En las empresas que han ido creciendo poco a poco y solucionando problemas sobre la marcha es común que una vez han alcanzado un tamaño considerable se encuentren con que no tienen sistemas de trabajo definidos y desarrollan su trabajo “cómo siempre han hecho”, suponiendo que todas las tareas diarias se realizaban de forma no optimizada y todos los proyectos sufrían retrasos.
Para solucionar este problema que significa pérdida de tiempo y por tanto de dinero, recurrimos a crear un plan de trabajo que nos salve del caos. Un plan o sistema de trabajo detallado en mayor o menor medida es adaptable a cualquier situación diaria en nuestras vidas cómo puede ser ahorrar para un capricho, comprar una casa o estudiar, pero nos centraremos en la situación empresarial.
Una empresa que quiera desarrollar un plan de trabajo óptimo tiene que tener muy claro cuáles son los puntos más importantes para su proyecto o su día a día. En este post te explicamos todos los detalles para crearlo con éxito.
Índice de contenidos
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una herramienta esencial que ayuda a la empresa a organizar, planificar y optimizar las tareas mientras se gestiona de forma eficiente los recursos disponibles, así creamos una hoja de ruta en la que toda la empresa en conjunto se mueve en dirección a la misma meta con objetivos predeterminados, a menudo estas empresas confían en un software de gestión que les ayuda a realizarlo.
Tipos de planes de trabajo
En una empresa podemos distinguir los diferentes planes de trabajo según el equipo de la empresa al que va dirigido. Los más comunes son:
- Plan de trabajo de empresa. En él se contemplan todos los objetivos y responsables que involucra el fín general de la empresa. Aquí se encuentran todos los departamentos de la empresa y se determina tanto los objetivos de cada uno como los plazos de cumplimiento.
- Plan de trabajo de ventas. Las ventas es el objetivo principal de cualquier empresa y por consiguiente, de cualquier departamento. En este tipo de plan de trabajo se fijan las tareas y acciones necesarias para conseguir el aumento de las ventas de la empresa. En él se instauran los objetivos a corto y medio plazo, el presupuesto y los recursos necesarios para conseguirlos.
- Plan de trabajo de proyecto. Normalmente un proyecto suele afectar a varios departamentos de una empresa de forma simultánea. En este plan de trabajo se tratan los objetivos y acciones a realizar de cada departamento para llevar a cabo el proyecto en cuestión. Este contenido estará discriminado por departamentos y responsables entre los que estén involucrados en el proyecto.
- Plan de trabajo individual. Es crucial definir las tareas y objetivos por equipos, pero también puede resultar útil hacerlo de forma individual para cada integrante. Esto hace que las tareas dentro del equipo estén definidas correctamente y se gestione de forma más eficiente el trabajo del grupo.
Objetivos y características de un plan de trabajo
Un plan de trabajo abarca todas las tareas de una empresa o proyecto por lo que es un proceso complejo, de ahí que el principal objetivo del plan de trabajo sea dividir en tareas más pequeñas en un período de tiempo, consiguiendo un ahorro de tiempo y dinero al final del mismo.
Así conseguiremos crear un flujo de trabajo optimizado y organizado con el que conoceremos con mayor precisión cuándo alcanzaremos nuestro objetivo.
Una vez explicado los objetivos, necesitamos saber cuáles son las principales características de un plan de trabajo:
- Acciones a tomar: Corresponde al listado de tareas que tendremos que seguir.
- Tiempo para ejecutarlas: Es el período cuando tendremos que tenerlas preparadas.
- Estrategia: Aquí entraremos en detalle en cómo realizaremos las acciones a tomar.
- Canal: Seleccionaremos dónde se deben realizar estas acciones, in situ, online, telefónicamente, etc.
- Responsables: Asignaremos a departamentos o a personas concretas la ejecución de dichas acciones.
- Recursos humanos o tecnológicos: Conoceremos si tenemos a mano todos los recursos necesarios y los distribuiremos entre los responsables que los necesiten.
- Objetivos: El objetivo es por lo que estamos haciendo este plan de trabajo
- Indicadores: Estableceremos indicadores que indiquen si estamos cumpliendo o ya hemos cumplido el objetivo.
Estas son todas las características principales que tiene un plan de trabajo, además, se suele realizar para cubrir períodos largos de tiempo, siendo normalmente un año cómo el plazo para cumplir el objetivo fijado.
Cómo hacer un plan de trabajo eficiente por pasos
Da igual la magnitud del mismo, debes definir lo que tratas de conseguir. Un proyecto es mucho más grande que querer facturar más de X cifra, abrir una nueva tienda o desarrollar el próximo videojuego que triunfará en las apps store. Para ayudarte a definir y saber que es lo que debe contener un plan de trabajo, puedes seguir estos pasos:
Redacta una introducción
Da igual quién vaya a tener acceso a este informe del plan de trabajo, redacta una breve introducción que deje claro de una manera resumida por qué has elegido esos objetivos, tareas y calendario. Ayudará a terceras personas a comprender mejor el plan de trabajo y a ti mismo cuando lo leas con el paso del tiempo para no olvidar la situación en la que estabas cuando lo redactaste y ceñirte al plan.
Define unos objetivos
Es un elemento esencial en nuestro plan de trabajo. Trataremos de dividirlos en dos, la primera parte la podríamos catalogar cómo el éxito visible dónde nuestro objetivo pueda ser una cifra de beneficios, facturación o fecha de finalización de obra, mientras que la segunda forme parte del éxito interno. Por ejemplo, fijar número de empleados máximo, optimización de procesos o reducción de material usado. Es muy importante que los objetivos sean realistas, es decir, que no se queden cortos ni sean demasiado grandes para nuestra capacidad, en inglés se usa el término SMART, que significa que sean objetivos alcanzables, medibles, específicos, realistas y entregables a tiempo.
Fija unos límites
No podemos abarcarlo todo, tendremos que autoimponernos límites que nos hagan centrarnos en los objetivos marcados y no gastar recursos en objetivos que estén fuera de nuestro alcance y capacidad.
Determina los recursos disponibles
Los recursos también forman parte de nuestro límite de acción, dado que no siempre tendremos la suficiente potencia de personal, físicos cómo puedan ser herramientas o maquinaria ni tendremos todo el dinero que nos gustaría invertir. Tendremos que ser realistas y además, ser conocedores de aquellos recursos que no podemos utilizar al estar fuera de nuestro alcance.
Crea una lista de responsables
Será un listado con todas las personas o departamentos encargados de realizar las tareas, de gestionar recursos asignados al proyecto, de entregar los identificables con el nivel de objetivos marcado y de hacerlo todo en el tiempo marcado.
Configura unos seguimientos
Para saber si vamos por buen camino para alcanzar el objetivo tendremos que marcarnos una serie de medidas a cumplir que nos identifiquen cómo que estamos en el buen camino. Por ejemplo, pueden ser seguimientos de tareas realizadas a tiempo, encuestas de satisfacción positivas o número de clientes que entran a diario en tienda. Si vemos que fallamos en uno de estos identificables marcados sabremos que tenemos que mejorarlos de cara a cumplir el objetivo.
Controla el tiempo
Primordialmente lo utilizamos para los entregables o identificables, dependerá del tipo de trabajo que estemos realizando, por ejemplo, si estamos llevando un control de la satisfacción de nuestros clientes entonces podremos tener un control semanal o mensual del mismo, mientras que si estamos desarrollando una aplicación podremos plantearnos el seguimiento por etapas de desarrollo o por tareas finalizadas.
Diseña un plan B
A todos nos encanta que los planes salgan bien, pero no nos olvidemos que es posible que alguna parte se vea fatalmente afectada por algún evento que podemos o no podemos controlar. En este caso deberíamos tener una vía de escape que nos permita seguir con el resto de nuestro plan de trabajo reduciendo al mínimo los daños y su efecto colateral en la consecución de objetivos.
Estos son todos los pasos para que puedas realizar un plan de trabajo con éxito. No obstante, nos gustaría remarcar una vez más aquellos puntos importantes en el mismo; establece siempre objetivos SMART (recuerda, objetivos que sean alcanzables, medibles, específicos, realistas y entregables a tiempo), ten siempre en cuenta los recursos de los que dispones, delimita responsabilidades de las personas y alcance, mide todo lo que se realiza y por si acaso, ten preparado un plan de contingencia o plan B por si algo fuera mal.
Ventajas de usar un plan de trabajo en una empresa
La ventaja principal de un plan de trabajo es mejorar la eficiencia productiva de cualquier equipo partiendo de esta premisa podemos definir otras ventajas como puede ser:
- Ayudan a identificar posibles ineficiencias en el proceso productivo de la empresa.
- Optimiza el trabajo individual de cada trabajador ya que se plantean las tareas a realizar de forma permanente y visibles en cualquier momento.
- Mejora la gestión de recursos internos de la empresa.
- Simplifica el proceso de seguimiento de tareas realizadas y objetivos cumplidos.
- Consigue conocer a fondo el funcionamiento de la empresa, así como sus puntos débiles y fortalezas.
Plantilla de plan de trabajo
Te ofrecemos esta plantilla descargable para que organices y gestiones las tareas de tu empresa de forma eficiente y rápida. Solamente tendrás que definir los departamentos y sus correspondientes responsables para que funcione correctamente. Una vez definido esto, podrás rellenar el plan de trabajo con la información que consideres.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los elementos clave de un plan de trabajo?
Todos los planes de trabajo deben incluir por norma general: objetivos, tareas, plazos, responsables y recursos necesarios. Sin embargo, deberemos tratar de adaptar nuestro plan de trabajo a la naturaleza de la empresa y a las personas a las que va a afectar.
¿Qué herramientas se pueden utilizar para crear un plan de trabajo?
Según las necesidades de la empresa, te puedes apoyar tanto en una plantilla descargable de hoja de calculo como la que ofrecemos arriba, como utilizar un programa de gestión de tareas o un software ERP alojado en la nube en el que se queden reflejadas a modo de guía todos los procesos.
¿Qué diferencia hay entre un plan de trabajo y un cronograma?
Un plan de trabajo es un documento más amplio que incluye objetivos, tareas, responsables y recursos, mientras que un cronograma se enfoca específicamente en las fechas y tiempos de cada tarea. Podemos decir que un cronograma se encuentra dentro de un plan de trabajo.
¿Con qué frecuencia debo actualizar mi plan de trabajo?
Depende de las necesidades y características de cada proyecto o equipo. Pero como norma general, es útil revisarlo semanalmente o mensualmente para comprobar el buen camino de las tareas para así poder realizar algún que otro ajuste si fuese necesario.
¿Es útil tener un plan de trabajo en proyectos pequeños?
Sí, un plan de trabajo resulta útil en cualquier proyecto independientemente del tamaño. Esto se debe a que un plan de trabajo ayuda a mantener la organización clara, los objetivos siempre definidos y la eficiente controlada en la ejecución de tareas.
