La implementación de la factura electrónica supone todo un reto para las empresas. Pero es un desafío que hay que abordar cuanto antes mejor, porque cada vez queda menos tiempo para que la obligación de expedir facturas en formato electrónico se extienda a todo tipo de empresas y profesionales autónomos.
Los principales retos en la implementación de la facturación electrónica en una empresa son los siguientes.
Índice de contenidos
Resistencia al cambio y miedo a lo desconocido
La falta de adaptabilidad y flexibilidad en ciertos perfiles profesionales es una realidad con la que tienen que lidiar las empresas.
En muchas entidades, los trabajadores están tan acostumbrados a trabajar de una determinada manera, que es normal que se resistan al cambio. Sin embargo, la razón de ser de esa oposición no es otra que la falta de conocimiento sobre cómo funciona el nuevo sistema.
Por tanto, la solución pasa por brindar información clara y detallada sobre los beneficios de la facturación electrónica y dar una buena formación sobre el funcionamiento del software que hay que usar y lo que implica esta nueva forma de facturar.
Inversión inicial significativa
La obligación de la factura electrónica implica que hay que implementar un software especializado, integrarlo con los programas de gestión ya existentes en la empresa y, además, formar a los empleados en el uso del nuevo sistema.
Esto supone una inversión que no siempre resulta sencilla de abordar, especialmente en el caso de las empresas más pequeñas y de los profesionales que trabajan por cuenta propia. No obstante, un dato importante a tener en cuenta es que estos productos informáticos están vinculados directamente con la actividad económica que se ejerce, por lo que es posible su desgravación.
Complejidad técnica y normativa
La existencia de múltiples formatos y estándares para la factura electrónica puede llegar a dificultar la interoperabilidad entre los diferentes sistemas. Por otro lado, para cumplir con los nuevos requisitos legales y fiscales vinculados al proceso de facturación hay que estar muy al tanto de la normativa y saber cuándo hay que adaptarse a los cambios exigidos.
En empresas que no cuentan con un asesoramiento técnico y legal, estar al tanto de estas cuestiones puede resultar complicado. Como solución, lo mejor es informarse a través de medios especializados como nuestro blog.
Seguridad de la información
Al hacer facturas de manera electrónica se está manejando información sensible que resulta muy atractiva para los hackers. Esto hace más importante que nunca poder garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos.
Los riesgos es ciberseguridad son un gran reto, y afrontarlos requiere implementar medidas de seguridad más robustas y, a la vez, formar a los empleados para que ellos mismos no se conviertan en la “puerta” que dé acceso a la información a los ciberdelincuentes que están detrás de ella.
Incompatibilidad de sistemas
Uno de los grandes retos que plantea la integración de la factura electrónica es que muchas empresas todavía utilizan sistemas contables y de gestión que son bastante antiguos y no tienen compatibilidad con las tecnologías más avanzadas de facturación electrónica.
En estos casos, la empresa no solo tiene que invertir en un software de facturación que se ajuste a los requisitos de la legislación, también tiene que cambiar el programa de gestión que ha venido utilizando durante años. Esto supone una fuerte inversión económica, pero también una notable inversión de tiempo.
Impacto en la relación con los clientes y los proveedores
Los clientes también se tienen que adaptar a esta nueva forma de recibir las facturas, y esto puede provocar algunos conflictos o retrasos en los pagos, especialmente durante las primeras semanas tras la implantación del nuevo sistema.
Además, la relación con los proveedores también puede resultar afectada, porque conseguir la interoperabilidad entre los sistemas de diferentes empresas puede llevar algún tiempo.
Evolución normativa
La normativa sobre facturación electrónica es muy reciente y es previsible que vaya evolucionando con el paso del tiempo. A medida que esta forma de facturar se generalice, es posible que se detecten ineficiencias que no se habían tenido en cuenta o nuevas vías para mejorar la transparencia, y todo eso va a llevar a cambios normativos.
Este tipo de cambios obligan a las empresas a realizar ajustes continuos en sus sistemas, con los inconvenientes que esto supone en cuanto a consumo de recursos y de tiempo.
La implementación de la factura electrónica acaba de comenzar y todavía queda mucho camino por recorrer. Aunque a la larga el sistema será más beneficioso para todos, a día de hoy genera una cierta incertidumbre en las empresas y los autónomos.
Sin embargo, la mejor solución para superar los desafíos que supone este gran cambio y adaptarse desde ya a las nuevas obligaciones que están por llegar, lo mejor es contar con un software de confianza y homologado para la facturación electrónica. Por eso, en STEL Order estamos a tu lado ahora más que nunca.
