¿Sabes durante cuántos años hay que guardar las facturas en la empresa? La Ley General Tributaria establece unos criterios y tiempos para que las empresas conserven las facturas, de cara a posibles inspecciones fiscales, normas mercantiles y repercusiones penales. Vamos a ver durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas, y cuál es el mejor modo para cumplir con esta obligación.
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¿Qué facturas son las que se deben guardar?
Las facturas alcanzadas por esta normativa son todas aquellas que estén relacionadas con las obligaciones fiscales de la empresa, es decir: documentos y justificantes de transacciones propias de la actividad, y de gastos, compras o inversiones afectas a la actividad económica.
Esto comprende cualquier documento que contenga información fiscal relevante para Hacienda: facturas de proveedores, facturas emitidas a clientes, justificantes de pagos y cobros…
En realidad, hablamos de cualquier documento que tenga repercusión fiscal, es decir, que justifique operaciones donde se generen, soporten o repercutan impuestos, o alteren la base imponible del IRPF o del Impuesto de Sociedades.
¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una empresa?
| Según el criterio fiscal | 4 años |
| Según el criterio mercantil | 6 años |
| Según el criterio penal | 10 años |
Según criterio fiscal
El plazo de prescripción de impuestos coincide con el tiempo de conservación de cuatro años que Hacienda establece para guardar las facturas: este periodo empieza a contar desde que se realiza la presentación de los impuestos.
Según criterio mercantil
El Código de Comercio, en su artículo 30, establece que las empresas deben conservar todos los documentos concernientes a su negocio durante un periodo mínimo de seis años, contando a partir del último asiento contable que figure en los libros.
Según criterio penal
Las facturas también pueden servir como prueba en procesos penales de actividades fraudulentas (delitos fiscales, en su mayoría); por ello, el Código Penal, en su artículo 305, extiende hasta diez años el periodo de conservación obligatoria de estos documentos, aunque la prescripción de los delitos fiscales sea más corta (cinco años).
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¿Cómo se deben guardar las facturas?
La AEAT da libertad a las empresas y autónomos a la hora de elegir el método de custodia de sus facturas: será posible guardarlas en papel o en formato electrónico, siempre y cuando se garantice la autenticidad de su origen, su legibilidad y la integridad de su contenido. Esto significa que ya no es obligatorio conservar facturas en papel, y se abre la puerta a un mundo de posibilidades digitales.
Sin embargo, hay otro criterio (aparte del relativo al formato) que la ley establece para la conservación de las facturas, y es que las facturas deben estar guardadas de forma ordenada y conservando su contenido original.
¿Qué significa esto? Que para que una factura se considere correctamente custodiada, debe ser original: en los casos de las facturas en papel, no se admiten fotocopias y, en los documentos digitales, tampoco sirven las facturas escaneadas.
El motivo por el cual estos documentos no se ajustan al criterio de conservación es que se consideran copias, y no originales: solo serán válidas las facturas creadas desde cero, bien en papel, bien desde alguna herramienta digital.
El sentido común nos dice que la mejor manera de emitir y guardar las facturas es mediante un software de facturación en línea, que sea capaz de preservar el contenido de forma ordenada, preservando su integridad y evitando que la empresa se exponga a posibles situaciones fraudulentas. De esta forma, además de no ocupar espacio físico, se reduce el riesgo de fuga o deterioro de los documentos, y se garantiza una disponibilidad inmediata de las facturas si algún organismo oficial las requiriese.
La entrada en vigor en octubre de 2021 de la Ley Antifraude obliga a las empresas a emplear programas informáticos que impidan la llevanza de una contabilidad B, es decir, que no se puedan eliminar facturas ni asientos contables a voluntad. Por lo tanto, ahora que sabes durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas, podemos decirte que, en STEL Order, nos hemos tomado muy en serio estos requerimientos para crear nuestro software de gestión empresarial.
