Modificar una factura emitida es posible, pero debe hacerse cumpliendo con la normativa fiscal vigente. Las facturas, una vez generadas, no pueden eliminarse ni alterarse directamente, ya que forman parte de los registros contables y fiscales de una empresa o autónomo. Sin embargo, existen mecanismos legales para corregir errores o actualizar información, como la emisión de facturas rectificativas o notas de crédito.
Los motivos más comunes para modificar una factura emitida incluyen errores en los datos del cliente, fallos en el importe de la operación o la aplicación incorrecta de impuestos. Para realizar cualquier ajuste, es fundamental seguir los procedimientos establecidos por la Agencia Tributaria y garantizar la trazabilidad de las modificaciones.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura emitida?
Una factura emitida es un documento que acredita la venta de un bien o la prestación de un servicio. Es un comprobante legal obligatorio para justificar una transacción comercial y debe cumplir con ciertos requisitos fiscales y contables.
Entre los elementos esenciales de una factura emitida se incluyen:
- Datos del emisor y receptor, como nombre o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal.
- Número y serie de la factura, siguiendo un orden cronológico sin omisiones.
- Fecha de emisión y, si aplica, fecha de vencimiento del pago.
- Descripción detallada de los bienes o servicios, especificando cantidades y precios unitarios.
- Importe total, con desglose de impuestos como el IVA y, si corresponde, retención de IRPF.
Este documento es fundamental tanto para el control financiero del negocio como para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Causas para modificar una factura ya emitida
Modificar una factura emitida solo es posible cuando existe una causa justificada. No se puede alterar o eliminar una factura sin motivo, ya que forma parte de los registros contables y fiscales. Algunas de las razones más comunes para modificar una factura incluyen:
- Errores en los datos del cliente, como nombre, NIF o dirección incorrectos.
- Fallos en la descripción o importe de la operación, ya sea por un cálculo erróneo o la aplicación incorrecta del IVA.
- Correcciones en la fecha de emisión o vencimiento, si se registró de manera incorrecta.
- Errores en el producto o servicio facturado, como incluir un artículo que no corresponde.
Cuando una factura emitida contiene alguno de estos errores, la solución es emitir una factura rectificativa, en la que se corrijan los datos erróneos y se haga referencia a la factura original. Este procedimiento garantiza que las modificaciones sean transparentes y cumplan con la normativa fiscal.
Cambiar titular de una factura ya emitida
En algunos casos, puede ser necesario cambiar el titular de una factura emitida, ya sea porque se ha registrado un destinatario incorrecto o porque la operación debe facturarse a otra persona o empresa. Sin embargo, una factura ya emitida no puede modificarse directamente, por lo que es obligatorio seguir un procedimiento específico.
Los pasos para corregir el titular de una factura son los siguientes:
- Emitir una factura rectificativa, anulando la factura original y corrigiendo los datos del receptor.
- Incluir una referencia clara a la factura anterior, indicando el motivo de la rectificación.
- Generar una nueva factura con los datos correctos del nuevo destinatario, siguiendo la numeración habitual de facturación.
Este proceso garantiza que la modificación quede registrada de forma transparente y evita problemas con la Agencia Tributaria.
Plazo para reclamar una factura mal emitida
El plazo para corregir una factura emitida con errores depende del tipo de fallo y de la normativa fiscal aplicable. En términos generales, las facturas erróneas deben rectificarse lo antes posible para evitar problemas contables y fiscales.
Los plazos más habituales para reclamar una factura mal emitida son los siguientes:
- Errores en los datos del cliente o en el importe: se recomienda solicitar la corrección en el mismo trimestre fiscal en que se emitió la factura.
- Errores en el IVA o retenciones aplicadas: según la Agencia Tributaria, se puede emitir una factura rectificativa dentro de los cuatro años siguientes a la fecha de emisión, coincidiendo con el plazo de prescripción tributaria.
- Reclamaciones por parte del cliente: si el destinatario detecta un error en la factura, tiene un plazo de 30 días desde la recepción para solicitar su modificación.
Factura emitida ejemplo
Para entender mejor cómo se estructura una factura emitida, a continuación se presenta un ejemplo práctico de una factura estándar:
Factura N.º: 2024-001
Fecha de emisión: 05/02/2024
Emisor: Juan Pérez (Autónomo) – NIF: 12345678X
Dirección: Calle Mayor 10, Madrid, España
Receptor: María López – NIF: 87654321Y
Dirección: Avenida Central 25, Barcelona, España
| Concepto | Cantidad | Precio Unitario | Total (€) |
|---|---|---|---|
| Diseño gráfico web | 1 | 500,00 € | 500,00 € |
| Mantenimiento mensual | 2 | 100,00 € | 200,00 € |
Subtotal: 700,00 €
IVA (21%): 147,00 €
Total a pagar: 847,00 €
Este ejemplo muestra los elementos clave de una factura emitida válida, incluyendo la numeración, los datos fiscales de las partes, el desglose del servicio prestado y el cálculo de impuestos aplicables.
Factura emitida fuera de plazo
Emitir una factura fuera de plazo puede generar problemas fiscales y contables, por lo que es importante conocer cómo actuar en estos casos. En general, la normativa establece que las facturas deben emitirse en el momento en que se realiza la operación o, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente.
Si una factura se emite fuera de plazo, pueden darse las siguientes situaciones:
- Factura emitida antes de la liquidación del IVA: si aún no se ha presentado el modelo de declaración correspondiente, se puede incluir sin problema en el mismo periodo.
- Factura emitida después de la liquidación del IVA: en este caso, se debe regularizar la situación emitiendo una factura y declarando el impuesto en la siguiente autoliquidación, con el posible recargo por declaración extemporánea.
- Factura omitida en ejercicios fiscales anteriores: si la factura pertenece a un ejercicio fiscal cerrado, la única forma de corregir la situación es presentar una declaración complementaria.
Factura emitida por terceros
En algunos casos, una factura emitida no tiene que ser generada directamente por el vendedor del bien o servicio, sino que puede ser emitida por un tercero en su nombre. Este procedimiento es válido siempre que se cumplan ciertos requisitos legales y se acuerde previamente entre las partes.
Las situaciones más comunes en las que se emiten facturas por terceros incluyen:
- Facturación por parte de clientes o intermediarios: algunas empresas permiten que sus clientes emitan facturas en su nombre, especialmente en sectores como la agricultura o el transporte.
- Uso de plataformas de facturación: muchas empresas externalizan la emisión de sus facturas a gestores o software de facturación.
- Facturación en nombre de profesionales independientes: en ciertos sectores, como la consultoría o la medicina, una empresa puede facturar en nombre de un profesional autónomo.
Para que una factura emitida por terceros sea válida, debe cumplir con los mismos requisitos legales que una factura ordinaria, además de incluir una mención expresa indicando que ha sido emitida por un tercero en nombre del proveedor real.
Cómo anular una factura emitida
La cancelación o anulación de una factura consiste en la emisión de una factura negativa, no en la eliminación de la factura objeto de cancelación.
No obstante, no se ha de perder de vista que esta operación solo se podrá llevar a cabo cuando haya una causa que la justifique, pero en ningún caso se podrá anular una factura para emitir una nueva factura por la misma operación.
De esta forma, la operación anulada, al no producirse la cancelación o borrado de la factura anulada, queda plasmada en el sistema para poder consultarla cuando sea preciso. En definitiva, anular una factura consiste en dejarla sin efectos, no en hacerla desaparecer.
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Factura emitida en el mismo trimestre
Este caso es sencillo: para anular la factura que aún no ha sido liquidada en la declaración trimestral de IVA tan solo se deberá elaborar una nota de crédito con signo negativo que anule la factura emitida.
Factura emitida en trimestre anterior
Cuando la factura errónea ha sido liquidada en una declaración de IVA trimestral, la anulación no se podrá llevar a cabo a través de notas de crédito, ya que este documento no resuelve el problema.
Cómo anular una factura electrónica ya emitida
Los errores a la hora de emitir una factura también se pueden producir cuando se emite una factura electrónica. En este caso, tal y como ocurre con las facturas en formato físico, existen dos opciones para anular o rectificar una factura electrónica ya emitida:
- Factura rectificativa: se emitirá una factura posterior a la original con un número de serie propio que corrija los errores de la primera factura. Esta anulará la factura presentada en el trimestre anterior ante Hacienda.
- Factura de abono: se emitirá una factura de abono para corregir una factura ya emitida. En esta, se incluirán los importes de la factura original, pero con un signo positivo.
Teniendo en cuenta que la facturación es una tarea compleja y obligatoria, lo mejor es contar con un software que permita la correcta gestión del negocio y, en concreto, de la facturación. Este es el caso del software ERP de STEL Order, que te permitirá llevar a cabo una correcta facturación y que, además, te ofrece la posibilidad de modificar una factura electrónica sin mayores complicaciones.
