La trazabilidad es uno de los aspectos más importantes de la gestión documental. La trazabilidad documental, es el procedimiento que nos permite conocer la trayectoria de un documento desde su creación, modificación y entrega al cliente. Con ello, podemos controlar todos los cambios realizados en cualquier documento creado entre una incidencia hasta una factura. Llevar una buena trazabilidad empresarial nos permite conocer la trayectoria y ubicación de documentos dentro de nuestro negocio.
Índice de contenidos
1. ¿Cuándo hay que llevar la trazabilidad de un documento comercial?
Cuando manejamos una cantidad grande de documentos ligados entre sí, tenemos la necesidad de saber en qué momento se ha realizado el documento, para poder llevar un control lineal de todos los procesos documentales. A la vez, si tenemos varios trabajadores realizando las mismas tareas, necesitamos saber en todo momento que trabajador es el que realiza la incidencia (quién realiza los mantenimientos), presupuesto o factura. Todo esto nos ayuda a la hora de llevar una buena gestión del negocio.
2. ¿Cómo trazar un documento?
El sistema más utilizado para llevar el control de las facturas es la «referencia» única por factura. Legalmente, todas las facturas tienen que tener una referencia consecutiva que permita saber que día se creó, quién la emitió, y que cambios se pudieron realizar después de ser emitida y enviada. Una vez creado el documento, es fundamental tener filtros avanzados y personalizados de tal forma, que la localización de dichos documentos, sea de fácil acceso por la persona responsable en cada momento.
3. Programa de gestión para llevar la trazabilidad documental de una empresa.
STEL Order es el software de gestión mejor valorado para llevar la gestión documental y evitar errores en la trazabilidad de documentos internos de una organización. Además de la reducción de costes y mejora de optimización de recursos, tener un buen gestor documental en tu negocio es uno de los primeros pasos para una transformación digital empresarial, que iguala/mejora tu posición sobre tus competidores.
