La gestión de facturas siempre ha supuesto un reto en lo que a protección de datos se refiere. Porque estos documentos contienen información, como números de cuentas corrientes, que no debería llegar a conocimiento de terceros. Ahora que la facturación electrónica está a punto de convertirse en una obligación, es importante tomar medidas para proteger toda esa información que va a estar en línea.
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La importancia de hacer una buena gestión de la facturación electrónica
La gestión de la facturación electrónica en una empresa no solo implica utilizar un software homologado por Hacienda y expedir los documentos de conformidad con lo dispuesto en la normativa. Hay que ir un paso más allá y garantizar una adecuada conservación de las facturas, así como procurar que nadie que no esté autorizado acceda a ellas.
Esto es importante porque:
Permite el cumplimiento normativo
La legislación establece que hay que conservar las facturas durante un período de cuatro años. Así que hay que guardarlas digitalmente de manera que se pueda acceder cuando sea necesario y, a la vez, quede garantizada su integridad y autenticidad.
Facilita la labor de auditoría y control fiscal
En caso de que haya que pasar por una auditoría o por una inspección de Hacienda, tener las facturas correctamente guardadas y ordenadas hará que el proceso sea más sencillo y rápido.
Optimización de la gestión financiera
Las facturas electrónicas gestionadas correctamente permiten a la empresa tener un control más eficiente sobre sus plazos de cobro y de pago.
Seguridad de la información
Almacenar facturas electrónicas mediante sistemas de gestión adecuados reduce el riesgo de pérdida de la información. Además, si ese sistema está bien administrado, las posibilidades de que los documentos sean manipulados o vistos por personas no autorizadas son mínimas.
Almacenar de forma segura de la información
Cuando se trata de cómo gestionar la facturación de una empresa en la era digital, hay que tomar medidas para que la documentación resultante de este proceso esté bien protegida frente a pérdidas, manipulaciones e intromisiones ilegítimas.
Lo principal es empezar implementando un sistema de almacenamiento digital que permita tener centralizadas todas las facturas en un único lugar. Esto no solo mejora la seguridad, también facilita la búsqueda, organización y acceso a la información.
Además, se recomienda hacer copias de seguridad periódicas de las facturas en diferentes soportes, para prevenir pérdidas en caso de que haya fallas en el sistema.
Proteger la seguridad de los datos
La información que contienen las facturas es de mucho interés para los ciberdelincuentes, porque incluye los datos de identificación completos de personas y empresas, así como números de cuentas corrientes.
Para proteger estos datos, las facturas se deben encriptar. La encriptación es un método de cifrado que va a garantizar la seguridad de la información que se envía. De este modo, aunque un hacker pueda interceptar una factura mientras esta es enviada por un proveedor a su cliente, no podrá ver el contenido.
Además, es importante que el acceso a las facturas esté restringido a un número determinado de personas que contarán con autorización previa. Para asegurar que nadie sin permiso vea los documentos, se aplican sistemas de autenticación fuertes.
Puesto que las contraseñas son relativamente fáciles de vulnerar, es recomendable optar por sistemas que refuercen la seguridad, como la autenticación de dos factores o el reconocimiento de huella digital.
Garantizar la accesibilidad
Las facturas y su contenido deben estar bien protegidos, pero hay que garantizar la accesibilidad cuando esta sea necesaria.
Por eso, es interesante implementar un mecanismo de búsqueda avanzada, que permita buscar documentos por fecha, número, cliente, etc.
Además, la accesibilidad se puede mejorar de forma muy sencilla si se crea una estructura lógica de carpetas para organizar la información. Por ejemplo, carpetas para cada ejercicio fiscal y, dentro de ellas, subcarpetas para cada cliente.
En última instancia, y dado que el trabajo en remoto cada vez es más habitual, es preferible usar una solución que permita a las personas autorizadas acceder a las facturas desde cualquier lugar con conexión a internet. Por eso, en muchos casos, se opta por el almacenamiento en la nube.
Asegurar el cumplimiento legal
Las facturas hay que conservarlas durante el tiempo exigido por la ley. En España, la normativa de Hacienda exige guardarlas durante cuatro años. Sin embargo, el Código de Comercio habla de un plazo de seis años y, a efectos penales, es conveniente guardarlas hasta 10 años. En todo caso, el tiempo mínimo de conservación para no tener problemas con la Agencia Tributaria es de cuatro años.
Hay que conseguir que durante ese plazo las facturas se conserven íntegras y sean legibles y comprensibles, incluso si se ha producido un cambio de formato del archivo. Esto se puede conseguir a través de medidas como la utilización de firmas electrónicas y sellos de tiempo.
Para hacer la gestión de facturas en tu negocio y adaptarte a las nuevas exigencias legales en torno al almacenamiento de estos documentos, define tus necesidades y busca un partner de confianza. En STEL Order nos tienes a tu disposición para ayudarte a dar el salto a todo lo que implica la facturación digital.
