La automatización de procesos se ha convertido en la mejor manera de ganar en efectividad y eficiencia en las empresas, porque, al dejar en manos de tecnología de última generación la realización de tareas repetitivas, se consigue ahorrar tiempo, evitar errores y, a la vez, mejorar la motivación de los empleados.
Un buen ejemplo de ello es la automatización de facturas, que está consiguiendo simplificar y agilizar las tareas de contabilidad.
Índice de contenidos
¿Qué es la automatización de facturas?
Es un procedimiento que implica el uso de tecnología (un software especializado) para llevar a cabo las labores de:
- Creación de las facturas. Estas se elaboran de forma automática con base en órdenes de compra o servicios que se han prestado.
- Envío de facturas. El sistema se encarga de mandar una copia de la factura al destinatario de forma rápida y segura.
- Seguimiento de pagos. El software también realiza un monitoreo del estado de los pagos y envía recordatorios a los clientes en caso de ser necesario.
- Conciliación bancaria. Permite comprobar que hay concordancia entre el dinero que consta en las cuentas de la empresa y los registros contables.
- Archivo. Se encarga de hacer un almacenamiento digital seguro y organizado de todas las facturas electrónicas expedidas.
¿En qué consiste la automatización de facturas?
Este procedimiento forma parte de la transformación digital que tan necesaria resulta para las empresas en este momento.
La clave está en utilizar un software de facturación que sea capaz de hacer el trabajo por sí solo. Para que esto sea posible, desde el departamento de contabilidad hay que introducir una serie de datos en el sistema y personalizar una plantilla. A partir de ahí, las herramientas de automatización de facturas se van a encargar de todo.
Beneficios de la automatización de procesos de facturación
Automatizar la facturación ofrece una serie de ventajas clave para las empresas:
Ahorro de tiempo
Uno de los beneficios más evidentes es que se reduce de forma notable la cantidad de tiempo que los empleados del departamento de contabilidad tienen que dedicar a hacer facturas de forma manual.
Todo se hace de forma automática, por lo que estos profesionales liberan tiempo de trabajo que pueden dedicar a otras tareas de mayor valor agregado.
Reducción de errores
La elaboración manual de facturas puede dar lugar a múltiples errores: cálculos inexactos, erratas en la identidad de los clientes, etc. Todos estos errores implican que hay que hacer una factura rectificativa y hacer los ajustes que correspondan en la contabilidad.
En cambio, con el software especializado no hay margen de error. Las facturas se procesan automáticamente y de forma correcta. Esto se traduce de nuevo en un ahorro de tiempo, así como en un ahorro de costes, y reduce la posibilidad de que haya retrasos en los pagos.
Evita momentos incómodos
Para ninguna empresa o autónomo es agradable ponerse en contacto con un cliente para reclamar un pago que se está retrasando.
Con este software, esta tarea queda en el pasado, porque es el sistema el que va a enviar de forma automática un recordatorio de pago si detecta que alguna factura no se ha pagado en el plazo previsto para ello. Esto reduce las posibilidades de morosidad y evita posibles problemas de liquidez.
Ahorro de dinero
Aunque los programas para automatización de procesos tienen un coste para el negocio, este es una inversión, porque resulta más económico pagar un software de este tipo que asumir los costes asociados a la facturación tradicional, que implica comprar papel, tinta para la impresora y pagar el envío de las facturas por vía postal.
Integración de sistemas
Este tipo de programas se pueden integrar con facilidad con otros software de gestión empresarial como ERP y CRM. Lo que facilita todavía más la transferencia de datos y reduce al máximo el trabajo manual repetitivo, a la vez que mejora la eficiencia en el área de contabilidad.
Incremento de la motivación
Liberados de la necesidad de tener que dedicar mucho tiempo de su jornada a hacer tareas repetitivas, los empleados se sienten más motivados.
¿Cómo agilizar procesos de facturación gracias a la factura electrónica?
Agilizar y automatizar la facturación ya no es una elección, pronto se convertirá en una obligación. Con la implantación de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales B2B, empresas y profesionales van a tener que contar necesariamente con un software adaptado a la facturación electrónica. Este tipo de programas tienen la ventaja de incorporar tecnología de última generación y se encargan de automatizar esta tarea.
Aunque esta obligación todavía no está en vigor, ahora es buen momento para ir adaptándose a lo que está por llegar, evitando con ello las prisas del último momento.
La automatización de procesos es una realidad que ya no tiene vuelta atrás y que todas las empresas tienen que enfrentar. Si quieres automatizar la facturación de tu negocio y entrar de lleno en la era de la factura electrónica, en STEL Order estamos aquí para ayudarte.
