Guía de despacho: qué es y cómo hacerla

La guía de despacho es un documento clave para respaldar el traslado de bienes y cumplir con la normativa del SII en Chile. En este artículo, te explicamos qué es, cuándo es obligatoria y cómo emitirla correctamente. Además, te mostramos los mejores programas para gestionarlas y te ofrecemos una plantilla gratuita.

¿Qué es una guía de despacho?

Una guía de despacho es un documento tributario que respalda el traslado de bienes desde un vendedor hacia un comprador o destinatario. Sirve como prueba del movimiento de mercancías y puede ser utilizada para fines contables y fiscales. En Chile, la guía de despacho puede ser electrónica o manual, y su uso está regulado por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

¿Para qué sirve una guía de despacho?

La guía de despacho tiene múltiples propósitos dentro de la gestión comercial y tributaria de una empresa:

• Respaldar el traslado de bienes: Permite demostrar legalmente el movimiento de productos entre el vendedor y el comprador.
• Cumplimiento tributario: Es un documento reconocido por el SII, que puede ser utilizado para efectos fiscales.
• Soporte para la facturación: Aunque no reemplaza la factura, puede ser utilizada para emitir una posteriormente.
• Control logístico: Facilita la trazabilidad de los envíos y ayuda a gestionar inventarios.

Tipos de guía de despacho

Existen dos tipos principales de guías de despacho en Chile:

Guía de despacho electrónica

Es la versión digital del documento, emitida a través de un software de facturación electrónica autorizado por el SII. Es la más recomendada porque:

• Cumple con las exigencias tributarias vigentes.
• Facilita el almacenamiento y la consulta digital.
• Reduce errores y agiliza procesos.

Guía de despacho manual

Se emite en papel y debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SII, como numeración correlativa y datos del emisor. Suele usarse cuando la empresa no está obligada a facturar electrónicamente o en casos excepcionales, pero su uso ha disminuido con la digitalización.

¿Es obligatoria la guía de despacho?

La emisión de una guía de despacho no siempre es obligatoria, pero en ciertos casos sí debe generarse para cumplir con la normativa del SII.

Casos en los que la guía de despacho es obligatoria:

• Cuando se transportan bienes antes de la facturación.
• En entregas parciales de un pedido.
• Cuando los productos son enviados a un tercero para su distribución o almacenamiento.
• En traslados internos de mercancía dentro de la empresa.

Casos en los que no es obligatoria:

• Cuando la venta se concreta con una factura emitida antes del despacho.
• Si no hay movimiento físico de los bienes.

Desde 2020, las guías de despacho electrónicas son obligatorias para quienes están inscritos en el sistema de facturación electrónica del SII.

¿Cómo emitir una guía de despacho en Chile?

Emitir una guía de despacho es un proceso sencillo si se siguen los pasos adecuados. Aquí te explicamos cómo hacerlo de manera electrónica y manual.

Paso a paso para emitir una guía de despacho electrónica

• Accede al sistema del SII o a un software de facturación electrónica como STEL Order.
• Ingresa los datos del emisor y receptor, incluyendo RUT, dirección y razón social.
• Detalla los productos o servicios: nombre, cantidad, unidad de medida y precio.
• Selecciona el tipo de traslado, ya sea venta, consignación, préstamo, etc.
• Verifica los datos y firma digitalmente la guía.
• Envía el documento al SII y al destinatario del despacho.

Paso a paso para emitir una guía de despacho manual

• Usa un talonario autorizado por el SII con numeración correlativa.
• Completa los datos del emisor, receptor y productos transportados.
• Firma y entrega la copia correspondiente al transportista y al comprador.
• Guarda una copia para fines tributarios.

Las empresas que ya están en el sistema de facturación electrónica deben emitir la guía en formato digital.

Diferencias entre guía de despacho y factura

Aunque ambos documentos son parte del proceso comercial, cumplen funciones distintas:

Característica	Guía de despacho	Factura
Función principal	Respaldar el traslado de bienes	Acreditar una venta y detallar impuestos
Obligatoriedad	Obligatoria en algunos casos, según el SII	Obligatoria para toda transacción comercial
Formato	Electrónica o manual	Principalmente electrónica
Uso tributario	No es un documento tributario definitivo	Es un documento tributario válido
Vinculación con otros documentos	Puede usarse para emitir posteriormente una factura	Puede referenciar una guía de despacho

En resumen, la guía de despacho es un documento de traslado, mientras que la factura es el comprobante oficial de venta.

Consejos para gestionar guías de despacho de forma eficiente

Una buena gestión de guías de despacho ayuda a evitar errores, mejorar la logística y cumplir con las normativas tributarias. Aquí algunos consejos clave:

Automatiza la emisión: Utiliza un software como STEL Order para generar guías electrónicas de manera rápida y sin errores.

Organiza y almacena los documentos: Guarda copias digitales y asegúrate de cumplir con los plazos de retención exigidos por el SII.

Verifica los datos antes del despacho: Revisa que la información del destinatario, productos y cantidades sea correcta para evitar rechazos o inconvenientes.

Relaciona la guía con otros documentos: Vincúlala con órdenes de compra, facturas y otros registros para mejorar la trazabilidad de cada venta.

Capacita a tu equipo: Asegúrate de que el personal encargado del proceso entienda cómo emitir y gestionar correctamente las guías de despacho.

Mejores programas para hacer guías de despacho

Aquí te presentamos 5 programas para emitir y gestionar guías de despacho de manera eficiente, destacando a STEL Order como la mejor opción.

1. STEL Order – La mejor opción para PYMEs y empresas

Software integral de gestión comercial que permite emitir guías de despacho electrónicas con unos pocos clics. Además, facilita la facturación, control de stock y administración de clientes, todo desde una plataforma intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo.

2. Sistema de facturación del SII

Herramienta gratuita del Servicio de Impuestos Internos de Chile para emitir documentos electrónicos. Es útil para pequeñas empresas, aunque puede ser limitada en funcionalidades y automatización.

3. Nubox

Plataforma de contabilidad y facturación electrónica con integración para emitir guías de despacho electrónicas. Ideal para contadores y pymes que buscan digitalizar su proceso tributario.

4. FacturaPlus

Software de facturación y gestión de documentos electrónicos con funcionalidades específicas para emitir y controlar guías de despacho. Enfocado en empresas que buscan soluciones más avanzadas.

5. Defontana

ERP con módulo de facturación electrónica que permite generar guías de despacho integradas a otros procesos contables y administrativos. Más orientado a empresas medianas y grandes.

Preguntas frecuentes sobre la guía de despacho

¿Puedo emitir una guía de despacho sin ser facturador electrónico?

Sí, pero solo si utilizas guías de despacho manuales en talonarios autorizados por el SII. Sin embargo, si eres facturador electrónico, estás obligado a emitirlas en formato digital.

¿Cuánto tiempo debo conservar las guías de despacho?

Las empresas deben almacenar las guías de despacho electrónicas o manuales durante al menos 6 años, según la normativa del SII.

¿Se puede anular una guía de despacho?

Sí, pero el procedimiento depende de si es electrónica o manual. En el caso de las guías electrónicas, se debe emitir una nota de crédito o débito para corregir el error.

¿Una guía de despacho puede reemplazar una factura?

No, la guía de despacho solo respalda el traslado de bienes. Para formalizar la venta, se debe emitir una factura posterior.

¿Es obligatorio enviar la guía de despacho al SII?

Sí, en el caso de las guías electrónicas, deben enviarse automáticamente al SII. Las manuales no requieren envío, pero deben conservarse en los registros de la empresa.