Contabilizar una nómina es una de las tareas más frecuentes y cruciales en la gestión contable de una empresa. Este proceso implica registrar adecuadamente los salarios, las retenciones de impuestos, las cotizaciones a la seguridad social y otros conceptos relacionados con el pago a los empleados.
Una correcta contabilización no solo garantiza la transparencia financiera, sino que también asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales. En este artículo, te explicaremos cómo se contabiliza una nómina paso a paso, incluyendo ejemplos prácticos que te ayudarán a entender mejor cada parte del proceso.
Índice de contenidos
¿Qué es una nómina?
Una nómina es un documento que detalla el salario de un trabajador, incluyendo su sueldo base, complementos, retenciones y deducciones. Refleja el coste total para la empresa y el salario neto que recibirá el trabajador. Un ejemplo típico de nómina incluiría el salario bruto, la seguridad social, el IRPF y otros conceptos, como horas extras o bonificaciones.
¿Cómo se contabiliza una nómina?
La contabilización de una nómina implica varios asientos contables para reflejar los diferentes conceptos que la componen. Los asientos más comunes incluyen:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Sueldos y salarios | 640 Sueldos y salarios | |
| Seguridad Social a cargo de la empresa | 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | |
| Retenciones de IRPF | 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | |
| Seguridad Social a cargo del trabajador | 476 Seguridad Social, acreedora | |
| Bancos (pago neto al trabajador) | 572 Bancos |
- Sueldos y salarios (640): Se registra el importe bruto de los sueldos.
- Seguridad Social a cargo de la empresa (642): Corresponde a la parte de la seguridad social que paga la empresa.
- Retenciones de IRPF (4751): Se registra la retención de IRPF que se le practica al trabajador.
- Seguridad Social a cargo del trabajador (476): Es la parte de la seguridad social que corresponde al trabajador.
- Bancos (572): Se registra el pago neto que se realiza al trabajador.
Ejemplo práctico de contabilizar una nómina
Supongamos que una empresa debe pagar una nómina con los siguientes datos:
- Salario bruto: 2.000 €
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 600 €
- IRPF: 200 €
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 150 €
- Pago neto al trabajador: 1.650 € (2.000 € – 200 € – 150 €)
La contabilización sería:
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Sueldos y salarios | 2.000 € | |
| Seguridad Social a cargo de la empresa | 600 € | |
| Retenciones de IRPF | 200 € | |
| Seguridad Social a cargo del trabajador | 150 € | |
| Bancos (pago neto al trabajador) | 1.650 € |
Ventajas fiscales de contabilizar una nómina
Contabilizar correctamente una nómina permite a la empresa deducir el gasto de sueldos y salarios en el impuesto sobre sociedades, lo que reduce la base imponible y, por ende, el impuesto a pagar. Además, las contribuciones a la seguridad social a cargo de la empresa también son deducibles fiscalmente.
Diferencias con coste total del personal
Es importante no confundir la nómina con el coste de personal total, que incluye otras partidas como indemnizaciones o beneficios sociales. La nómina se refiere específicamente al pago periódico al trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se contabilizan las horas extras en una nómina?
Las horas extras se suman al salario bruto del trabajador y se contabilizan en la cuenta 640, junto con el sueldo base. Este importe total será el que se utilice para calcular las retenciones de IRPF y las cotizaciones a la seguridad social.
¿Qué pasa si un trabajador tiene un adelanto de nómina?
Cuando un trabajador recibe un adelanto de nómina, este se registra como un anticipo en la cuenta 460 «Anticipos de remuneraciones». En la nómina del mes correspondiente, este adelanto se resta del salario bruto, ajustando así el importe a pagar y reflejando el anticipo previamente registrado.
¿Cómo se reflejan las bonificaciones a la seguridad social?
Las bonificaciones que una empresa recibe en las cotizaciones a la seguridad social se contabilizan disminuyendo el gasto en la cuenta 642 «Seguridad Social a cargo de la empresa». De esta manera, la empresa paga menos por las cotizaciones, reflejándose un menor gasto en la contabilidad.
¿Cómo afecta un embargo de nómina a la contabilidad?
Si un trabajador tiene un embargo de nómina, la cantidad embargada se registra como una deuda con terceros en la cuenta 475 «Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas» o en una cuenta específica para el acreedor correspondiente. Este importe se deduce del salario neto que recibe el trabajador, asegurando que la empresa cumple con la obligación legal de retener y transferir el importe embargado.
