Como digitalizar facturas y documentos

En un mundo cada vez más digital, la digitalización de facturas se ha convertido en una práctica esencial para empresas de todos los tamaños. Eliminar el uso de papel y gestionar documentos en formato digital no solo mejora la organización y eficiencia, sino que también contribuye al cumplimiento de normativas fiscales y a la seguridad de la información. En este artículo te explicamos por qué es importante digitalizar facturas, cómo hacerlo paso a paso y cómo herramientas como STEL Order pueden facilitar este proceso, ahorrándote tiempo y recursos.

¿Qué significa digitalizar facturas?

Digitalizar facturas es el proceso de convertir facturas en papel u otros formatos físicos a formatos digitales, como PDF o imágenes escaneadas, utilizando herramientas como escáneres o aplicaciones móviles. Esto permite almacenar, organizar y gestionar las facturas de manera más eficiente, facilitando su búsqueda, consulta y conservación, además de cumplir con las normativas fiscales y contables.

¿Por qué es importante digitalizar facturas?

Digitalizar facturas no solo facilita la gestión documental, sino que aporta varios beneficios clave. En primer lugar, permite reducir el espacio físico que ocupan los documentos en papel, lo que mejora la organización y elimina el riesgo de pérdida o deterioro. Además, el acceso a las facturas se vuelve mucho más rápido y sencillo, ya que puedes buscar, filtrar y consultar documentos en segundos. También garantiza el cumplimiento con las normativas fiscales, ya que muchas veces es obligatorio mantener una copia digital de las facturas. Finalmente, contribuye a una mayor eficiencia operativa al permitir la integración con sistemas contables y automatizar procesos como la contabilización y archivo.

¿Cómo digitalizar facturas paso a paso?

Digitalizar facturas es un proceso sencillo si sigues estos pasos:

1. Escoge la herramienta adecuada: Puedes usar un escáner o aplicaciones móviles diseñadas para digitalizar documentos. Estas aplicaciones se conocen como escaners OCR. Puedes consultar los mejores programas OCR aquí.
2. Escanea la factura: Utiliza un escáner o la cámara de tu móvil para capturar la imagen de la factura. Asegúrate de que los datos importantes, como el nombre, importe y número de la factura, sean legibles.
3. Guarda el archivo en un formato digital: Los formatos más recomendados son PDF o JPEG. Asegúrate de que el archivo tenga un nombre claro y descriptivo para facilitar su posterior búsqueda.
4. Organiza y almacena: Sube el archivo a una herramienta de gestión documental o almacénalo en la nube, en carpetas organizadas por fecha, proveedor, o categoría.
5. Integra con tu software de gestión: Si usas software de facturación, la integración automática te permitirá sincronizar las facturas digitalizadas con tu sistema contable, agilizando la contabilización y el control fiscal.

Beneficios de usar una herramienta para digitalizar facturas

Utilizar una plataforma como STEL Order para digitalizar facturas aporta múltiples ventajas que mejoran la eficiencia y control en la gestión de tu negocio:

1. Automatización de procesos: STEL Order no solo digitaliza tus facturas, sino que también las organiza automáticamente, clasificándolas por categorías como proveedores, fechas o importes. Esto te ahorra tiempo y evita errores manuales.
2. Acceso desde cualquier lugar: Al trabajar en la nube, puedes acceder a tus facturas digitalizadas desde cualquier dispositivo con conexión a internet, facilitando la gestión remota de tu contabilidad.
3. Cumplimiento legal: Con STEL Order, mantienes una copia digital de todas tus facturas, garantizando que cumplas con las normativas fiscales, como la obligación de conservar documentos por varios años.
4. Integración con sistemas contables: La plataforma permite sincronizar automáticamente tus facturas con tu software de contabilidad, agilizando el proceso de registro y contabilización.
5. Seguridad y respaldo: Las facturas digitalizadas están protegidas con copias de seguridad automáticas, reduciendo el riesgo de pérdida de documentos importantes por fallos en los sistemas locales.

Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas

¿Es legal digitalizar facturas en lugar de conservar las originales en papel?

Sí, en muchos países es legal digitalizar facturas siempre que se utilicen métodos que garanticen su autenticidad y legibilidad. Herramientas como STEL Order cumplen con las normativas fiscales al conservar una copia digital fiel y segura.

¿Necesito equipo especializado para digitalizar facturas?

No necesariamente. Aunque un escáner puede ser útil, también puedes usar aplicaciones móviles que te permitan capturar la factura con la cámara de tu teléfono. STEL Order, por ejemplo, permite digitalizar facturas de forma rápida con solo una foto.

¿Qué formatos digitales son los más recomendados para almacenar facturas?

Los formatos más recomendados son PDF y JPEG. El formato PDF es preferido por su capacidad de conservar mejor la calidad y estructura del documento, mientras que el JPEG es útil para imágenes simples.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas digitalizadas?

La legislación fiscal de cada país establece un período mínimo de conservación de las facturas, que suele oscilar entre 4 y 6 años. Sin embargo, es recomendable conservarlas por más tiempo si es posible.

¿Qué debo hacer si pierdo una factura digitalizada?

Si estás usando un sistema en la nube como STEL Order, puedes estar tranquilo, ya que se realizan copias de seguridad automáticas. En caso de pérdida de acceso, podrías recuperar las facturas sin problemas desde el sistema de respaldo.