La digitalización de la facturación avanza con fuerza en España, y dos términos han cobrado especial relevancia en este proceso: Verifactu y la factura electrónica. Ambos forman parte de un marco normativo que busca mayor control y transparencia en la facturación, pero generan muchas dudas entre autónomos y empresas.
En este artículo, analizaremos las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica, además de resolver las preguntas más frecuentes y explicaremos qué debes hacer para adaptarte a estos cambios.
Índice de contenidos
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema de control fiscal impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que busca garantizar la transparencia en la facturación de autónomos y empresas. Su objetivo principal es permitir el envío automático de los registros de facturación a Hacienda, asegurando que los datos sean íntegros, inalterables y accesibles.
A diferencia de lo que muchos creen, Verifactu no es un sistema de facturación electrónica, sino un mecanismo de control para evitar el fraude fiscal. Si bien su implementación es voluntaria para los contribuyentes, los programas de facturación deberán adaptarse obligatoriamente a esta normativa a partir de julio de 2025.
¿Cómo funciona Verifactu?
Verifactu opera como un sistema de control fiscal que permite a la Agencia Tributaria recibir en tiempo real los registros de facturación de las empresas y autónomos. Cada vez que se emite una factura, el programa de facturación debe generar un registro de facturación y enviarlo automáticamente a Hacienda.
El sistema garantiza que estos registros sean íntegros, inalterables y accesibles, lo que evita la manipulación de las facturas y refuerza la lucha contra el fraude fiscal. Sin embargo, aunque la información se remite a la Agencia Tributaria, las facturas siguen enviándose a los clientes como de costumbre, ya sea en PDF o en formato electrónico.
Para cumplir con la normativa, los programas de facturación deberán estar adaptados a Verifactu y cumplir con los requisitos técnicos que establezca la futura Orden Ministerial que regule su funcionamiento.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
La entrada en vigor de Verifactu está prevista en dos fases:
- Julio de 2025: todos los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos deberán estar adaptados a los requisitos técnicos de Verifactu. Esto implica que deben ser capaces de generar y enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- Voluntario para autónomos y empresas: aunque el uso de Verifactu será voluntario para los contribuyentes, aquellos que utilicen programas de facturación deberán asegurarse de que estos estén certificados y cumplan con la normativa. Esto afecta tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones, así como a autónomos que emitan facturas en el desarrollo de su actividad.
Es importante destacar que esta regulación forma parte de la Ley Antifraude y su implementación definitiva dependerá de la aprobación de la Orden Ministerial que establecerá los detalles técnicos.
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¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Su principal característica es que debe generarse, enviarse y recibirse en un formato electrónico estructurado, lo que permite su procesamiento automatizado sin necesidad de conversión manual.
Este sistema busca mejorar la eficiencia en la facturación, reducir errores y combatir el fraude fiscal. Su uso ya es obligatorio en ciertos sectores, como en la contratación con el sector público, y en los próximos años se extenderá a todas las transacciones entre empresas y autónomos.
A diferencia de Verifactu, que actúa como un sistema de control fiscal, la factura electrónica establece un nuevo formato de facturación digital obligatorio en las relaciones comerciales.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La factura electrónica será obligatoria en España de forma progresiva, pero su entrada en vigor definitiva depende de la aprobación del reglamento que desarrollará la Ley Crea y Crece. Según lo previsto:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: tendrán un año para adaptarse desde la publicación del reglamento.
- Autónomos y empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: dispondrán de dos años para implementar la factura electrónica desde la publicación del reglamento.
¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?
La obligación de emitir factura electrónica afectará a todas las empresas y autónomos que realicen transacciones comerciales en España. Según la Ley Crea y Crece, los sujetos obligados serán:
- Empresas y autónomos en operaciones B2B: todas las facturas entre profesionales y empresas deberán emitirse en formato electrónico.
- Proveedores de servicios de facturación electrónica: deberán garantizar que sus sistemas cumplan con los requisitos establecidos en la normativa.
- Grandes empresas y pymes: la obligatoriedad dependerá de su volumen de facturación, con un calendario progresivo de implementación.
Las únicas excepciones serán aquellas operaciones que la ley contemple como exentas, aunque aún no se han detallado en el reglamento.
Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica
Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización de la facturación, sus funciones, requisitos y aplicaciones son completamente distintas, siendo notables las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica.
Por un lado, Verifactu es un sistema de control fiscal diseñado para mejorar la transparencia en la facturación y reducir el fraude. Su función principal es permitir que los registros de facturación se envíen directamente a la Agencia Tributaria, asegurando que no se modifiquen una vez emitidos. Este sistema no altera el formato de las facturas que se envían a los clientes, pero sí obliga a los programas de facturación a cumplir con unos requisitos específicos de registro y envío de datos.
Por otro lado, la factura electrónica no es un sistema de control fiscal, sino un nuevo estándar de facturación digital que busca reemplazar la facturación en papel y los PDFs tradicionales en las relaciones entre empresas y autónomos. Una vez que la factura electrónica sea obligatoria, las empresas deberán emitir y recibir facturas únicamente en un formato electrónico estructurado, permitiendo su procesamiento automatizado sin intervención manual.
A continuación, se detallan las diferencias clave entre ambos sistemas:
| Característica | Verifactu | Factura electrónica |
|---|---|---|
| Objetivo | Control fiscal y prevención del fraude mediante el envío de registros a la Agencia Tributaria. | Digitalización total de la facturación para mejorar la eficiencia y eliminar el uso de facturas en papel o PDF. |
| Funcionamiento | Envío de un registro de facturación a Hacienda por cada factura emitida. | Todas las facturas deben generarse y enviarse en un formato electrónico estructurado. |
| Obligatoriedad | Obligatorio para los programas de facturación a partir de julio de 2025. Su uso por empresas y autónomos es voluntario. | Será obligatoria para todas las empresas y autónomos tras la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece. |
| Impacto en la emisión de facturas | No cambia la forma en que se envían las facturas a los clientes (se pueden seguir enviando en PDF o formato electrónico). | Sustituye completamente las facturas en papel y PDF en las transacciones entre empresas y autónomos. |
| Interacción con la Agencia Tributaria | Envío automático de registros de facturación a Hacienda para facilitar la fiscalización. | No implica comunicación directa con Hacienda, salvo en casos específicos regulados. |
| Fecha de implementación | Julio de 2025 para programas de facturación. | Se espera que en 2026 sea obligatoria para grandes empresas y en 2027 para el resto. |
Preguntas frecuentes
No. La adopción de Verifactu por parte de autónomos y empresas será voluntaria. Sin embargo, los programas de facturación deberán adaptarse obligatoriamente a partir de julio de 2025 para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Sí. Con Verifactu, las empresas seguirán enviando las facturas a sus clientes en PDF o en formato electrónico. Lo que cambia es que cada factura generará un registro de facturación que será enviado automáticamente a la Agencia Tributaria.
La obligatoriedad de la factura electrónica entrará en vigor cuando se apruebe el reglamento de la Ley Crea y Crece. Se espera que las grandes empresas tengan un año para adaptarse y el resto de empresas y autónomos dispongan de dos años desde la publicación del reglamento.
Todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos deberán realizarse exclusivamente mediante factura electrónica en un formato estructurado. A partir de ese momento, el PDF solo servirá como representación gráfica de la factura, pero no tendrá validez legal.
