Si cometiste un error en una factura ya emitida, es importante corregirlo de forma adecuada para cumplir con la normativa fiscal y evitar problemas con la Agencia Tributaria. No es posible eliminar una factura de manera definitiva, pero sí anularla correctamente mediante los documentos apropiados.
En este artículo te explicaré cómo anular una factura emitida, qué procedimiento seguir y qué opciones tienes según si el IVA ha sido liquidado o no. También veremos qué es una factura rectificativa y cómo hacerla correctamente.
¿Listo para evitar errores? Vamos a verlo paso a paso.
Índice de contenidos
Pasos para anular una factura emitida
Cuando una factura contiene errores, es fundamental corregirla de la forma adecuada para evitar problemas fiscales. No se puede simplemente eliminar una factura emitida, sino que hay que aplicar un procedimiento específico para anularla correctamente.
Entonces, ¿cómo puedo cancelar una factura? Veamos las dos opciones.
Anular una factura emitida mediante una nota de crédito
Si el IVA de la factura original aún no ha sido liquidado, la mejor forma de anularla es a través de una nota de crédito. Este documento sirve para cancelar una factura de manera legal y mantener un registro contable correcto.
Pasos para anular una factura con nota de crédito:
- Crear una nueva factura como nota de crédito
La nota de crédito debe generarse en el sistema de facturación y estar identificada como tal. - Asignar un número correlativo
La numeración debe seguir la secuencia de facturación de la empresa sin alterar el orden. - Incluir importes en negativo
Todos los importes y cantidades deben reflejarse en negativo para compensar la factura original. - Hacer referencia a la factura original
Es obligatorio indicar el número y la fecha de la factura que se está anulando. - Enviar la nota de crédito al cliente
El destinatario de la factura original debe recibir la nota de crédito para actualizar su contabilidad.
Una vez completados estos pasos, la factura original quedará anulada y se podrá emitir una nueva con los datos corregidos.
Anular una factura emitida mediante una factura rectificativa
Si el IVA ya ha sido liquidado, la nota de crédito no es válida para anular la factura. En este caso, se debe emitir una factura rectificativa, que permite corregir errores en facturas ya contabilizadas y declaradas ante Hacienda.
Pasos para anular una factura con factura rectificativa:
- Generar una factura rectificativa
Debe ser identificada como «Factura Rectificativa» y contener todos los datos fiscales obligatorios. - Asignar una numeración especial
La factura rectificativa debe llevar una numeración distinta de la serie de facturas ordinarias. - Explicar el motivo de la corrección
Es obligatorio detallar la razón del ajuste y hacer referencia a la factura original. - Aplicar los cambios en los importes
Se pueden reflejar importes en positivo o negativo, dependiendo de la corrección necesaria. - Enviar la factura rectificativa al cliente
El destinatario debe recibirla para ajustar su contabilidad y declarar los cambios a Hacienda.
Este proceso garantiza que la anulación de la factura sea válida ante la Agencia Tributaria y evita problemas legales o sanciones.
Cómo anular una factura emitida en Facturae
Facturae es el formato estándar utilizado en España para la facturación electrónica, especialmente en operaciones con administraciones públicas. Si necesitas anular una factura en Facturae, debes seguir un procedimiento específico, ya que no es posible eliminar la factura una vez emitida.
Pasos para anular una factura en Facturae
Una vez anulada la factura original, es necesario emitir una nueva con la información correcta y la numeración correspondiente.
Generar una nota de crédito
Se debe crear un documento en Facturae con la misma estructura de la factura original, pero reflejando los importes en negativo.
Es necesario indicar claramente que se trata de una nota de crédito y hacer referencia a la factura original.
Emitir y firmar la nota de crédito
La nota de crédito debe cumplir con el formato Facturae y estar firmada digitalmente para que tenga validez fiscal.
Enviar la nota de crédito al destinatario
La empresa o administración que recibió la factura original debe recibir la nota de crédito y registrar la corrección en su sistema contable.
Generar una nueva factura con los datos corregidos
Una vez anulada la factura original, es necesario emitir una nueva con la información correcta y la numeración correspondiente.
Recuerda que en este proceso tendrás que mantener la información de todos los documentos emitidos desde la primera factura errónea hasta la nueva, puesto que puede ser necesario frente a una inspección de Hacienda. Además, no olvides enviar las facturas a tu cliente para que pueda ajustar su contabilidad.
De cara a la anulación de una factura electrónica, el proceso se hace mucho más sencillo, puesto que un software de facturación electrónica como STEL Order cuenta con las herramientas necesarias para que puedas solventar tu problema en unos minutos. Simplemente, tendrás que utilizar el programa para rellenar la nota de crédito, y posteriormente generar una nueva factura con la información adecuada.
Cuándo anular una factura emitida
Anular una factura no es un proceso arbitrario, sino que debe realizarse en situaciones específicas y siguiendo los procedimientos adecuados.
Una factura debe anularse cuando contiene errores en los datos del cliente, como el nombre, NIF o dirección, ya que esta información debe ser completamente precisa. También es necesario hacerlo si hay errores en los importes, ya sea porque la cantidad facturada es incorrecta o porque el cálculo del total no es el adecuado. Otro caso común es cuando se ha aplicado un tipo de IVA erróneo o se ha eximido indebidamente del impuesto, lo que requiere una corrección para ajustarse a la normativa fiscal.
Además, si se ha emitido una factura por una operación que realmente no ha ocurrido, debe anularse para evitar problemas con Hacienda. También puede ser necesario cuando se acuerdan descuentos o bonificaciones con el cliente después de la emisión de la factura, en cuyo caso lo correcto es reflejarlo mediante una nota de crédito o una factura rectificativa. Por último, si un cliente devuelve un producto o cancela un servicio facturado, la factura original debe anularse y generarse una nueva acorde a la modificación.
En cualquiera de estos casos, la anulación debe hacerse correctamente mediante una nota de crédito o una factura rectificativa, dependiendo de si el IVA ha sido liquidado o no, para cumplir con la normativa fiscal y mantener la contabilidad en orden.
Preguntas frecuentes
Una factura rectificativa es un documento fiscal utilizado para corregir errores en facturas ya emitidas y registradas. Se emplea cuando el IVA de la factura original ya ha sido liquidado o cuando es necesario modificar importes, datos del cliente o cualquier otro aspecto relevante. La normativa exige que tenga una numeración específica distinta a la de las facturas ordinarias y que indique claramente el motivo de la rectificación.
Supongamos que una empresa emite una factura con un importe de 1.500 euros más un 21 % de IVA (315 euros), pero después detecta que el importe correcto debía ser 1.200 euros más IVA (252 euros). Como el IVA ya ha sido declarado, no se puede anular la factura con una nota de crédito. En su lugar, se debe emitir una factura rectificativa por la diferencia, es decir, restando 300 euros del importe base y 63 euros de IVA, reflejando estos valores en negativo.
Para emitir una factura rectificativa, es necesario seguir estos pasos:
- Indicar en el documento que se trata de una «Factura Rectificativa».
- Asignar una numeración específica distinta a la de las facturas ordinarias.
- Referenciar la factura original que se está corrigiendo, incluyendo su número y fecha.
- Explicar el motivo de la rectificación, como un error en el importe o en los datos fiscales.
- Aplicar las correcciones necesarias, reflejando los valores en positivo o negativo según corresponda.
- Enviar la factura rectificativa al cliente y asegurarse de que se contabiliza correctamente.
La emisión de notas de crédito está en el punto de mira de las autoridades tributarias, puesto que muchos negocios las han empleado para trasladar el IVA entre dos trimestres distintos, cuando este ya se ha liquidado y se ha detectado algún error en una factura que lo contenga.
Por eso, la nota de crédito es utilizada en casos donde el error se ha detectado con inmediatez, y podemos solucionarlo antes de que el IVA se liquide en su trimestre correspondiente. Para los casos en los que esto ya ha ocurrido, la factura rectificativa (o factura de abono) es el documento diseñado para ello.
Generalmente, suele utilizarse cuando se cometen errores que no se han detectado en un corto espacio de tiempo por parte de la administración de la empresa. Deben llevar una numeración especial, distinta a las facturas originales, y también se pueden generar de forma sencilla en tu software de confianza.
Ahora que has visto cómo anular una factura electrónica y cuáles son los pasos a seguir para hacerlo, no debe quedarte ninguna duda sobre las notas de crédito y su importancia en el plano administrativo de los negocios.
Para gestionar el proceso de facturación de tu negocio de forma eficiente, y simplificar todos los procesos relacionados con el mismo, STEL Order te ofrece uno de los mejores programas de facturación, integrando todos los procesos y ofreciendo servicios de alta calidad en la nube.
