¿Cómo se hace una factura electrónica?

En un mundo cada vez más digital, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta clave para empresas y autónomos. No solo es más eficiente, sino que también garantiza mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales. Además, en muchos casos ya es una obligación legal, como sucede con las grandes empresas y en ciertas comunidades autónomas, como el País Vasco.

A partir de 2025, todas las empresas deberán adaptarse a este sistema para cumplir con la normativa, lo que subraya la importancia de conocer el proceso y los requisitos necesarios para emitir una factura electrónica correctamente. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo hacerlo y los aspectos esenciales que debes tener en cuenta.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel. Se emite y recibe en formato electrónico, cumpliendo con los requisitos legales establecidos. Además, debe estar firmada digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.

Cómo se hace una factura electrónica paso a paso

Para crear una factura electrónica, necesitas seguir estos pasos clave:

1. Selecciona un software de facturación electrónica

El primer paso es contar con un programa que te permita emitir facturas electrónicas conforme a las normativas actuales. Este software debe poder generar el formato adecuado (como Facturae) y estar autorizado para garantizar la autenticidad de los datos.

2. Introduce la información obligatoria en la factura

Una factura electrónica debe incluir ciertos datos esenciales:

• Datos del emisor: Nombre completo o razón social, NIF y dirección.
• Datos del receptor: Si es necesario, incluir los mismos datos que para el emisor.
• Descripción de productos o servicios: Listado detallado con cantidades, precios unitarios y totales.
• Impuestos aplicables: Detalle del IVA y cualquier otro impuesto relevante.
• Número de factura y fecha de emisión: Debe ser correlativa y secuencial.

3. Firma digital

Es esencial que la factura esté firmada digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad. Esto asegura que la factura no ha sido modificada y que proviene de una fuente confiable.

4. Envía la factura por medios electrónicos

Una vez que la factura está completa, la envías al cliente a través de medios electrónicos. Esto puede ser por email o mediante una plataforma de intercambio de facturas electrónicas.

5. Almacenamiento seguro

Las facturas electrónicas deben almacenarse durante el tiempo que la ley exige (generalmente 5 años). Es recomendable usar un sistema de almacenamiento digital que garantice la seguridad y accesibilidad de los documentos.

Requisitos para emitir una factura electrónica

Para emitir una factura electrónica correctamente, necesitas cumplir con varios requisitos legales y técnicos. A continuación, te explico los más importantes:

Certificado Digital

El certificado digital es imprescindible para emitir una factura electrónica, ya que garantiza la autenticidad e integridad del documento. Este certificado actúa como una firma electrónica que valida que la factura proviene de una fuente legítima. Puede ser emitido por diferentes autoridades certificadoras y es necesario tanto para autónomos como para empresas. Sin un certificado digital, no puedes emitir facturas electrónicas con validez legal.

Formato de la factura

Dependiendo del país o región, se debe utilizar un formato específico para las facturas electrónicas. Uno de los más comunes es el formato Facturae, basado en XML, que asegura la compatibilidad y facilita la transmisión digital. Otros formatos estándar utilizados en entornos internacionales incluyen UBL y EDIFACT, que permiten intercambiar facturas entre diferentes sistemas sin errores de compatibilidad.

Software de facturación

Para cumplir con las normativas y asegurar una emisión eficiente de facturas electrónicas, es obligatorio utilizar un software de facturación certificado. Estos programas están diseñados para generar facturas conforme a las exigencias legales y suelen estar integrados con sistemas de contabilidad. El software también garantiza que las facturas se emiten de manera correcta y que están listas para enviarse electrónicamente con la firma digital correspondiente.

Plataforma de envío

En algunos casos, especialmente en relaciones con administraciones públicas o grandes empresas, es necesario utilizar una plataforma de intercambio de facturas electrónicas. Estas plataformas permiten un envío seguro y aseguran que la factura cumple con los requisitos legales. Además, proporcionan seguimiento del estado de la factura, desde su recepción hasta su pago.

Consentimiento del receptor

Es importante tener el consentimiento del receptor para enviarle facturas electrónicas, salvo en los casos donde la normativa lo hace obligatorio. En muchos sectores, especialmente en el B2B, este consentimiento se está convirtiendo en una norma para facilitar la gestión de pagos y reducir el uso de papel. Sin embargo, es fundamental obtener este acuerdo antes de emitir la factura.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas?

Sí, en ciertas situaciones ya es obligatorio. Actualmente, la facturación electrónica es obligatoria para las relaciones con la administración pública y, desde hace algunos años, en comunidades como el País Vasco ya se aplica a todas las empresas. Además, para las grandes empresas (con una facturación superior a 8 millones de euros), la facturación electrónica es obligatoria desde 2023. A partir de 2025, se prevé que sea obligatoria también para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (entre empresas y profesionales), con el objetivo de mejorar la transparencia y reducir la morosidad.

¿Qué ocurre si mi cliente no acepta facturas electrónicas?

En la mayoría de los casos, necesitas obtener el consentimiento del cliente para enviarle facturas electrónicas. Sin embargo, hay sectores y situaciones donde la ley obliga al cliente a aceptar facturas electrónicas, como en relaciones comerciales con la administración pública o grandes empresas.

¿Puedo emitir una factura electrónica sin un certificado digital?

No. El certificado digital es obligatorio para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas. Sin esta firma electrónica, la factura no tendrá validez legal y podría generar problemas con la administración o en caso de auditorías.

¿Cómo se garantiza la seguridad de una factura electrónica?

La seguridad se garantiza mediante el uso de un certificado digital que autentica al emisor de la factura y protege su contenido. Además, la mayoría de los softwares de facturación implementan medidas de seguridad adicionales, como el cifrado de datos y almacenamiento en plataformas seguras.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?

En general, las facturas electrónicas deben conservarse durante un período de al menos cuatro años, aunque en algunos casos, como bienes con periodos de regularización más largos, este plazo puede extenderse. Es importante almacenarlas en un sistema seguro y accesible para cumplir con las normativas fiscales.