¿Cómo hacer un presupuesto anual para mi PYME?

La elaboración del presupuesto anual de nuestra empresa es fundamental para organizar la gestión financiera indistintamente del tamaño de la empresa, cantidad de empleados o la actividad que realicemos.

Los últimos meses del año son los indicados para elaborar el presupuesto anual, siempre tomando en cuenta el comportamiento de la empresa en el año corriente e incluso datos históricos de años anteriores y así empezar el siguiente año con planificación y objetivos bien trazados.

Uno de los errores más comunes que cometemos en nuestra empresa es pensar que no necesitamos hacer un presupuesto, en muchas ocasiones por tratarse de una pequeña o mediana empresa, sin carga de empleados, volumen de negocio,  falta de tiempo o simplemente pensamos que a pesar de no haber elaborado presupuesto en años anteriores hemos podido manejar bien la empresa y obtener beneficios.

Sin embargo, no estamos trabajando con una organización y previsión, trabajamos a lo que vaya ocurriendo día a día sin poder tomar decisiones encaminadas a lo que realmente queremos lograr dentro nuestra empresa.

1. ¿Definir la situación financiera?

Es el primer punto a tener en cuenta al momento de empezar a realizar nuestro presupuesto anual, pues nos permite comprobar si estamos en un buen momento posibilitando la toma de decisiones y planificación de objetivos.
Debemos partir de una base real para poder hacer proyecciones que estén a nuestro alcance, para esto, debemos analizar el histórico de gastos e ingresos de nuestra empresa en los últimos años para hacer previsiones de ventas y necesidades financieras.

2. Establecer objetos empresariales.

Estos objetivos nos permitirán que dentro de la empresa todos enfoquemos esfuerzos en una misma dirección. Es importante establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos tanto como para la empresa en general como para los empleados.

Estos objetivos debemos fijarlos tomando en cuenta nuestras necesidades de ingresos, la rentabilidad que queremos para la empresa y las posibilidades de crecimiento en el mercado en el que se ubica nuestro negocio.

3. Determinar los costos

Para toda empresa es importante contar con herramientas que nos permitan tener el control y seguimiento sobre las salidas de dinero en nuestra empresa, es por eso que tiene mucha importancia determinar los costos, así podremos estimar cuánto debemos vender para poder cubrir los gastos y mantener la empresa rentable.

Para estimar los costos es esencial que consideremos:

• Gastos generales de la empresa: Divididos por gastos fijos (alquiler, luz, agua, nómina, etc.) y gastos variables (gastos administrativos, costos de venta, etc.).
• Proyectos: En los que debemos contemplar inversiones, no importando si son pequeñas o grandes.
  
• Imprevistos: Es vital para la empresa contar con un fondo determinado para algún gasto no previsto que pueda surgir durante el año. Esta puede ser la diferencia entre la solvencia o un gran problema de liquidez.

Cuando tenemos una proyección de los costos podremos compararla con los objetivos de ventas que nos hayamos planteado y determinar a grandes rasgos las ganancias que podríamos obtener en un periodo determinado.

4. Realiza proyecciones de flujo de efectivo

Elaborar el estado de flujo de efectivo es una herramienta básica para la gestión financiera, planificamos el uso más eficiente del dinero con el que cuenta nuestra empresa buscando mantener un equilibrio entre las entradas de dinero a nuestra empresa y los gastos operativos que debemos cumplir hacia proveedores, empleados, etc.

Necesitamos establecer límites de gastos en general, así como establecer metas de ventas para definir un aproximado de los números de la empresa y de esta forma saber si contaremos con el dinero para cubrir gastos operativos con nuestros propios ingresos.

De lo contrario, necesitaremos plantearnos acciones para incrementar las ventas, hacer reducción de gastos o por último recurrir a fuentes de financiación.

5.Revisa tu presupuesto constantemente

No debemos de olvidarnos que un presupuesto es solamente una proyección por lo que es sumamente importante darle seguimiento para ver si se apega a la realidad de la empresa.

Para dar seguimiento a nuestro presupuesto debemos hacer revisiones periódicas para analizar a profundidad la existencia de variaciones en nuestro plan de presupuesto y conocer las causas de las diferencias, tomar correctivos o cambiar la estrategia de ejecución.

Si detectamos a tiempo diferencias que desvían nuestro presupuesto podremos tomar medidas de acción que nos ayuden a cumplir los objetivos establecidos.

6.Información de interés.

Debemos hacer comparaciones entre lo presupuestado y los resultados reales cada mes o trimestralmente para poder ir viendo el cumplimiento y así tomar decisiones enfocadas en la realidad de la empresa.

Si tomamos en cuenta todos los pasos que detallamos en este artículo podrás elaborar un presupuesto anual correctamente que nos ayudará cumplir todos los objetivos que nos planteamos en nuestra empresa, priorizando gastos para buscar mayor rentabilidad y sobretodo permitiendo que nuestra empresa tenga un funcionamiento más organizado y profesional.