¿Qué es y cómo hacer una factura rectificativa?

En muchas ocasiones, los profesionales pueden cometer errores a la hora de emitir sus facturas. Estos fallos pueden llegar a causar bastantes problemas en las gestiones administrativas de las empresas, por lo que es fundamental corregirlos con rapidez. La factura rectificativa es el documento destinado a solventar este tipo de inconvenientes, por lo que es importante conocer sus detalles en profundidad.

Qué es una factura rectificativa

Una factura rectificativa es un documento fiscal cuya función principal consiste en corregir errores u omisiones en una factura emitida previamente. Este tipo de documento es el adecuado para necesitar modificar el importe de una factura ya emitida, ya sea porque se ha cometido un error en el cálculo, se ha omitido algún artículo o servicio, o bien se ha incluido alguno que no corresponde a esa factura.

Su uso se limita a la corrección de errores involuntarios cometidos durante la emisión de facturas ordinarias, por lo que cualquier otra finalidad puede acarrear problemas al que la emita (ocultar transacciones o evadir impuestos, por ejemplo).

Cómo hacer una factura rectificativa

Según la Agencia Tributaria, es obligatorio expedir las facturas rectificativas en tres situaciones:

• Por la determinación incorrecta de las cuotas repercutidas del IVA.
• Cuando la factura original incumpla cualquiera de los requisitos que podemos encontrar en los artículos 6 y 7 que regulan las obligaciones de facturación. Suelen ser errores relacionados con el número de la factura, su fecha, el NIF, el domicilio o la descripción de la operación.
• Cuando se produzca alguna circunstancia que modifique la base imponible del IVA (artículo 80 de la Ley 37/1992).

Conociendo esta información relevante, podemos profundizar sobre cómo hacer una factura rectificativa de forma rápida y sencilla. Primero, debemos tener en cuenta algunos detalles importantes:

1. El contenido general de una factura rectificativa se corresponde con el de una factura ordinaria.
2. Siempre tenemos que incluir los datos identificativos de la factura original.
3. En caso de que la factura original sea simplificada, la rectificativa tiene que emitirse siguiendo su reglamentación en cuanto al contenido.

Ahora que conocemos la normativa y las particularidades de las facturas rectificativas, veamos qué elementos no deben faltar en una de ellas:

• Número de factura rectificativa.
• Fecha de emisión de la factura rectificativa.
• Datos de ambas partes (NIF/CIF, nombre/razón social y dirección).
• Descripción de productos y servicios (incluyendo precios y tipo impositivo).
• Importe final.

Además, toda factura rectificativa debe tener algún apartado que la haga constar como tal, detallando el motivo de la rectificación y la factura a rectificar. Una factura rectificativa poseerá numeración diferente a las facturas ordinarias, la cual tendremos que diseñar de forma correlativa y sin saltos.

Cómo hacer una factura electrónica rectificativa: ejemplo de factura rectificativa

Hacer una factura electrónica rectificativa es una tarea muy sencilla que podemos hacer en unos minutos. Para ello, tendremos que dirigirnos a nuestro software de confianza, seleccionar la factura en cuestión y seleccionar la opción relacionada con la factura rectificativa. 

Una vez hecho esto, solo queda cumplir con los requisitos mencionados anteriormente, especificando cuál es el motivo de la rectificación y arreglando el error que se había cometido en el documento original. Con ello, conseguirás tu factura rectificativa de forma inmediata y sencilla.

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Tipos de factura rectificativa

Para clasificar y catalogar este tipo de facturas, podemos clasificarlas en varias categorías, dependiendo del error que se haya cometido en el documento original:

1. Por anulación. Este tipo de facturas se utilizan cuando la original, por algún motivo, se haya anulado, y tengamos que realizar algún tipo de rectificación al respecto.
2. Por importe erróneo. Se usa cuando se ha cometido algún tipo de error a la hora de determinar el importe facturado (independientemente de que se haya cobrado de más o de menos).
3. Por descuento aplicado con posterioridad. Si hemos aplicado algún descuento tras haber realizado la emisión de la factura original, necesitaremos una factura rectificativa para solventarlo.
4. Por devolución. Para los casos en los que el cliente devuelve el producto o servicio comprado.
5. Por datos erróneos. También es común ver casos en los que existen equivocaciones a la hora de incluir datos en la factura original, por lo que debemos utilizar una factura rectificativa para arreglarlo.

Además, podríamos catalogarlas en función de la naturaleza del error, en caso de que se haya cometido con el importe:

1. Negativas. Son facturas que se emiten cuando hemos cobrado más al cliente y tenemos que pagarle la diferencia correspondiente al error.
2. Positivas. Al contrario que en el caso anterior, se emiten cuando hemos cobrado menos de lo que deberíamos.

Nota de crédito y factura rectificativa, ¿es lo mismo?

Cuando se habla de rectificar una factura, el término “nota de crédito” es muy común, lo que nos puede llevar a pensar que son el mismo concepto. Pese a que en la mayoría de casos podrían pasar como tal, tienen una diferencia fundamental que debemos conocer.

Para corregir una factura ordinaria, la Agencia Tributaria acepta dos tipos de documento: la nota de crédito o la factura rectificativa. Ahora bien, esta última puede corregir facturas tras realizar la declaración trimestral (es decir, donde el IVA ya se ha liquidado), mientras que las notas de crédito no pueden hacerlo.

Facturas rectificativas en impagos

Otra de las funciones principales de las facturas rectificativas se encuentra en la recuperación del IVA de facturas originales impagadas. Se debe emitir en un plazo de tres meses, una vez se cumplan seis o doce meses desde el impago, y tendremos un mes para enviarla a la Agencia Tributaria, junto a la documentación que justifique el cobro de la factura impagada. También tendremos que enviársela al cliente, con el fin de que la incluya en su sistema contable.

Mi cliente ha rechazado la factura rectificativa: ¿qué puedo hacer?

En algunos casos, es posible que el cliente esté disconforme con nuestras rectificaciones, y se muestre en desacuerdo con la factura. En estas situaciones, es recomendable aportar algún tipo de prueba o documento adicional, con el fin de acreditar el error cometido y hacer entrar al cliente en razón.

En caso de que esto último no ocurra, la única opción disponible consistiría en tomar medidas legales, puesto que la normativa de muchas localidades españolas nos dice que el cliente debe estar de acuerdo para rectificar una factura que ya ha sido emitida.

¿Existen algunos plazos legales para rectificar una factura?

Esta pregunta dependerá del país en el que se haya emitido la factura, por lo que es importante tener en cuenta la sede fiscal de la empresa para responder a la pregunta. Generalmente, las normativas europeas acostumbran a requerir la emisión de la factura rectificativa dentro del mismo ejercicio en el que se emitió la original. En España, sin embargo, tenemos un plazo de cuatro años para hacerlo.

En cualquiera de las situaciones, siempre recomendamos realizar su emisión desde que se identifique el problema. Esto será mucho más efectivo para regular la contabilidad de la empresa y evitar cualquier tipo de problema tributario relacionado con la factura errónea.

La factura rectificativa es un documento muy importante de cara a solventar errores en la facturación y mantener estable la contabilidad de una empresa, garantizando la transparencia y la precisión en los datos.