Mejores gestores de tareas

En un entorno cada vez más exigente y acelerado, debido a las nuevas tecnologías de la comunicación, la gestión eficiente del tiempo se ha convertido en una prioridad, tanto para el éxito profesional como para el bienestar personal. Afortunadamente, existen hoy en día una amplia variedad de plataformas y herramientas digitales que ayudan a organizar y priorizar las tareas diarias de manera más sencilla y eficiente.

Seleccionar un buen gestor de tareas es clave para poder mejorar el funcionamiento de una empresa y para disponer de una mejor organización del tiempo en la vida personal. Se trata de programas especialmente diseñados para crear listas de tareas, utilizar calendarios, compartir información con otras personas y muchas otras funcionalidades muy interesantes.

Qué es un gestor de tareas

Un gestor de tareas es un software que se utiliza para administrar y organizar el trabajo y las responsabilidades de una persona o equipo de trabajo. Esto les permite crear, asignar, priorizar y hacer un seguimiento de las tareas, proyectos, acciones…

Este tipo de programas suelen incluir funciones para programar recordatorios, automatizar procesos, establecer plazos y compartir información con otros miembros del equipo (herramientas de trabajo colaborativo).

Ventajas de un gestor de tareas

Los gestores de tareas son herramientas muy útiles que permiten hacer un uso más eficiente del tiempo disponible. Entre los principales beneficios que ofrecen, podemos destacar:

• Ayuda a organizar el trabajo diario y a mantener un registro de las tareas pendientes y las que ya se han completado.
• Automatizan tareas, lo que permite ahorrar tiempo y reducir los costes.
• Incrementan el nivel de productividad y evitan olvidar acciones y tareas importantes.
• Facilitan el trabajo entre distintas personas o equipos de trabajo.
• Ofrecen una amplia movilidad a los trabajadores, ya que son herramientas que trabajan en la nube y que suelen incluir una versión para teléfonos móviles.

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Programas gestores de tareas

La gran cantidad de opciones disponibles en el mercado hace que elegir un gestor de tareas sea un proceso complejo. Acceder a información valiosa sobre los mejores programas de tareas de forma comparativa es la mejor solución para poder elegir entre las distintas opciones y tomar la mejor decisión sobre el software de gestión ideal.

Veamos siete de las mejores alternativas disponibles en el mercado a la hora de gestionar tareas, tanto a nivel empresarial como personal.

1. Asana

Para los que buscan una solución moderna y gráfica en programas de tareas, Asana se presenta como una de las opciones más interesantes del mercado. Se trata de una plataforma y app que está enfocada en la gestión de flujos de trabajo en cualquier tipo de empresa.

Esta herramienta destaca por su capacidad para planificar y desarrollar contenido de cada una de las tareas y presentarla en un formato visual muy atractivo que facilita el seguimiento de las mismas. Su generador de flujos de trabajo permite automatizar procesos y coordinar a los distintos trabajadores de la empresa.

Principales ventajas del gestor de tareas Asana

• Sincroniza el trabajo en su aplicación de escritorio y en su app móvil.
• Permite elaborar informes con elementos visuales y gráficos para una mejor comprensión de las tareas y de sus resultados.
• Apuesta por el uso de tableros Kanban a la hora de gestionar las tareas.
• Incluye un sistema de formularios muy interesante para poder gestionar todas las solicitudes de trabajo desde una misma interfaz.
• Permite profundizar en distintos niveles de tareas y representarlas en un cronograma visualmente atractivo (a través de un diagrama de Gantt).

Asana ofrece tres planes distintos, el Basic, con funciones limitadas y a un coste cero (es gratuito), el Premuim, dirigido a pequeños negocios (10.99€ mensuales), y el Business, que cuenta con todas las funcionalidades que ofrece la herramienta (24.99€ al mes).

Además, la aplicación cuenta con un plan especial para organizaciones más grandes y complejas donde se puede acceder a funciones avanzadas y personalizadas a cada negocio (Asana Enterprise para el cual hay que ponerse en contacto directo con la empresa a través de un formulario online).

Podemos concluir que Asana es una herramienta para gestionar las tareas en un entorno profesional, muy popular en el mercado y por la que apuestan una gran cantidad de empresas. Los comentarios y valoraciones sobre la plataforma son positivos, y suelen ir enfocados en la facilidad de uso gracias a su interfaz de usuario intuitiva y muy cuidada visualmente.

2. Microsoft to Do

Con esta plataforma para la gestión de tareas, Microsoft proporciona una herramienta de trabajo colaborativo que está enfocada al uso personal o familiar, aunque también puede utilizarse en pequeños negocios.

Microsoft to Do es el entorno ideal para controlar todas las actividades y acciones que realizas en el día a día. La aplicación se integra perfectamente con otras herramientas de Microsoft, como Outlook Word, o Excel, y está disponible en varias plataformas (Windows, macOS, iOS y Android).

Beneficios de utilizar Microsoft to Do como gestor de tareas

• Se trata de una herramienta gratuita, por lo que no hay que realizar un desembolso económico para utilizarla.
• Ha sido diseñada para proporcionar una interfaz de usuario muy sencilla e intuitiva para que pueda utilizarla cualquier persona.
• Facilita la creación de tareas recurrentes.
• Permite agregar archivos adjuntos como imágenes, PDF, vídeos, documentos de Office…

Con Microsoft to Do se dispone de una plataforma en la nube para gestionar todo tipo de tareas, con la posibilidad de crear subtareas dentro de cada una de ellas, lo que implica un mayor control y una mayor facilidad en su seguimiento.

Esta solución de Microsoft es cada vez más popular por todas las ventajas que ofrece y por ser una herramienta gratuita. Las valoraciones de los usuarios indican que su facilidad de uso y su integración con Microsoft Office son dos de los puntos más interesantes del programa.

3. Taclia

Para los pequeños negocios que buscan un gestor de tareas gratis, Taclia se presenta como una alternativa eficiente. Esta herramienta destaca por proporcionar un sistema seguro y confiable para gestionar procesos empresariales en la nube, ya que encripta la información para garantizar su privacidad e integridad.

Taclia va más allá de un simple gestor de tareas, ofreciendo otras funcionalidades muy interesantes para cualquier pyme o profesional, como un CRM (para gestionar la relación con clientes y cliente potenciales), un sistema de gestión de horarios y una plataforma para la creación y control de facturas y presupuestos.

Puntos fuertes del gestor de tareas Taclia

• Es una herramienta que se adapta a cualquier tipo de sector (comercios, transporte, clínicas, restauración, obras, concesionarios, asesorías…).
• Proporciona un sistema de plantillas y formularios para poder gestionar a los trabajadores y equipos de trabajo.
• Facilita el proceso de gestión de tareas con un sistema muy sencillo (creación de tareas con un solo clic o pulsación).
• Sistema para controlar la disponibilidad de los trabajadores y para poder visualizar qué tarea están realizando en tiempo real.

En el aspecto económico, esta solución es realmente interesante para pequeños negocios y autónomos, ya que ofrece un acceso gratuito sin límite de usuarios, y una versión Pro con funcionalidades avanzadas (por un precio de 11, 20 € al mes).

Ya son más de 6000 negocios los que apuestan por Taclia y su apuesta por una gestión de tareas moderna y eficiente. Los clientes de Taclia destacan que la aplicación permite conocer el estado de todos los servicios y mantener un control total sobre tareas y grupos de trabajo.

4. Trello

Entre los programas para organizar tareas disponibles en el mercado, Trello destaca por proporcionar un entorno centralizado que ayuda a incrementar la productividad y competitividad de un negocio. Es una herramienta que proporciona sistemas de tableros, listas y tarjetas para poder tener un control total sobre todas las tareas de la empresa a todos los niveles.

Con Trello, se pueden clasificar las tareas en tres niveles, pendientes, en curso o listo (finalizadas), por lo que los trabajadores y encargados podrán disponer de información fiable y en tiempo real del estado de cada una de ellas.

Las ventajas más interesantes que ofrece Trello

Proporciona distintas vistas de las tareas para disponer de una visión 360.

• Automatiza muchas tareas habituales para conseguir una mayor agilidad y un mejor flujo de información y trabajo.
• Se integra de forma sencilla y eficaz con muchas herramientas de terceros.
• Proporciona numerosas plantillas que facilitan el proceso de crear y gestionar tareas en distintos niveles.
• Utiliza power ups como alarmas automatizadas para alertar a trabajadores y equipos de trabajo.

Trello proporciona cuatro planes: Free (gratuito y limitado), Standard (5 US$ al mes), Premium (10 US$ mensuales) y Enterprise (17.50 US$ al mes y con acceso a todas las funcionalidades y herramientas).

Se trata de una gran alternativa para gestionar tareas a nivel profesional que cuenta con una gran popularidad en el mercado, algo que se puede apreciar por las altas valoraciones y comentarios positivos que obtiene.

5. ClickUp

ClickUp es una app móvil para gestionar tareas y procesos que también cuenta con una herramienta de escritorio. Cuenta con más de 10 000 reviews en distintas webs de reseñas donde obtiene la máxima puntuación e infinidad de comentarios positivos.

Entre las funciones más destacadas de esta aplicación para gestionar tareas desde cualquier dispositivo, destaca su chat online interno, sus paneles o dashboards visualmente atractivos y su gestión de tareas eficientes.

Ventajas de apostar por ClickUp

• La utilizan empresas muy prestigiosas a nivel mundial (Netflix, Spotify, Booking, Logitech, Airbnb o Samsung, entre otras).
• Permite crear tareas con diferentes niveles (subtareas), para poder gestionarlas de forma más rápida y sencilla.
• Proporciona un sistema basado en objetivos (goals) para enfocar a los grupos de trabajo en su consecución.

Esta app destaca por proporcionar una amplia variedad de planes para que las empresas puedan seleccionar el que mejor se adapte a sus necesidades.

Desde su versión limitada gratuita, pasando por distintos planes mensuales (Unlimited 5 US$, Business 12 US$ y Business Plus 10 US$), hasta la versión Enterprise completa, enfocada a grandes empresas o negocios complejos.

6. Monday

Monday proporciona un auténtico sistema operativo donde las empresas pueden gestionar sus tareas y negocios. Además de un sistema avanzado para gestionar procesos y tareas, esta aplicación cuenta con otras herramientas como desarrollo de software, ventas, gestión de recursos humanos y creatividad.

Beneficios que ofrece Monday para gestionar las tareas empresariales

• Ofrece un entorno intuitivo donde es muy sencillo realizar un seguimiento de cualquier tarea.
• Facilita la gestión de cargas de trabajo para garantizar que cada equipo pueda afrontar tareas de forma mucho más eficiente.
• Proporciona un sistema avanzado para medir los esfuerzos y el desempeño de trabajadores y equipos de trabajo a la hora de realizar las tareas.
• Incluye un sistema eficiente para gestionar solicitudes (tanto internas de los propios trabajadores, como externas a través de formularios).

Monday es una de las aplicaciones empresariales de gestión de proyectos y tareas más populares del mercado y cuenta con valoraciones muy positivas de sus clientes y usuarios.

Los precios de Monday incluyen una versión individual gratuita (hasta 2 usuarios), una versión Básica (8€ por usuario y mes), una versión Estándar (la más popular y que cuesta 10€ por usuario y mes), una versión Pro (16€ por usuario y mes) y una versión completa Corporativa, para aquellas empresas que buscan un mayor control de todas las tareas y procesos de su negocio).

7. Todoist

Todoist es una aplicación para gestionar tareas muy versátil, que se adapta a las necesidades de cualquier persona. Se trata de una auténtica to do list para que cualquier persona saque el máximo partido de su tiempo.

Esta app, con más de 300 000 valoraciones entre App Store y Google Play, es utilizada por los trabajadores de empresas como Amazon, Disney y Apple, para poder optimizar su tiempo y conciliar su vida laboral con la personal.

Ventajas de utilizar Todoist para gestionar las tareas personales

• Funciones para crear tareas recurrentes que se realicen a diario.
• Incluye filtros personalizados para priorizar tareas y concentrarse en las más importantes.
• Sistema simplificado para crear tareas, dividirlas en distintas subtareas, priorizarlas, compartirlas y realizar un seguimiento.

Aunque la versión gratis de Todoist permite gestionar hasta cinco proyectos diferentes, las versiones Pro de 4€ al mes y Business de 6€ al mes están más enfocadas en un entorno laboral o profesional.

Seleccionar un buen gestor de tareas es mucho más sencillo con la información que te hemos proporcionado. Entre las siete alternativas propuestas se podrá encontrar la herramienta ideal para gestionar las tareas, bien sea a nivel personal o para cualquier tipo de empresa.