en tant que tel, la facture rectificative doit être émise avant le 16e jour du mois suivant celui au cours duquel la transaction commerciale indiquée sur la facture a été effectuée.

Facture proforma

Les factures proforma documentent une offre commerciale, de telle sorte qu’elles déterminent un prix déterminé auquel l’entrepreneur vendra une série de produits ou de services. Ce type de facture n’a pas de valeur comptable et n’est pas valable comme pièce justificative, car elle ne contient qu’un maximum d’informations sur l’opération commerciale.

Facture simplifiée et facture complète

Selon la quantité d’informations qu’elles contiennent, les factures peuvent être simplifiées ou complètes.

- - Facture simplifiée : elle est délivrée lorsque le montant de l’opération ne dépasse pas 400 euros, TVA comprise. Ce type de facture doit être demandé par l’émetteur. Il ne contient que les coordonnées de l’émetteur.

- - Facture complète : ce type de facture est identique à la facture ordinaire. En fait, elle contient les mêmes données et éléments qu’une facture ordinaire.

Facture électronique

La facture électronique est celle qui est transmise par voie télématique, bien que elle soit équivalente à une facture papier. Toutefois, la validité de la facture électronique dépendra de sa conformité ou non aux exigences auxquelles doit répondre tout type de facture.

Comment établir une facture

Savoir comment faire une facture correctement est essentiel pour tout freelance ou entrepreneur. Cependant, comprendre la législation sur la facturation et s’y conformer scrupuleusement peut être compliqué. Jetons un coup d’œil aux questions les plus importantes sur la façon de faire une facture.

Données obligatoires sur une facture

Pour qu’une facture soit valide, il est indispensable qu’elle contienne les données suivantes, conformément à la réglementation en matière de facturation :

- - - Numéro et série de la facture.
    - Date d’émission.
    - Date de la transaction commerciale. Toutefois, cette information ne doit pas nécessairement apparaître si les dates de la transaction et de l’émission coïncident.
    - Numéro d’identification fiscale, identité ou raison sociale de l’émetteur de la facture.
    - Taux d’imposition et dette fiscale.
    - Identification des biens et services qui font l’objet de l’opération commerciale.
    - Exonération de TVA si la facture est exonérée de TVA.
    - Prix total payé pour les biens et services.
    - Avances ou remises, le cas échéant.
    - Certaines circonstances telles que l’application des régimes spéciaux pour les voyages ou les biens d’occasion, entre autres.

Qui peut émettre des factures ? Qui est obligé d’émettre des factures ?

L’article 1 du règlement relatif à la réglementation des obligations de facturation établit que les entrepreneurs ou les professionnels sont tenus d’émettre des factures dans le cadre de leur activité professionnelle dans l’un des cas suivants :

- - Lorsque le client est un particulier qui demande l’émission d’une facture.
  - Lorsque le client est un autre entrepreneur ou un travailleur indépendant.
  - Lorsque la vente est soumise à des taxes spéciales.
  - Lorsque la vente est une vente à distance.
  - Lorsque la facture reflète l’exportation de biens exonérés de la TVA.
  - Lorsque le client est un organisme de type administration publique.
  - Lorsque le client est une entité juridique qui n’est pas considérée comme une société ou un travailleur indépendant.

Délais : pendant combien de temps les factures doivent-elles être conservées?

Les entrepreneurs et les indépendants sont non seulement tenus d’établir des factures, mais ils sont également tenus de les conserver dans les cas suivants :

- Les bons de livraison lorsque la facture y fait référence.
- Preuve de paiement et de recouvrement.
- Factures émises ou reçues par les freelances.

La conservation des factures est essentielle en cas d’un éventuel contrôle fiscal ou comptable. Cependant, pendant combien de temps les factures doivent-elles être conservées ? Il y a différents critères à cet égard:

Critère fiscal : il est nécessaire de conserver les factures pendant 4 ans, car c’est le délai de prescription pour les impôts. Ainsi, l’administration fiscale peut effectuer un contrôle et exiger les factures pendant 4 ans après le dépôt d’une déclaration d’impôt.
Critère commercial : les factures doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date de la dernière inscription dans les livres ou de la cessation de l’activité.
Critère pénal : les factures doivent être conservées à des fins de preuve au tribunal pendant 10 ans.
Critère de la loi sur la prévention du blanchiment d’argent : ce règlement impose aux entrepreneurs et aux travailleurs indépendants de conserver les factures pendant une période d’au moins 10 ans.
Critère TVA : selon la législation sur la TVA, les factures doivent être conservées pendant 4 ans pour les biens meubles et 9 ans pour les biens immeubles.

Il ne fait aucun doute que l’obligation de facturation est complexe. C’est pourquoi nous avons mis à votre disposition le logiciel de facturation STEL Order afin que vous puissiez simplifier la gestion de votre entreprise.