Acreedores y proveedores forman parte del ecosistema de entidades colaboradoras de casi todas las empresas, puesto que ambos se encargan de dotarlas de suministros; no obstante, aunque tengan ese punto en común, existen diferencias entre un proveedor y un acreedor, según el tipo de suministro que proporcionan y en función de la manera de contabilizar sus movimientos con un ERP.
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¿Qué es un proveedor?
Por un lado, la figura del proveedor es la que puede resultar más fácil de comprender: los proveedores son aquellas entidades de las que una empresa obtiene los suministros necesarios que guardan relación directa con el desarrollo del núcleo de su actividad.
Lo que se deduce de los siguientes ejemplos es que una empresa adquiere suministros de un proveedor cuando estos están destinados a su reventa, o cuando formarán parte del conjunto de bienes y servicios que entregarán a sus clientes.
Ejemplos de proveedores
Un restaurante compraría a sus proveedores toda la materia prima que necesita para preparar los platos de la carta (pan, carne, pescado, legumbres, bebidas, infusiones…), así como neveras, congeladores, fogones o grifos.
En el ámbito industrial, un proveedor suministrará a una planta de montaje todas las materias primas que conformen el proceso de producción, así como la maquinaria que se necesita para transportar y ensamblar piezas.
Otra forma de ilustrar con claridad el concepto de proveedor es en la reventa de productos por parte de los comercios mayoristas y minoristas: la figura del mayorista actúa como proveedor del minorista, en cuanto este último revenderá a sus clientes finales los productos que le compre al mayorista (su proveedor). Análogamente, el mayorista habrá obtenido tales productos de otro suministrador (normalmente, un fabricante), que es el que actuaría como proveedor del mayorista.
¿Qué es un acreedor?
Por otro lado, la figura del acreedor es aquella cuyos suministros son necesarios para el desarrollo normal del negocio, pero revisten un carácter complementario; en otras palabras, los bienes y servicios que una empresa adquiera de un acreedor no están destinados a formar parte del núcleo del negocio o del producto / servicio central que se ofrece.
Por lo tanto, se puede decir que los suministros que un acreedor proporciona a una empresa cumplen una función complementaria pero igualmente necesaria para el desarrollo de su actividad.
Los bienes y servicios que prestan los acreedores se suelen englobar bajo el nombre de Servicios Generales (SS. GG.), y suelen ser recurrentes (pago de cuotas de servicio), lo que no quita que existan gastos puntuales fuera de la recurrencia.
Ejemplos de acreedores
Para ilustrar mejor el concepto de acreedor, utilizaremos los ejemplos anteriores: un restaurante necesita insumos de agua, calefacción o electricidad para poder dar servicio a sus clientes, y si desarrolla su actividad en un local alquilado, tendrá que pagar un recibo de arrendamiento al propietario; también tendrá que satisfacer el pago de un préstamo a un banco, si es que lo ha pedido alguna vez.
En una planta industrial, un ejemplo de acreedor podría ser desde la empresa que se dedique al mantenimiento y limpieza de las instalaciones, hasta la que se encargue de las máquinas de vending en el comedor de los trabajadores, o la empresa de seguridad que vigile el complejo.
En un comercio mayorista o minorista, una figura de acreedor también podría ser la empresa que proporcione el servicio de telefonía e Internet, una agencia de transportes que entregue al comprador el producto que ha pedido al vendedor, el propietario al que se le paga el hipotético alquiler de la oficina y el almacén, un servicio externalizado de asesoramiento jurídico, las entidades bancarias que le dan financiación, o una agencia de servicios de marketing o telepromoción.
Diferencia entre proveedor y acreedor
Distinguir correctamente la naturaleza de los bienes y servicios adquiridos (según el marco del sector de actividad de quien los adquiera) es lo más importante a tener en cuenta a la hora de reflejar las transacciones de proveedores y acreedores en la contabilidad de la empresa: dicho de otro modo, la misma empresa puede funcionar como proveedor para unas y como acreedor para otras.
Siguiendo con los ejemplos anteriores, un restaurante podría funcionar como proveedor de otros negocios que se dediquen a repartir comida a domicilio; el mismo restaurante sería acreedor de una empresa que contrata un catering para un evento con sus clientes o empleados.
Cómo contabilizar los movimientos de proveedores y acreedores
Hemos constatado que la principal diferencia entre un proveedor y un acreedor está en la naturaleza de los bienes o servicios que entregan a una empresa: mientras que los suministros de un proveedor están íntimamente relacionados con la parte central del negocio, los de un acreedor son considerados complementarios. En cambio, presentan una diferencia adicional en materia de contabilidad.
Según el Plan General Contable, las transacciones de adquisición de bienes y servicios de estas figuras se contabilizan en el grupo 4, «Acreedores y deudores» por operaciones comerciales, y figurarán en el pasivo circulante del balance de la empresa.
Esta contrae, por lo tanto, una deuda con ambas figuras como contraprestación a las adquisiciones, pero los movimientos se registrarían en dos cuentas contables diferentes: mientras que las facturas de compras a proveedores se contabilizarían en la cuenta 400, las facturas de compras a acreedores se registrarían en la cuenta 410.
Cuentas contables del grupo 4
Por un lado, estas son las cuentas del grupo 41, Proveedores:
- 400 – Proveedores
- 401 – Proveedores, efectos comerciales a pagar
- 403 – Proveedores, empresas del grupo
- 404 – Proveedores, empresas asociadas
- 405 – Proveedores, otras partes vinculadas
- 406 – Envases y embalajes a devolver a proveedores
- 407 – Anticipos a proveedores
Por otro lado, estas son las cuentas del grupo 42, Acreedores:
- 410 – Acreedores por prestación de servicios
- 411 – Acreedores, efectos comerciales a pagar
- 419 – Acreedores por operaciones en común
El resto de las cuentas del grupo 4 serían:
- 43 – Clientes
- 44 – Deudores varios
- 46 – Personal
- 47 – Administración Pública
- 48 – Ajustes por periodificación
- 49 – Deterioro de valores de créditos comerciales y provisiones a corto plazo
Casos especiales
Existen algunos casos especiales, en los que la diferencia es mucho más sutil: sería el caso de las empresas que comercializan material de oficina (bolígrafos, papel, cartuchos de impresora); estas actuarían como proveedor o como acreedor en función de su cuantía y de su uso:
Si la cuantía del material adquirido es poco significativa, y además su consumo sucede de forma relativamente rápida, la factura se contabilizará como gasto corriente en la cuenta 629 (otros servicios), utilizando la cuenta 410 de acreedores como contrapartida.
Si, por el contrario, la cuantía del material adquirido es más relevante y no se consume rápidamente (dentro del mismo ejercicio), se contabilizaría como una compra de material de oficina en la cuenta 602 (otros aprovisionamientos), utilizando la cuenta 400 de proveedores como contrapartida; además, elegir esta manera de contabilizar las facturas implica que la empresa debe inventariar el material adquirido al final del ejercicio, y reflejar el valor de las existencias en la cuenta 328, de material de oficina.
Ahora que conoces la diferencia entre acreedores y proveedores, y sus implicaciones en la contabilidad de la empresa, te resultará más fácil identificar el tipo de mercancía o servicio adquirido, y contabilizar correctamente las facturas que correspondan a proveedores o a acreedores. Además, comprobarás que, con STEL Order, esta tarea será realmente sencilla.
