La Unión Europea proporciona normativas, sistemas y redes especialmente diseñadas para mejorar y facilitar el comercio interior entre los países miembros, con el objetivo de proporcionar a ciudadanos y empresas mayores posibilidades de crecimiento y prosperidad.

Por ejemplo, gracias al sistema de red Peppol, las empresas de la UE pueden realizar una facturación electrónica con administraciones públicas, empresas y gobiernos de cualquier país de la Unión, con un sistema ágil, fiable, sencillo y seguro de comunicación e interacción.

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Qué es Peppol

Peppol (pan-European public procurement on-line) es una red de infraestructura de intercambio electrónico de documentos comerciales, especialmente diseñada para facilitar la contratación pública electrónica.

Fue desarrollada en Europa con el objetivo de establecer un marco común para el intercambio de documentos comerciales electrónicos entre empresas y entidades gubernamentales (bajo el marco legal TIA o transport infrastructure agreements).

La infraestructura de Peppol permite la transmisión segura de documentos comerciales, como facturas, pedidos, catálogos de productos y mensajes de entrega, a través de un formato estándar. Gracias a este estándar se facilita la interoperabilidad entre diferentes sistemas de gestión empresarial y evita la necesidad de utilizar múltiples plataformas de intercambio de documentos.

La adopción de Peppol se ha expandido más allá de Europa, y actualmente se emplea en varios países de todo el mundo para mejorar la eficiencia y la transparencia en los procesos de contratación pública y comercio electrónico.

Cómo funciona Peppol

Peppol utiliza una red de acceso punto a punto basada en estándares abiertos y protocolos de transferencia seguros para garantizar la confidencialidad y autenticidad de los documentos transmitidos (garantiza la privacidad e integridad de los datos durante su emisión, transferencia y recepción). Además, incluye un “Directorio de Participantes” que permite a las organizaciones buscar y conectarse con socios comerciales en la red.

El modelo de cuatro esquinas de esta herramienta permite que cualquier empresa registrada en el sistema se pueda comunicar con otra de forma sencilla y segura, independientemente de la ubicación de ambas:

Esquina 1. Es el emisor de la factura.
Esquina 2. El punto de acceso Peppol, es decir, el entorno donde está registrado el emisor del documento electrónico (factura, presupuesto, proforma…).
Esquina 3. El punto de acceso Peppol, pero del lado del receptor del documento (donde el receptor se encuentra registrado).
Esquina 4. Es el receptor de la factura.

El formato Peppol BIS (business interoperability specifications) en su versión 3 asegura que los documentos comerciales electrónicos intercambiados a través de la red cumplan con una estructura y un formato común, facilitando tanto la interoperabilidad, como la automatización y la integración en el ámbito de la contratación pública y el comercio electrónico.

Cómo utilizar Peppol

Para poder utilizar este sistema estándar de facturación electrónica a nivel europeo, las empresas necesitan registrarse en un punto de acceso certificado. Estos puntos ofrecen garantías de que todo el proceso de facturación se realiza bajo las mejores prácticas de seguridad (hay más de 160 puntos de acceso certificados en 20 países diferentes de la Unión, además de en Estados Unidos y Canadá).

No es necesario que el receptor y el emisor de la factura se registren en el mismo punto de acceso para que puedan realizar operaciones comerciales, por lo que cada uno puede hacerlo en el punto de acceso certificado que mejor le convenga.

Cuando una empresa o profesional se registra en un punto de acceso Peppol, automáticamente se le asigna un número identificativo (identificación Peppol). Se trata de un número único que identifica inequívocamente a la empresa dentro del sistema.

Por ejemplo, las administraciones públicas tienen asignado su número especial de identificación en Peppol que debe incluirse a la hora de realizar el envío de las facturas a las mismas.

Cómo enviar facturas electrónicas con Peppol

Las empresas que se encuentren registradas en un punto de acceso Peppol certificado pueden realizar envíos a través de la red. Para ello es necesario que cumplan con otros requisitos importantes como:

Utilizar el formato UBL. El formato UBL (universal business language) es un estándar internacional basado en XML (extensible markup language) que se utiliza para describir documentos comerciales electrónicos. Es el formato que se utiliza en la red Peppol por lo que se deben emitir las facturas en el mismo para poder enviarlas a los destinatarios.
Incluir la identificación Peppol. En todas las facturas y otros documentos electrónicos que se envíen a través de esta red, es necesario incluir el número identificativo del receptor para que la transferencia se realice de forma correcta.

Qué documentos se pueden enviar por Peppol

Entre los distintos tipos de documentos que se pueden enviar a través de esta red podemos destacar:

e-Orders o pedidos electrónicos.
e-Advance Shipping Notes o albaranes electrónicos.
e-Invoices o facturas electrónicas.
e-Catalogues o catálogos electrónicos.
Message Level Response u órdenes de recepción electrónicas.

Cuáles son las ventajas de utilizar Peppol

Con Peppol las transacciones comerciales dentro de la Unión Europea han alcanzado un nuevo nivel de seguridad y eficiencia. Se trata de un sistema estandarizado de facturación electrónica que proporciona interesantes beneficios a las empresas, entre los que podemos destacar;

Facilitar el intercambio de información entre empresas

Peppol establece un marco común y estándares aceptados para el intercambio de documentos comerciales electrónicos, lo que simplifica la comunicación entre diferentes organizaciones, tanto privadas como públicas.

Al tener un formato estandarizado, se elimina la necesidad de adaptarse a diferentes sistemas y formatos de documentos utilizados por clientes, colaboradores o socios comerciales, lo que garantiza que el intercambio de documentación e información sea preciso y no contenga errores.

Proporcionar un alto nivel de seguridad de la información

Este sistema europeo de facturación electrónica emplea protocolos de transferencia seguros y avanzados sistemas de encriptación de datos para proteger la confidencialidad de los datos transmitidos (evita que ningún tercero no autorizado tenga acceso a los datos y que la información de facturas, presupuestos y otros documentos no se modifique durante su proceso de emisión, envío y recepción).

Peppol ofrece mecanismos de autenticación y verificación de identidad para todos los usuarios que acceden a la red, lo que impide accesos no autorizados (evita la manipulación de datos y los riesgos de robo o pérdida de información sensible).

Gracias a la seguridad robusta de Peppol, las partes involucradas en las transacciones comerciales pueden operar de forma tranquila y confiable.

Permitir relaciones comerciales a nivel europeo

Es utilizado en el entorno de la Unión Europea por lo que cualquier empresa registrada en el sistema puede operar directamente con administraciones y empresas de todos sus países miembros.

Al utilizar Peppol, las empresas pueden superar las barreras lingüísticas y legales, y aprovechar un entorno común para el comercio y la contratación pública electrónica en la región (fomenta la expansión de los negocios y promueve la interoperabilidad en un mercado digitalizado y globalizado).

Mejorar la eficiencia y reducir los costos administrativos

Al estandarizar los formatos y automatizar los procesos de intercambio de documentos comerciales, Peppol simplifica la captura, el procesamiento y el envío de información, de forma que reduce significativamente la carga administrativa de la empresa.

Con este sistema se evita la entrada manual de datos, se evitan los errores y se minimizan las discrepancias entre documentos, lo que conlleva a una reducción de costes y a elevar el nivel de eficiencia de las operaciones administrativas (ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero).

El estándar de facturación europeo Peppol es un sistema ideal para mejorar la seguridad de las transacciones comerciales y de negocios entre empresas, administraciones y gobiernos. Al utilizar Peppol, las empresas reducen su carga administrativa y burocrática, mejoran la precisión de sus datos y aceleran los ciclos de negocios (emisión de facturas, procesos de pago y de cobro…).