Las empresas utilizan cuentas bancarias para gestionar su dinero, permitiéndoles realizar pagos y recibir cobros dentro de un entorno seguro y que permite un alto nivel de trazabilidad. Cada movimiento de las cuentas de la compañía debe coincidir con alguna actividad del negocio, como el cobro de una venta, el pago de una factura o la liquidación de un impuesto, entre otras.
La conciliación bancaria es un proceso clave de cualquier negocio que debe realizarse de forma periódica y precisa para garantizar un mayor control de todo lo que sucede en el negocio, sobre todo, en relación con los movimientos económicos del mismo.
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Conciliación bancaria: qué es
La conciliación bancaria en contabilidad es la tarea de enlazar cada una de las operaciones de la empresa con su movimiento bancario, para así tener un control más preciso y real de la tesorería. Aunque se trata de un proceso que no es obligatorio legalmente, sí que se trata de una práctica muy interesante para conocer el estado de las cuentas y el funcionamiento de la empresa (lo que sí es obligado trimestralmente es la presentación de impuestos, por lo que la conciliación bancaria es una tarea imprescindible para garantizar la máxima precisión).
En una conciliación bancaria se comparan los datos de la cuenta bancaria de la empresa a través de los extractos bancarios, con los registros de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cheques emitidos y depositados, etc. Este proceso implica identificar y explicar las diferencias o discrepancias entre estos registros y las anotaciones de la cuenta bancaria.
Quién realiza la conciliación bancaria
La persona encargada de la conciliación bancaria debe encontrarse dentro del departamento de contabilidad y finanzas, ya que este proceso de conciliación trabaja con datos financieros y de tesorería.
El contable o administrativo que se encargue de esta tarea debe tener conocimientos contables para así poder detectar posibles fallos o inconsistencias entre los apuntes bancarios y los registros contables del negocio, pudiendo así alertar de ellos o tomar las medidas necesarias para solventarlos.
Sistemas para hacer la conciliación bancaria
Para realizar este proceso se pueden tomar dos caminos diferentes:
- Conciliación bancaria manual. Es el proceso tradicional por el que se comparan de forma manual los datos bancarios con los registros internos, utilizando para ello los datos impresos o en formato digital, pero con todo el proceso de comprobación ejecutado por un contable o trabajador de la empresa.
- Conciliación automatizada. Proceso más rápido y fiable, donde una aplicación informática se encarga de todo el proceso de comprobación y validación de los registros y extractos.
Por qué es importante realizar una conciliación bancaria
La conciliación bancaria es una tarea que se lleva a cabo en las empresas de forma habitual debido a todos los beneficios que proporciona, entre los que podemos destacar:
1. Da un mayor control de la tesorería
Efectuar una conciliación bancaria eficiente y periódica permitirá que la empresa disponga de un mayor control de la tesorería, es decir, que tenga un conocimiento preciso del estado de las cuentas de la empresa y de los movimientos económicos que se hacen relacionados con su actividad.
2. Proporciona un mejor sistema de trabajo
El proceso que se hace en una conciliación bancaria es metódico y preciso lo que implica que la empresa entra dentro de un sistema de buenas prácticas que son beneficiosas para la operatividad del negocio.
Realizar conciliaciones bancarias a menudo implementa un sistema dinámico de trabajo que otorga un mayor control sobre cada uno de los movimientos financieros de la empresa.
3. Permite está en mejor posición ante las inspecciones
Las posibles inspecciones que reciba la empresa por parte de la Agencia Tributaria se podrán afrontar con mayores garantías si se realizan conciliaciones bancarias periódicas. De esta forma, se podrán detectar problemas o inconsistencias antes de que lo haga la propia inspección, lo que evitará posibles multas o sanciones.
4. Ayuda a mejorar la toma de decisiones
La conciliación bancaria ofrece información precisa y valiosa que facilita la toma de decisiones a distintos niveles, como las inversiones a valorar, la disponibilidad de circulante para cubrir responsabilidades a corto plazo, o identificar posibles partidas para ahorrar gastos, entre otras.
5. Identifica posibles errores bancarios
Aunque las entidades bancarias destacan por un alto nivel de eficiencia y profesionalidad, la realidad es que también se equivocan. La conciliación bancaria permite controlar todos los apuntes que se tienen en las cuentas bancarias y verificar que realmente coinciden con gastos e ingresos, pudiendo identificar cualquier anomalía que pueda tratarse de un error del propio banco.
Cómo hacer una conciliación bancaria paso a paso
Ya hemos visto qué es la conciliación bancaria y todos los beneficios que proporciona a una empresa. Ahora veamos cómo hacer esta conciliación de forma eficiente siguiendo una serie de pasos o etapas:
Definir el periodo
El primer paso es definir el tiempo o periodo que se va a controlar. Por ejemplo, se puede hacer una conciliación bancaria mensual o trimestral.
Obtener la información
Para comenzar el proceso de conciliación bancaria es necesario obtener la información sobre el periodo a analizar:
- Datos del banco. Mediante un extracto bancario o una consulta desde la plataforma online se puede obtener todos los apuntes de la cuenta bancaria del periodo deseado (donde se reflejan los ingresos y los gastos, con información relevante como los importes o el concepto).
- Registros internos. Toda la información de los movimientos económicos realizados por la empresa durante el periodo de tiempo determinado (registros contables, por ejemplo).
Comparar documentos
Con los documentos bancarios y registros internos se puede comenzar la conciliación, que es un proceso donde se compara línea a línea cada uno de los registros efectuados. Por ejemplo, se identifica en los registros internos una factura pagada de 60 € en suministros eléctricos, y se verifica que dicho gasto está cargado en cuenta en el extracto bancario.
Verificación de la plantilla de conciliación
Cuando se termine de comprobar toda la información, es momento de verificar que la plantilla de conciliación bancaria donde se relacionan todos los movimientos está completa. Esto implica que, para cada registro interno, debe haber asignado el correspondiente movimiento bancario por el mismo importe.
En esta etapa es donde se detectan posibles errores y donde es necesario aplicar medidas y acciones para solventarlos.
Cuáles son los errores relacionados con el proceso de conciliación
Es habitual que durante un proceso de conciliación bancaria se cometan una serie de errores recurrentes. Conocerlos es la mejor solución para poder evitarlos y así conseguir que la conciliación sea más precisa y real:
- Que algún registro no sea verificado (se pase por alto).
- Duplicar alguna comprobación al no realizar un buen proceso de marcado de datos ya conciliados.
- Asignación de movimientos erróneos (por ejemplo, asignar un registro con un movimiento incorrecto por tener un importe igual o similar).
- Concurrir en errores de transcripción cuando se pasan los datos de forma manual.
- No tener en cuenta que algunos pagos o cobros no se han hecho por cuenta bancaria sino mediante cash.
- Cheques emitidos por la empresa que no han sido cobrados por el beneficiario (han sido endosados).
- Cobros que ya se han recibido, pero que aún no han sido registrados por contabilidad.
- Errores de la propia entidad bancaria a la hora de liquidar algunos conceptos (como intereses de cuentas).
La conciliación bancaria es un proceso muy importante en una empresa para poder garantizar que los movimientos bancarios coinciden de forma precisa con la actividad de la empresa, y así poder realizar los asientos contables, balances y otras tareas financieras de la empresa, de forma eficiente.
