La facturación electrónica obligatoria en autónomos será una realidad en 2025, marcando un antes y un después en la gestión de documentos fiscales. Este cambio normativo, impulsado por la Ley Crea y Crece, busca digitalizar los procesos de facturación en España, mejorando el control fiscal y reduciendo la morosidad.
Si eres autónomo, te deberás preparar para esta transición, ya que la factura electrónica 2025 será un requisito obligatorio en las operaciones entre empresas y profesionales. Aunque todavía quedan detalles por concretar en la normativa, el plazo de adaptación es limitado y no cumplir con esta obligación podría suponer sanciones económicas importantes.
A lo largo de este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica obligatoria para autónomos, sin dejar ni un detalle por el camino.
Índice de contenidos
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel, pero con la ventaja de ser generado, enviado y almacenado de manera completamente digital. Su uso está regulado por el Real Decreto 1619/2012, que establece las normas de facturación en España.
A diferencia de las facturas tradicionales, la factura electrónica debe cumplir con ciertos requisitos técnicos para garantizar su autenticidad e integridad. Entre ellos, se encuentran:
- Formato estructurado: debe generarse en un formato electrónico reconocido, como Facturae o PDF con firma digital.
- Firma electrónica: utiliza certificados digitales para garantizar su validez legal.
- Consentimiento del destinatario: en el ámbito privado, el receptor debe aceptar recibir facturas en este formato.
- Almacenamiento seguro: las facturas deben guardarse en formato digital durante un período de al menos 5 años.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica obligatoria en España se implementará de manera progresiva y afectará a todas las empresas y autónomos que operen con otros profesionales o negocios. Aunque la Ley Crea y Crece fue aprobada en 2022, su aplicación completa aún depende de la publicación del reglamento definitivo, lo que genera incertidumbre sobre cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria. No obstante, se estima que esto suceda a lo largo del 2025 o 2026.
¿Hay obligación de realizar la factura electrónica?
Según la normativa, el calendario previsto es el siguiente:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros → Dispondrán de un año desde la aprobación del reglamento para comenzar a emitir facturas electrónicas obligatorias.
- Autónomos y empresas con facturación inferior a 8 millones de euros → Contarán con dos años desde la aprobación del reglamento para adaptarse.
Échale un vistazo a nuestro artículo sobre los mejores programas de facturación para autónomos para que tengas claro cuál adoptar antes de que la ley entre en vigor.
Sanciones para autónomos que no adopten la factura electrónica obligatoria
El incumplimiento de la obligación de factura electrónica en autónomos traerá consigo sanciones económicas que pueden alcanzar hasta 10.000 € para aquellos que, estando obligados, no adopten este sistema. Aunque todavía no se han detallado todas las penalizaciones en el reglamento definitivo, sí se ha establecido que habrá diferentes niveles de sanción dependiendo de la infracción cometida.
Además de las multas para autónomos y empresas, los fabricantes y comercializadores de software de facturación que no cumplan con los requisitos establecidos podrán enfrentarse a sanciones aún más severas, con multas que pueden llegar hasta 150.000 €.
Otro punto clave es que la sanción no solo se aplicará a quienes utilicen un software no homologado, sino también a quienes lo tengan instalado en sus dispositivos. Esto significa que, si un autónomo conserva un programa antiguo que permita facturación en B o que no cumpla con los requisitos de trazabilidad exigidos por la normativa, podría ser sancionado incluso si no lo está utilizando activamente.
Más allá de las multas, no adaptarse a la factura electrónica puede traer consigo otros problemas. Hacienda está implementando mecanismos de control cada vez más estrictos para detectar irregularidades, por lo que intentar evitar la digitalización de la facturación no solo es arriesgado, sino que puede generar complicaciones con clientes y proveedores. No cumplir con la normativa podría dañar la reputación del negocio, dificultar las relaciones comerciales y, en última instancia, afectar las ventas.
Cumplir con la obligación de factura electrónica en autónomos no solo evitará sanciones, sino que también permitirá una gestión contable más segura, eficiente y alineada con las nuevas exigencias fiscales.
Cómo hacer una factura electrónica
La facturación electrónica es un método eficiente y obligatorio en muchos países para la emisión de documentos fiscales en formato digital. Para generar una factura electrónica correctamente, es importante seguir los siguientes pasos:
1. Elegir un software de facturación
El primer paso es seleccionar un programa que permita generar facturas electrónicas en el formato exigido por la normativa vigente. Existen soluciones gratuitas proporcionadas por organismos fiscales, así como software privado con funciones avanzadas para la gestión contable. Es recomendable optar por una herramienta que incluya la firma digital y la integración con la plataforma de la administración tributaria.
2. Registrar los datos fiscales
Antes de emitir una factura, se deben ingresar correctamente los datos fiscales del emisor y del receptor. La información obligatoria incluye: razón social, NIF o CIF, dirección fiscal, número de factura, fecha de emisión, descripción detallada de los productos o servicios, impuestos aplicables y forma de pago.
3. Generar la factura en formato electrónico
Una vez introducidos los datos, el software generará la factura en el formato estructurado requerido por la normativa, como XML, UBL o CFDI. En algunos casos, también puede generarse un PDF complementario para facilitar su lectura, aunque el documento válido es el archivo con la estructura fiscal correspondiente.
4. Firmar la factura digitalmente
Para garantizar la autenticidad y seguridad del documento, es necesario firmarlo con un certificado digital válido. Este paso es obligatorio en la mayoría de los países y permite evitar alteraciones en la información. Algunos programas de facturación incluyen la firma digital de manera automática, agilizando el proceso.
5. Enviar la factura al cliente o a la administración
Dependiendo de la normativa local, la factura debe enviarse directamente al cliente o pasar por un sistema de validación gubernamental. En España, las empresas que facturan a la Administración Pública deben remitirlas a través de la plataforma FACE, mientras que en México es obligatorio enviarlas al SAT para su validación antes de su entrega al cliente.
6. Almacenar la factura electrónicamente
Las facturas electrónicas deben conservarse durante el periodo exigido por la legislación fiscal, que suele oscilar entre cuatro y diez años. Para garantizar su disponibilidad y seguridad, es recomendable almacenarlas en servidores protegidos o en sistemas de gestión documental en la nube.
¿Sabías que la facturación electrónica y Verifactu no son lo mismo? Échale un vistazo a nuestro último vídeo donde aclaramos todas las dudas.
En STEL Order ya estamos preparados para la factura electrónica obligatoria y nuestro software cumple con los requisitos exigidos por Hacienda para la homologación.
Con la llegada de la factura electrónica obligatoria, contar con un software de facturación homologado será imprescindible para cumplir con la normativa y evitar sanciones. STEL Order es una solución integral que no solo permite emitir facturas electrónicas en los formatos requeridos, sino que también ofrece herramientas avanzadas para la gestión completa del negocio.
Solicita ya tu demo gratuita y personalizada de STEL Order con nuestro equipo de profesionales.
A diferencia de los programas tradicionales, STEL Order garantiza el cumplimiento de la normativa al incluir funcionalidades específicas como:
- Generación de facturas electrónicas en formato estructurado (Facturae, UBL o EDIFACT).
- Firma digital y trazabilidad de cada factura para asegurar su autenticidad e inalterabilidad.
- Almacenamiento seguro y accesible según los requisitos de la Agencia Tributaria.
- Automatización de procesos contables, facilitando el control de ingresos y gastos.
- Conexión con clientes y proveedores, permitiendo la recepción y envío de facturas electrónicas de forma rápida y segura.
No sólo estamos adaptados a la nueva normativa española, sino que también contamos con experiencia en la implementación de facturación electrónica en otros países.
