Las exportaciones, como operaciones comerciales llevadas a cabo fuera del territorio nacional, tienen una serie de particularidades y de requisitos que hay que cumplir para que sean totalmente legales. Uno de ellos es acompañar la mercancía de una factura comercial.
Este documento es necesario tanto en las entregas de bienes en países miembros de la Unión Europea como fuera de este entorno.
Índice de contenidos
Factura comercial, ¿qué es?
Es un documento mercantil que se utiliza en el comercio internacional. Se encarga de detallar la transacción realizada, y es esencial para llevar a cabo operaciones como el despacho aduanero.
Como característica, hay que destacar que es importante decidir en qué lengua se va a redactar este documento, aunque existe la posibilidad de crear versiones bilingües que puedan ser fácilmente entendibles por el emisor y el receptor.
Otro de los aspectos esenciales que incluye este documento es la determinación del método de pago elegido para la transacción y la divisa que se va a emplear.
Para entender mejor qué es una factura comercial, debe quedar claro que la correcta elaboración y cumplimentación de este documento contribuye a que las autoridades aduaneras puedan hacer su trabajo de forma rápida y efectiva. Con ella, van a determinar qué impuestos han de aplicarse al paquete, lo que evita posibles retrasos en la llegada de la mercancía a su destino.
La factura también permite a los funcionarios de aduana comprobar si el envío cumple con todos los requisitos y con la información que se exige en el país de destino.
La diferencia entre factura y factura comercial radica en que la factura comercial es un documento destinado a la exportación, cuya información despliega sus efectos en la aduana. Por su parte, la factura “normal” es un documento mercantil que acredita la compra de un producto o la contratación de un servicio y genera para el cliente la obligación de abonar lo que ha adquirido.
Cómo se hace una factura comercial de exportación
No existe un formato estándar de la comercial invoice, pero hay una serie de elementos que deben aparecer necesariamente en este tipo de documentos. Los aspectos más complejos y a los que hay que prestar más atención son los siguientes:
Descripción del envío
Hay que describir el contenido del paquete para que las autoridades aduaneras puedan hacerse una idea clara de lo que se está enviando. La descripción debe detallar los bienes, pero también tiene que indicar de qué están hechos y, si es posible, para qué sirven.
Si en el mismo paquete van varios bienes, habrá que incluir esta información respecto a cada uno de ellos y por separado.
Los paquetes aduaneros se escanean, por lo que es importante hacer bien este trámite. Si resulta que lo que se ve en el escáner no coincide con lo declarado, se puede imponer una multa.
Además, hay que indicar la cantidad enviada de cada producto, el peso total del paquete y el valor en euros. Se aconseja detallar esta información lo mejor posible para evitar problemas.
Códigos arancelarios armonizados
Los códigos arancelarios armonizados, códigos de producto o códigos HS, clasifican las mercancías según un estándar internacional. Esto permite a la aduana saber qué impuestos, tasas y controles debe aplicar.
Para conocer el código correcto de cada producto se puede consultar directamente con el fabricante o consultar la web de la Aduana.
País
En este campo debe quedar reflejado el lugar de fabricación de las mercancías. En función del lugar de origen puede ser necesario acompañar a la factura comercial un documento CO adicional.
Incoterms
Los incoterms o términos comerciales internacionales no son obligatorios, pero, si se ha decidido utilizarlos en la transacción, deben aparecer en el documento. Estos aportan información sobre cuestiones como la responsabilidad sobre la mercancía durante el envío.
Número EORI
Si la mercancía va destinada fuera de la Unión Europa, debe contener un EORI o código de identificación que sirve para que las autoridades aduaneras sepan quién está importando o exportando mercancías. Esto ayuda a evitar posibles retrasos.
Otra información
Además de lo que acabamos de ver, la factura comercial debe incluir los datos propios de cualquier otra factura:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Identificación de comprador y vendedor.
- Valor unitario de cada producto y valor total antes de impuestos.
- Valor total del pedido.
- Condiciones y método de pago.
Para hacer facturas comerciales de manera rápida y sencilla, lo mejor es contar con un software de confianza como el de STEL Order, que es uno de los programas de facturación mejor valorados por los usuarios. Tiene un funcionamiento muy intuitivo que te irá guiando paso a paso con la información que tienes que incluir en cada momento. Así, tu factura estará bien hecha y en tan solo unos instantes.
¿Cuál es la finalidad de una factura comercial?
Viendo un ejemplo de factura comercial se puede observar que para su elaboración se exige incluir algunos datos más que no están presentes en otras facturas. Esto se debe a la finalidad que persigue este documento mercantil.
No solo acredita una compraventa a nivel internacional, sino que incluye toda la información necesaria para que el paquete pueda pasar fácilmente por la aduana y se le apliquen los impuestos y tasas correspondientes. Por tanto, se puede decir que sirve para dar transparencia, seguridad y efectividad al comercio intencional.
Si en tu negocio vas a vender productos en el extranjero, tienes que saber hacer una factura comercial, y contar con un buen software te facilitará mucho la tarea.
