Llevar un control preciso de los gastos es clave para la salud financiera de cualquier negocio, ya seas autónomo, pyme o una empresa en crecimiento. La buena noticia es que hoy existen programas que automatizan esta gestión, te ahorran tiempo y te dan una visión clara de en qué se va tu dinero.
En este artículo te presentamos los mejores programas de control de gastos. Los hemos comparado por funcionalidades clave como digitalización de facturas, conciliación bancaria, informes en tiempo real y más, para que encuentres el que mejor se adapta a tu negocio. Además, te contamos por qué STEL Order destaca como una de las soluciones más completas del mercado.
Índice de contenidos
¿Qué es un programa de control de gastos?
Un programa de control de gastos es una herramienta digital que permite registrar, clasificar y analizar los gastos de una empresa o autónomo. Automatiza procesos como la digitalización de tickets, la conciliación bancaria o la generación de informes, facilitando la toma de decisiones y el control financiero en tiempo real desde cualquier dispositivo.
Mejores programas de control de gastos
Comparativa de los mejores programas de control de gastos
| Programa | Facturas | Inbox para compras | Conciliación bancaria | Informes en tiempo real | Gestión tesorería | App | Prueba gratuita |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| STEL Order | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Quipu | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Holded | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Factorial Expenses | No | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Expensify | No | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Payhawk | No | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Pleo | No | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
1. STEL Order
STEL Order no es solo un programa de control de gastos: es una herramienta de gestión comercial completa que te permite tener bajo control todas las áreas clave de tu negocio. Con esta solución, puedes digitalizar tickets y facturas desde el móvil, asignar gastos a clientes, partes de trabajo o proyectos, y visualizarlos desde informes claros y personalizables.
Su gran ventaja es que no se limita a los gastos. Incluye facturación, presupuestos, gestión de inventario, partes de trabajo, CRM y más, lo que permite que toda la operativa esté conectada en una sola plataforma. Es especialmente útil para autónomos, empresas de servicios, instaladores y equipos técnicos que necesitan movilidad y eficiencia.
Además, gracias a su app móvil y a su versión web, puedes acceder a toda la información de tu negocio desde cualquier lugar, con total seguridad y facilidad de uso.
Lo mejor: Automatiza la gestión de gastos dentro de una solución integral para todo tu negocio.
2. Quipu
Quipu es un software pensado para simplificar la gestión financiera de autónomos, emprendedores y pequeñas empresas. Destaca por su interfaz clara y sus funciones orientadas al control de gastos y obligaciones fiscales. Puedes digitalizar tickets desde el móvil, automatizar la conciliación bancaria y generar informes de forma sencilla para tener visibilidad en tiempo real sobre tu tesorería.
Además, facilita el trabajo conjunto con tu asesor, ya que permite compartir documentación, impuestos y libros contables de forma segura y ordenada. Aunque no incluye tarjetas de gasto ni una gestión avanzada de tesorería, es una solución muy útil si buscas control financiero y cumplimiento con Hacienda sin complicaciones.
Lo mejor: Su enfoque fiscal lo hace ideal para autónomos que quieren evitar errores en sus declaraciones.
3. Holded
Holded es una de las plataformas de gestión empresarial más completas para pymes. Entre sus muchas funcionalidades, incluye un sólido módulo de control de gastos que permite digitalizar facturas, automatizar la conciliación bancaria y generar informes detallados en tiempo real.
Lo interesante de Holded es que todo está conectado: puedes vincular cada gasto a un proyecto, a un presupuesto o a una factura recibida. Esto lo convierte en una solución potente para negocios que quieren llevar la facturación, contabilidad, CRM, inventario y gastos desde un único sistema. Su diseño intuitivo y su amplia escalabilidad lo hacen ideal para empresas en crecimiento que buscan centralizar la gestión.
Lo mejor: Unifica facturación, contabilidad y control de gastos en un entorno moderno y visual.
4. Factorial Expenses
Factorial Expenses es el módulo de gestión de gastos de la plataforma Factorial, muy popular entre empresas que ya utilizan su sistema de recursos humanos. Esta herramienta permite a los empleados registrar sus gastos fácilmente, escanear tickets y enviarlos para aprobación, todo dentro del mismo entorno donde gestionan sus vacaciones, nóminas y documentos laborales.
Aunque no incluye facturación ni funciones contables, es ideal para organizaciones que necesitan controlar los gastos internos por departamentos, automatizar procesos de aprobación y mantener un registro ordenado de los movimientos económicos del equipo.
Lo mejor: Una solución natural para empresas que ya gestionan RRHH con Factorial y quieren integrar los gastos sin complicaciones.
5. Expensify
Expensify es una de las herramientas más conocidas a nivel internacional para la gestión de gastos corporativos. Está diseñada para equipos que necesitan registrar y reportar gastos de forma rápida, desde cualquier lugar. Su sistema de escaneo inteligente permite digitalizar tickets y crear informes automáticamente, con flujos de aprobación personalizables.
Aunque no incluye facturación ni contabilidad, es muy eficaz para empresas que buscan simplicidad y automatización en la gestión diaria de gastos, especialmente en contextos con muchos viajes o desplazamientos de empleados.
Lo mejor: Su app móvil y sus automatizaciones lo convierten en un aliado ideal para equipos en constante movimiento.
6. Payhawk
Payhawk es una solución todo en uno que combina la gestión de gastos con pagos corporativos, tarjetas físicas y virtuales, y herramientas de control financiero avanzadas. Está pensada para empresas que quieren ir más allá del simple registro de gastos y necesitan una visión completa de su tesorería.
Permite digitalizar facturas, automatizar conciliaciones, establecer políticas de gasto y generar informes detallados en tiempo real. Además, se integra con sistemas contables y ERPs, lo que facilita el trabajo del equipo financiero. Es una herramienta potente para empresas medianas y grandes con necesidades más complejas de control y visibilidad.
Lo mejor: Unifica control de gastos, tarjetas y pagos corporativos en una misma solución.
7. Pleo – Gestión de gastos simplificada con tarjetas inteligentes
Pleo es una plataforma diseñada para facilitar la gestión de gastos en empresas de todos los tamaños. Ofrece tarjetas de empresa, tanto físicas como virtuales, que permiten a los empleados realizar compras autorizadas mientras que el equipo financiero mantiene el control y la visibilidad en tiempo real. Cada transacción se registra automáticamente en la plataforma, y los empleados pueden añadir recibos y notas a través de la app móvil, eliminando la necesidad de procesos manuales y papeleo. Además, Pleo se integra con diversos sistemas contables, facilitando la conciliación y el seguimiento de los gastos.
Lo mejor: Automatiza la gestión de gastos con tarjetas inteligentes y una plataforma intuitiva.
Consejos para elegir el software adecuado según tu perfil
No todos los negocios tienen las mismas necesidades, y eso se refleja en la elección del software de control de gastos. Aquí van algunas recomendaciones para ayudarte a tomar la mejor decisión según tu perfil:
- Si eres autónomo o freelance, busca una herramienta fácil de usar, que incluya facturación, digitalización de tickets y generación de informes básicos. Quipu o STEL Order pueden ser opciones ideales por su simplicidad y enfoque fiscal.
- Si tienes una pyme, te conviene un software que unifique gastos, tesorería, facturación y gestión de clientes. Holded y STEL Order destacan en este aspecto, con funcionalidades que cubren todas las áreas de tu negocio.
- Si gestionas un equipo o departamento, lo más importante es tener control y visibilidad. Herramientas como Factorial Expenses o Pleo ofrecen flujos de aprobación, límites de gasto y una gestión descentralizada pero supervisada.
- Si formas parte del equipo financiero de una empresa mediana o grande, tu prioridad será la automatización, la integración con sistemas contables y el control exhaustivo. Aquí es donde soluciones como Payhawk o Expensify marcan la diferencia, permitiendo escalar sin perder el control.
¿Por qué es importante usar un software de control de gastos?
Controlar los gastos de forma manual es una tarea lenta, propensa a errores y difícil de escalar. Un software de control de gastos transforma esta gestión en un proceso ágil, preciso y automatizado.
Con una buena herramienta, puedes centralizar toda la información financiera en un solo lugar, detectar fugas de dinero, reducir el papeleo y optimizar recursos. Además, facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales y mejora la colaboración entre departamentos o con tu gestoría.
Para autónomos y pymes, supone una gran ventaja competitiva: permite tomar decisiones más inteligentes, basadas en datos reales y actualizados al instante. Todo ello con accesibilidad desde cualquier dispositivo y con total seguridad.
Características clave que debe tener un buen programa de control de gastos
Un buen programa de control de gastos no solo debe ayudarte a registrar lo que gastas, sino también a entender en qué, cómo y por qué lo haces. Para ello, hay ciertas funcionalidades que marcan la diferencia entre una herramienta básica y una solución realmente eficaz.
En primer lugar, la digitalización automática de tickets y facturas es fundamental. Poder escanear un documento desde el móvil y que el sistema lo reconozca y clasifique ahorra muchísimo tiempo. A esto se suma la clasificación inteligente de gastos, que permite asignarlos automáticamente a categorías, proyectos o departamentos, facilitando la organización sin esfuerzo.
Otro aspecto clave es la conexión bancaria, que permite importar movimientos y conciliarlos automáticamente con los registros del sistema. Esto evita errores manuales y mejora la precisión del control financiero.
También es muy útil contar con informes personalizados y paneles visuales que muestren en tiempo real cómo evoluciona el gasto, permitiendo detectar desvíos y tomar decisiones estratégicas con mayor agilidad.
Además, si trabajas en equipo, es imprescindible que el software permita gestionar múltiples usuarios con distintos permisos, garantizando que cada persona acceda solo a la información que le corresponde. Y por supuesto, todo esto debe estar disponible en la nube y accesible desde cualquier dispositivo, para mantener el control estés donde estés.
Por último, una integración fluida con otras áreas como la contabilidad o la facturación permite que toda la gestión financiera esté conectada, evitando duplicidades y errores.
Cuantas más de estas funcionalidades incluya el software, mayor será el valor que aportará a tu negocio.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor usar un programa específico de gastos o uno que incluya más funcionalidades?
Depende del tipo de negocio. Si solo necesitas digitalizar tickets y hacer seguimiento de gastos, una herramienta específica puede ser suficiente. Pero si buscas una solución que centralice facturación, gestión comercial y tesorería, optar por un software integral como STEL Order o Holded te dará mayor eficiencia y control.
¿Puedo conectar mi cuenta bancaria con estos programas?
Sí, la mayoría de los softwares actuales permiten la conexión bancaria automática. Esto significa que podrás importar los movimientos de tus cuentas y tarjetas para hacer conciliaciones de forma rápida y precisa, reduciendo errores manuales.
¿Es seguro subir facturas y datos financieros a la nube?
Sí. Los principales programas de control de gastos cuentan con medidas avanzadas de seguridad como cifrado de datos, servidores seguros y copias de seguridad automáticas. Aun así, es importante revisar siempre la política de privacidad y protección de datos de cada proveedor.
¿Cuánto cuesta un software de control de gastos?
Los precios varían mucho según la funcionalidad. Puedes encontrar opciones gratuitas con funciones básicas o planes de pago desde unos 10 €/mes hasta soluciones más avanzadas que superan los 50 €/mes. La mayoría ofrecen periodos de prueba gratuitos, así que puedes testear antes de decidir.
¿Puedo usarlo desde el móvil?
Sí. Casi todos los programas de control de gastos tienen aplicaciones móviles que te permiten escanear tickets, revisar informes y aprobar gastos estés donde estés. Es una de las funcionalidades más valoradas por autónomos y equipos en movimiento.
