Reglamento de la Facturación Electrónica

La reciente publicación en el BOE de la Orden Ministerial sobre facturación electrónica marca un hito en la normativa hacia los nuevos requisitos de los sistemas informáticos de facturación. La nueva regulación, que afectará a autónomos y empresas, exige el uso de programas de facturación certificados que cumplan con estrictos requisitos de seguridad y trazabilidad como marca la ley.

Este artículo aborda los aspectos clave de la normativa, incluyendo los RRSIF (Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación) que deben cumplir, las opciones de remisión automática de facturas y los plazos de adaptación, proporcionando una guía clara para cumplir con la Ley Antifraude y evitar sanciones.

¿Qué es el nuevo reglamento de facturación electrónica y cuál es su objetivo?

Tras años de espera, la nueva Orden Ministerial publicada en el BOE marca el comienzo de una etapa decisiva para la digitalización fiscal en España. Con el objetivo de reforzar la transparencia, Hacienda ha lanzado esta normativa para regular todos los aspectos que no trata en profundidad la Ley Antifraude, detallando los requisitos que deben cumplir los programas de facturación utilizados por autónomos y empresas para asegurar que los datos estén protegidos, inalterables y fácilmente accesibles en cada movimiento de facturación. La medida, que entra en vigor de inmediato, responde a la necesidad de evitar manipulaciones en los registros de facturación, garantizando que estos sistemas cumplan con criterios de integridad y trazabilidad que aporten seguridad y orden a la gestión fiscal.

Condiciones que deben cumplir los programas de facturación

Los programas de facturación deberán cumplir con una serie de requisitos técnicos y de seguridad detallados en la nueva normativa para ser considerados legales y certificados ante Hacienda. Estos son los principales requisitos que regula la Orden Ministerial:

Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación

Los sistemas deben asegurar que, una vez generada una factura, esta no pueda ser modificada ni por el usuario ni por ningún sistema externo. Esto garantiza que los datos mantengan su exactitud, autenticidad y completitud, haciendo imposible cualquier cambio que comprometa su imagen fiel.

Trazabilidad y encadenamiento de los registros

Cada registro de facturación debe estar encadenado cronológicamente al anterior, de modo que se pueda seguir la secuencia completa de creación desde el primer hasta el último registro. Esto permite a la Administración comprobar el rastro de cada movimiento, asegurando que no se ha omitido ni alterado ningún dato.

Registro de eventos de interacción

El sistema de facturación debe contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones realizadas con el programa, como el arranque o la parada del sistema. Este registro permitirá auditar el uso del programa, garantizando que cualquier operación quede registrada de forma verificable.

Incorporación de datos esenciales en cada registro

Los registros de facturación generados deben incluir información clave para garantizar su validez, como el NIF, nombre y apellidos del emisor, el número de la factura, las fechas de emisión y de las operaciones, el tipo de factura y la descripción de las operaciones. Además, se deberá indicar el régimen aplicable para efectos del IVA o de otras obligaciones fiscales.

Elementos de seguridad adicionales: ‘hash’ y firma electrónica

Para proteger aún más los registros, la normativa exige que cada factura cuente con una huella única o “hash” que la vincule a las facturas anteriores, de modo que cualquier alteración dejaría patente la modificación producida. Asimismo, los registros deberán contar con una firma electrónica, aunque esta solo será obligatoria si las facturas no se envían automáticamente a la Agencia Tributaria.

VERI*FACTU y la plataforma gratuita de Hacienda: novedades en la remisión de facturas

La nueva normativa introduce el sistema VERI*FACTU y una plataforma gratuita de la Agencia Tributaria para facilitar la emisión de facturas electrónicas por mejorar el control fiscal y tener información sobre el índice morosidad en tiempo real. Con VERI*FACTU, Hacienda ofrece a los negocios una herramienta que permite la remisión automática de sus facturas aunque con limitaciones, cumpliendo con los requisitos de trazabilidad y seguridad establecidos en la Ley Antifraude.

¿Qué es VERI*FACTU?

VERIFACTU es una modalidad de funcionamiento que permite a los usuarios de sistemas de facturación remitir las facturas electrónicas directamente a la Agencia Tributaria al momento. Su objetivo es evitar duplicidad de registros y facilitar el cumplimiento fiscal sin comprometer la seguridad de la información. Una vez activado, VERIFACTU envía cada registro de facturación al servidor de Hacienda de manera automática, evitando modificaciones en los datos al haber sido enviados.

¿Cómo funciona la plataforma gratuita de Hacienda?

La plataforma gratuita de Hacienda permite a autónomos y empresas emitir y remitir facturas directamente, sin establecer límites de facturación, permitiendo que cualquier usuario acceda, independientemente del volumen de sus operaciones. Además, representantes y apoderados pueden usar la plataforma, facilitando la gestión en casos en que el autónomo tenga apoyo en sus trámites fiscales.

Modos de funcionamiento: VERIFACTU y NO VERIFACTU

La Orden Ministerial establece dos modos de funcionamiento:

• VERI*FACTU: Sistema de remisión automática directa de todas las facturas a la Agencia Tributaria. Ideal para negocios que buscan un control continuo y cumplir con los requisitos de trazabilidad de forma automática.
• NO VERI*FACTU: Permite remitir a Hacienda de forma opcional, útil para autónomos que prefieren un control manual de sus envíos.

Ambos modos aseguran que los sistemas cumplan con los estándares de integridad y accesibilidad de datos, aunque VERI*FACTU ofrece un mayor nivel de automatización y eficiencia en el cumplimiento.

Plazos de adaptación y posibles extensiones para autónomos y empresas

La normativa ha fijado un calendario de adaptación que afecta tanto a los fabricantes de software de facturación como a los autónomos y empresas. Inicialmente, el plazo de adaptación finalizaba en julio de 2025, fecha en la que todos los programas de facturación utilizados debían cumplir con los requisitos establecidos. Sin embargo, fuentes de la Agencia Tributaria señalan que podría otorgarse una extensión para dar más tiempo a los desarrolladores y usuarios a adaptarse, posiblemente hasta finales de 2025 o principios de 2026.

Calendario de adaptación actual

• Nueve meses desde la publicación del reglamento: Los fabricantes de software deben certificar y ajustar sus programas para que cumplan con los requisitos legales. Esto implica contar con las funciones de integridad, trazabilidad y verificación demandadas en la normativa.
• Un años desde la publicación del reglamento: Autónomos y empresas con volumen de facturación superior a 8 millones deberán haber actualizado sus sistemas de facturación para evitar sanciones. Aquellos que no cumplan se enfrentarán a multas que podrían ascender hasta 50.000 euros por cada infracción.
• Dos años desde la publicación del reglamento: Empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.

Si se confirma la prórroga, el nuevo plazo podría extenderse hasta finales de 2025 o principios de 2026, dando un margen adicional tanto para la compra de software certificado como para la adaptación de los desarrolladores a los nuevos estándares.

Sanciones y responsabilidad de los autónomos

El incumplimiento de la nueva normativa de facturación electrónica puede acarrear sanciones significativas. De acuerdo con la Ley Antifraude, cualquier autónomo o empresa que utilice software sin certificar se enfrenta a multas de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Esta sanción también aplica si los sistemas de facturación se alteran para permitir manipulaciones.

Responsabilidad compartida: desarrolladores y usuarios

La normativa exige una responsabilidad compartida entre fabricantes y usuarios. El desarrollador del software debe garantizar que sus programas cumplen con todos los requisitos de integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los datos. Por su parte, el autónomo o empresa debe verificar que el software que usa esté certificado y se ajuste a las disposiciones reglamentarias. Si un usuario adquiere o utiliza software sin esta certificación, será responsable de infringir la ley.

Además, Hacienda podría realizar inspecciones para verificar el cumplimiento, y aquellos que no se adhieran a los requisitos deberán asumir las consecuencias legales y fiscales derivadas del incumplimiento.

STEL Order: Transparencia y cumplimiento con la normativa vigente

En STEL Order, la transparencia y el cumplimiento son prioritarios. Nuestro software de gestión y facturación electrónica está plenamente adaptado a la nueva normativa y cumple punto por punto los requisitos exigidos por Hacienda. Desde la protección e inalterabilidad de los registros hasta la trazabilidad y el encadenamiento seguro de las facturas, STEL Order garantiza que cada usuario puede gestionar su facturación de manera segura y conforme a la Ley Antifraude, evitando riesgos y sanciones.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio para todos los autónomos adoptar facturación electrónica?

Actualmente, la normativa exige la adaptación a software certificado, pero en algunos casos específicos puede no ser obligatorio el envío automático de facturas a Hacienda, aunque es recomendable verificar la obligatoriedad según la actividad económica.

¿Qué características debe tener el certificado del software?

El certificado debe garantizar que el software cumple con todos los requisitos técnicos establecidos por Hacienda, incluyendo seguridad, trazabilidad e integridad de los datos. Esta certificación puede obtenerse directamente con el fabricante del software.

¿Puedo seguir usando mi software de facturación actual si lo actualizo?

Depende de si el software cumple con los nuevos requisitos. Muchos desarrolladores de software están lanzando actualizaciones específicas para cumplir con la normativa; consulta a tu proveedor para asegurar la certificación.

¿Qué sucede si un tercero gestiona mi facturación?

En este caso, el tercero también debe usar software certificado y seguir las normas de la nueva regulación. Es responsabilidad del autónomo verificar que el software utilizado cumple con las disposiciones exigidas.

¿La Agencia Tributaria va a ofrecer un software gratuito para hacer facturas electrónicas?

Sí. Este programa hasta ahora tenía un límite: sólo podían utilizarlo quienes emitan un máximo de 100 facturas al año. Para la nueva plataforma de facturas electrónicas de la Agencia Tributaria desaparece el límite de facturas -cualquier autónomo o empresa podrá usarla- y también se permitirá que la usen los apoderados.

¿Hay excepciones a la norma de la facturación electrónica?

• Autónomos y empresarios que facturan solo a particulares.
• Si tu mercado es con clientes internacionales.
• Autónomos y algunas empresas que facturan a la Administración
• Empresas ubicadas en territorios del País Vasco y la Comunidad Foral de Navarra. (Cuentan con otro sistema Ticket BAI…).
• Además, también están exentas, aquellas entidades que están exceptuados por el Reglamento de facturación de emitir facturas.

¿Cuántos días tendré para notificar el estado de mis facturas?

Cuando te llegue la factura electrónica tendrás un plazo de 4 días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales (no son días hábiles), para comunicar la aceptación o rechazo de la factura, y la fecha.

Una vez pagada, tendrás también un plazo de 4 días para comunicarle el pago completo y la fecha.