Cuando las empresas tratan de recopilar información sobre las actividades y tareas que lleva a cabo su plantilla, utilizan distintos métodos que permiten almacenar los datos y tener un registro detallado sobre qué se hace, cómo se hace y cuándo se lleva a cabo. Los partes de trabajo son una de estas herramientas utilizadas en el día a día por parte de muchos negocios de distintos sectores.
Además, son un documento muy útil para el cliente, ya que permite tener un desglose detallado sobre la actividad en cuestión, por lo que la relevancia de los partes de trabajo es bastante elevada en cualquier contexto. Por ello, hoy te vamos a explicar todo sobre ellos, profundizando en sus ventajas y procedimientos.
Índice de contenidos
Qué son los partes de trabajo y para qué sirven
Denominamos partes de trabajo a aquellos documentos que contienen información sobre las tareas que realiza un trabajador dentro de la empresa. Pese a que tradicionalmente se han redactado de forma manual, en la actualidad, su gestión se hace en la nube, incluyendo aspectos relevantes como pueden ser:
- Descripción sobre las tareas realizadas por parte de los trabajadores, pudiendo acompañarse de imágenes y vídeos.
- Tiempo necesario para emplear las tareas.
- Maquinaria, equipos y materiales para poder ejecutar las tareas.
- Fecha y hora de las tareas en cuestión.
- Notas y datos relevantes sobre el cliente.
Un parte de trabajo es muy útil para todas las partes, especialmente para el gerente de la empresa, que podrá ejecutar un análisis mucho más detallado sobre la evolución de las tareas y servicios prestados, para así mejorar la toma de decisiones y optimizar las labores de la plantilla.
Generalmente, el parte de trabajo se suele rellenar una vez se ha llevado a cabo la actividad, aunque también se puede llevar a cabo durante la realización de la misma. No obstante, también puede cumplimentarse con anterioridad (algo que no es del todo recomendable, puesto que pueden surgir imprevistos que modifiquen la duración o los recursos necesarios para completar las tareas).
Ejemplo de parte de trabajo
Para ver un ejemplo de los partes de trabajo diario que suelen cumplimentar las empresas, lo dividiremos en tres bloques de información, que son prácticamente imprescindibles en cualquiera de estos documentos.
Bloque de datos
En este bloque inicial, se incluirán todos los datos básicos relacionados con las partes participantes: trabajador o trabajadores, empresa y clientes. Indicaremos quién es el cliente en cuestión, la dirección donde se realizará el trabajo, un medio de contacto (teléfono o e-mail) y el nombre de los trabajadores involucrados.
Además, también se podrá incluir un pequeño apartado donde se puede ampliar ligeramente esta información, ya sea aportando algún dato que también pueda ser relevante o bien agregando alguna vía adicional de contacto.
Bloque del trabajo
Una vez cumplimentados los datos más importantes, pasaremos a incluir toda la información relacionada con el trabajo en cuestión:
- Número de albarán, fecha y expediente.
- Presupuesto de la operación.
- Fecha, hora de comienzo y hora de finalización de la actividad.
- Pedido realizado por el cliente (es recomendable apuntar con detalle la actividad en cuestión y todas las tareas necesarias para completarla).
Bloque de facturación
Para tener una perspectiva mucho más completa, agregaremos un apartado en el que se incluirán todos los gastos relacionados con la realización de la actividad y la prestación de los servicios necesarios: dietas, gasolina, desplazamientos, alquileres, hoteles, maquinaria y materiales.
Cómo hacer los partes de trabajo en la nube
Gestionar partes de trabajo diarios es una tarea bastante importante, que debe hacerse a través de un software especializado mediante el cual podamos rellenar todos los apartados anteriores de manera rápida y sencilla.
Generalmente, este tipo de programas son bastante intuitivos en su uso, por lo que no será necesario formar a un trabajador para poder efectuar estas gestiones en el día a día.
En este tipo de aplicaciones, se incluyen plantillas que podrás personalizar, de cara a adaptar tus partes de trabajo a las condiciones de tu negocio. Una vez tengas tu modelo de parte de trabajo, simplemente tendrás que rellenarlo para, posteriormente, poder descargarlo y almacenarlo en la nube, pudiendo disponer de él en cualquier momento.
Ventajas de crear partes de trabajo en la nube
Crear y gestionar tus partes de trabajo en la nube trae importantes beneficios en el plano administrativo y estratégico de tu empresa:
- Reducción de costes en dinero y tiempo, puesto que se trata de una gestión mucho más eficiente, y evitas los gastos en papel y tinta.
- Incremento de la seguridad y la accesibilidad de la información. No perderás los partes de trabajo físicos, puesto que se almacenan en la nube, un entorno perfectamente seguro.
- Mejoras en la productividad de los equipos, al agilizarse los procesos, gracias a la eficiencia y la sencillez que supone rellenar los partes de trabajo en la nube.
- Permite realizar las gestiones de partes de trabajo a todos los miembros de la plantilla, puesto que es un proceso muy intuitivo, rápido y sencillo de aprender.
Los partes de trabajo son fundamentales en el día a día de muchas empresas, por lo que conviene llevar una gestión eficiente de los mismos, apostando por un software especializado que permita tratar con ellos en la nube.
