Enviar una factura electrónica

Para enviar o remitir una factura electrónica se hace necesario para cualquier empresa que trabaje con la Administración Pública en España. Fue en 2015 cuando se aplicó la obligatoriedad de utilizar este sistema para facturar a organismos gubernamentales, lo que ha hecho que herramientas como Facturae y FACe formen parte del día a día de muchas empresas.

Para evitar cualquier tipo de incidencia o error y poder agilizar los trámites, es necesario que las personas conozcan bien cómo se genera una factura electrónica y su posterior envío.

Pasos para crear una factura con Facturae

El primer paso es descargar el programa en nuestro ordenador. Después, será el momento de crear una factura electrónica con Facturae. A continuación, detallaremos todo el procedimiento, viendo los datos a incluir en cada punto y los requisitos para que la factura pueda ser remitida de forma correcta.

1. Datos generales

El primer paso es completar la información básica de la factura. En este apartado se incluyen:

• Número de factura: identificador único que debe seguir una numeración correlativa.
• Fecha de emisión: día en el que se genera la factura.
• Lugar de emisión: código postal y descripción de la ubicación del emisor.
• Periodo de facturación: fechas entre las que se han realizado los servicios o entregado los productos.

Un error en cualquiera de estos datos puede hacer que la factura sea rechazada. Para evitar problemas, es recomendable llevar un control ordenado de la numeración y revisar que las fechas sean correctas antes de seguir con el siguiente paso.

2. Datos del emisor

En este apartado vamos a ofrecer los datos relevantes sobre el emisor de la factura. Para aquellos que no han utilizado el software con antelación, podremos importar y/o exportar los datos de nuestra empresa en un formato CSV, los cuales también se podrán modificar y/o eliminar cuando se considere oportuno.

Tendremos que indicar si se trata de una persona física y jurídica, así como el tipo de residencia, además de dar información básica que se requiere en cualquier tipo de factura: razón social (nombre y apellidos en caso de ser persona física), dirección fiscal, código postal, NIF/CIF, correo de contacto y nombre comercial (opcional).

3. Datos del receptor

Esta ventana es prácticamente idéntica a la anterior, por lo que se nos requerirá la misma información, en este caso del receptor de la factura. Recordemos que podemos cargar un archivo CSV con esta información, por lo que es conveniente hacerlo si se trata de un organismo al que realizaremos facturas de forma recurrente.

Además, si la factura se emite para una Administración Pública, es obligatorio incluir los códigos DIR3, que identifican el departamento correspondiente dentro del organismo. Los tres códigos obligatorios son: órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable.

Si se trata de un cliente recurrente, una opción recomendable es guardar esta información en un archivo CSV para reutilizarla en futuras facturas.

4. Detalles de factura

En este apartado se incluyen todos los datos relacionados con la operación económica. Es necesario especificar la descripción de los productos o servicios prestados, la cantidad, el precio unitario y el importe total. También se debe indicar la base imponible, el tipo de IVA aplicado y, en su caso, las retenciones de IRPF.

Si la factura tiene descuentos o cargos adicionales, deben añadirse correctamente para que el importe final coincida con el acordado con el cliente. Cualquier error en esta sección puede generar retrasos en la aceptación del documento, por lo que es recomendable revisar bien cada dato antes de continuar.

5. Datos bancarios

El último paso para rellenar nuestra factura en este software consiste en incluir la información relacionada con el pago. Es necesario indicar el medio de pago utilizado, como transferencia bancaria o domiciliación, junto con el número de cuenta IBAN donde se recibirá el importe. También se debe especificar la fecha de vencimiento de la factura, que marca el plazo máximo en el que la Administración debe realizar el pago.

Para evitar retrasos, conviene comprobar que estos datos sean correctos y estén alineados con los acuerdos de pago establecidos con el cliente. Una vez revisados, la factura estará lista para ser firmada digitalmente y enviada.

Cómo enviar una factura electrónica con FACe

Para que la Administración reciba correctamente el documento, es necesario remitir la factura electrónica a través de FACe, el sistema oficial de recepción de facturas del sector público. Debemos saber que el propio software nos permite acceder a una pestaña (“Importar/Exportar”) en la que podremos utilizar ficheros FEDB para obtener información relevante en la emisión de nuestras facturas.

Para el envío, tenemos dos opciones. La primera es hacerlo directamente desde el propio programa de facturación, donde tendremos que seleccionar la opción de enviar la factura electrónica después de cumplimentar los datos de envío, introduciendo el correo electrónico del receptor (obligatoriamente), así como otros datos relevantes de contacto.

Por otro lado, también podremos acudir al propio portal de FACe y seleccionar la sección de “Factura”, y hacerlo en el apartado de “Remitir Factura”. Cualquiera de las dos opciones es perfectamente válida, siempre y cuando se introduzca de forma adecuada el correo electrónico del receptor de la factura.

En ambos casos, el sistema generará un justificante que permite hacer seguimiento del estado de la factura, asegurando que ha sido recibida y está en proceso de validación.

¿Por qué hay que remitir las facturas electrónicas con FACe?

Pese a que es un procedimiento obligatorio para todas las empresas que facturen a las administraciones españolas, es cierto que gestionar la facturación a través de un software de este tipo trae ventajas a ambas partes, las cuales potencian la eficiencia y la eficacia en todos los pasos:

1. La universalidad del formato permite que este se integre con tu software de facturación de confianza, por lo que no tendrás problema a la hora de desarrollar una factura de este tipo en cualquier programa.
2. Se ahorra una gran cantidad de tiempo a la hora de emitir las facturas, puesto que se elimina por completo el papel y todo el proceso relacionado con la impresión y el almacenamiento.
3. Se evitan todos los costes relacionados con el envío por correo convencional y la impresión, por lo que también supone un ahorro monetario, especialmente significativo en empresas que emiten muchas facturas a diario.
4. Al ser un proceso muy intuitivo, que permite el almacenamiento de información para su posterior uso, se eliminan muchos errores humanos que pueden afectar a la contabilidad.
5. Las facturas no se pierden, puesto que quedan almacenadas de forma digital, disponibles para su consulta en cualquier inconveniente.
6. La emisión de facturas electrónicas en todo el territorio nacional contribuye a una evidente mejora en el medio ambiente, puesto que el ahorro en papel, tinta y envíos postales es notorio.