Índice de contenidos
Qué es la facturación electrónica
La factura electrónica es un documento con la misma validez que una factura impresa en papel, pero que se guarda en archivo en formato digital (PDF, DOC…). Las facturas electrónicas se generan, transmiten, reciben y archivan en formato digital, utilizando estándares y tecnologías específicas.
Estos documentos electrónicos contienen información detallada sobre la transacción económica realizada, como los datos del emisor y receptor, descripción de los bienes o servicios, precios, impuestos, entre otros.
Para que una factura electrónica sea considerada como válida debe cumplir con una serie de requisitos fundamentales:
- Debe presentarse en un formato legible para que los destinatarios puedan comprenderla.
- Debe garantizar su autenticidad, para lo cual se debe acreditar la identidad del emisor de la misma mediante una firma electrónica certificada.
- Debe asegurar su privacidad e integridad, es decir, que en su proceso de envío la factura no será accesible para ningún tercero no autorizado y que su contenido no se haya alterado o modificado (después de la firma).
Cómo firmar electrónicamente
Para firmar factura electrónica y garantizar su validez legal, es fundamental seguir ciertos pasos. Si te preguntas cómo hacer una factura con firma electrónica o cómo firmar una factura electrónica, debes contar con un certificado digital reconocido por las autoridades competentes. Depende del software utilizado, pero en general, implica cargar la factura en formato Facturae y aplicar la firma digital mediante herramientas específicas.
Pasos para firmar electrónicamente
- Generar la factura en un formato compatible (XML, Facturae, PDF, etc.).
- Contar con un certificado digital emitido por una entidad autorizada.
- Utilizar un software de firma electrónica, como AutoFirma o Facturae.
- Aplicar la firma digital a la factura, asegurando su integridad.
- Enviar la factura electrónica al destinatario mediante correo electrónico o plataformas de gestión documental.
Qué se necesita para firmar una factura electrónica
Para firmar una factura digitalmente, es imprescindible contar con:
- Un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida.
- Un software de firma electrónica compatible con el formato de la factura.
- Conocimiento de la normativa vigente sobre facturación electrónica.
Factura y certificado digital
La emisión de una factura electrónica está vinculada a su firma mediante herramientas digitales para así poder dotar a la misma de una validez ante terceros.
Para firmar una factura electrónica de manera válida es necesario un certificado digital. La factura con firma digital asegura su autenticidad y garantiza que no haya sido modificada después de su emisión. Además, la firma digital en la factura electrónica permite validar la identidad del emisor y agilizar los procesos contables.
Firma con STEL Order tu factura electrónica
STEL Order facilita la firma de facturas electrónicas con un sistema automatizado y seguro. Gracias a su integración con certificados digitales y herramientas de firma, permite generar y enviar facturas firmadas sin complicaciones, optimizando la gestión documental de empresas y autónomos.
Te ofrecemos una demo personalizada y adaptada a las necesidades de tu negocio.
¿Quién firma la factura electrónica?
La firma electrónica en una factura debe ser realizada por el emisor del documento, quien garantiza la autenticidad del contenido y su conformidad con la normativa vigente. En la mayoría de los casos, la empresa o el autónomo que emite la factura es el responsable de firmarla digitalmente para asegurar su validez legal y fiscal. Sin embargo, también puede ser firmada por un representante legal autorizado mediante un certificado digital específico o por un tercero autorizado, como un gestor contable o una plataforma de facturación electrónica certificada. En estos casos, el proceso de firma se delega para garantizar el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales.
En ciertas transacciones con organismos oficiales, las administraciones públicas pueden requerir una doble validación o una firma adicional en la factura electrónica. En este contexto, la firma debe cumplir con los estándares establecidos en la plataforma FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas en España. Es importante que el emisor utilice un certificado digital reconocido, como el de persona física para autónomos y profesionales, el de representante de empresa para sociedades o el certificado de sello de entidad para firmas automatizadas sin intervención de un usuario. Estos certificados aseguran la identidad del firmante y garantizan la integridad del documento.
Qué ventajas tiene firmar una factura electrónica
Son muchos los beneficios que ofrece la firma de una factura electrónica, tanto para la propia empresa emisora, como para los destinatarios.
Entre las principales ventajas de la firma electrónica de facturas podemos destacar los siguientes:
Reducir costes
Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar físicamente y archivar las facturas en papel, se reducen los gastos asociados con la gestión y almacenamiento de documentos físicos.
Además, es una forma ideal de apostar por la sostenibilidad y el cuidado del medioambiente, al eliminar o minimizar el uso de papel y fungibles derivados.
Dotar de mayor agilidad al negocio
La firma de una factura electrónica se realiza mediante aplicaciones informáticas que automatizan todo el proceso, lo que permite acelerar los tiempos y eliminar los posibles errores asociados a procesos manuales.
Al ser un proceso automatizado, la emisión y recepción de facturas electrónicas se vuelve más rápida y eficiente, lo que permite agilizar los procesos administrativos de forma notable (hace que el negocio sea más ágil, rentable y competitivo).
Mejorar la seguridad y control de la facturación
Las facturas electrónicas utilizan sistemas avanzados de encriptación y firmas digitales para garantizar su autenticidad, integridad y no repudio, lo que incrementa la seguridad en relación con las facturas tradicionales en papel.
La firma electrónica de una factura ofrece un mayor nivel de protección, evitando falsificaciones o modificaciones de importes, datos de destinatarios, fechas…
Facilitar el acceso y consulta
Al estar en formato digital, las facturas electrónicas pueden ser consultadas fácilmente, es decir, que su acceso es mucho más sencillo al estar disponibles en plataformas en la nube, mensajes de correo electrónico, envíos por plataformas de mensajería, etc.
Certificado digital
Los certificados digitales de empresa o profesionales son indispensables para poder realizar la firma de una factura. Se trata de un software especialmente diseñado para instalarlo en un ordenador o dispositivo móvil y que garantiza que la firma corresponde a la persona o empresa autorizada por el certificado.
Este tipo de certificados deben instalarse en equipos o dispositivos con un alto nivel de seguridad y limitación en su acceso, pues cualquier persona que los utilice podrá firmar facturas electrónicas y otros documentos con ellos.
Autofirma y Facturae
Para realizar la firma de una factura electrónica que sea válida para trabajar con el Estado y otras administraciones públicas es necesario el uso de formatos y herramientas adecuadas, como por ejemplo:
- Autofirma. Es una aplicación desarrollada por la Administración General del Estado (AGE) para la firma electrónica de documentos. Con esta herramienta se pueden realizar firmas digitales y cifrado de archivos de forma segura y legalmente válida.
- Facturae. Es un formato estándar para la emisión y recepción de facturas electrónicas que fue desarrollado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) en colaboración con otras entidades y organismos públicos, con el objetivo de establecer un formato común y homogéneo para la factura electrónica en el ámbito de las relaciones comerciales con las administraciones públicas españolas.
Hemos visto cómo firmar una factura electrónica y por qué es un proceso muy importante para todas las empresas, sobre todo, teniendo en cuenta la legislación que obliga a su aplicación a partir de 2025. En resumen, firmar una factura electrónica ofrece interesantes ventajas a los negocios en relación con la seguridad, la agilidad y la reducción de costes.
FNMT y factura electrónica
Para firmar facturas electrónicas, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) ofrece diferentes tipos de certificados digitales, como el certificado de persona física, el de representante de empresa y el de sello de entidad. Estos certificados permiten a empresas y autónomos identificarse de manera segura en transacciones electrónicas y garantizar la validez de sus facturas electrónicas.
La FNMT proporciona herramientas y guías para facilitar su obtención y uso, asegurando que las facturas cumplan con los estándares exigidos por la Administración Pública y el sector privado.
