No es extraño que empresas y autónomos sean proveedores de productos o servicios a la Administración Pública. Cuando asumen este rol, deben emitir una factura electrónica, y es entonces cuando se comprende al alcance de la importancia de los códigos DIR.
Son estos los que van a permitir que la factura emitida llegue a la Administración cliente y, dentro de la misma, al órgano encargado de su gestión y pago. Es, por tanto, un sistema que ayuda a agilizar los tiempos de pago de la Administración.
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¿Qué es el código DIR3?
Desde el año 2015, todos los autónomos y empresas que sean proveedores de una Administración deben emitir una factura electrónica para cobrar por los servicios prestados o los bienes entregados.
A nivel formal, esta factura es exactamente igual que su versión en papel. La diferencia radica en que la emisión y la recepción se lleva a cabo utilizando exclusivamente medios digitales o telemáticos.
Si el cliente fuera una empresa o un autónomo, el proveedor podría hacerle llegar la factura directamente a través de correo electrónico, pero esto no funciona con la Administración. Para que el documento llegue al órgano concreto que se encarga de la contabilidad y los pagos, lo que hace falta es un código DIR. Es decir, los FACe o códigos DIR son códigos alfanuméricos que permiten el envío de facturas a un ayuntamiento u otra Administración Pública.
El DIR3 es el Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas. La información que aporta se refiere a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
¿Cuál es la utilidad de los códigos DIR3?
El objetivo de estos códigos es identificar de manera única a las unidades administrativas y las oficinas que conforman las diferentes entidades del sector público. Esto facilita la comunicación y la interoperabilidad entre las diferentes entidades públicas.
En el caso de empresas y autónomos que son proveedores de la Administración, este código de facturación les permite asegurarse de que su factura electrónica va a llegar al órgano que debe gestionar su pago, lo que evita retrasos en el cobro.
Se trata, por tanto, de una herramienta que mejora la gestión administrativa, facilita la interoperabilidad entre los sistemas de información de las diferentes Administraciones Públicas, aumenta la transparencia administrativa y reduce la posibilidad de que se comentan errores.
En definitiva, permite que las Administraciones puedan operar entre ellas de forma sencilla y ágil, a la vez que permite el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
¿Cómo es el código DIR3?
Se compone de una o dos letras iniciales seguidas de siete u ocho números. Un código DIR3 FACe podría ser algo así: AV1111111.
Cada uno de estos códigos está asignado en exclusiva a una unidad orgánica u oficina administrativa del Sector Público. Por tanto, al emplearlo para comunicar una factura electrónica a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe), se consigue que esta llegue directamente a la Administración correcta y, dentro de ella, al órgano que debe encargarse de su gestión.
Para evitar problemas de seguridad no se ha detallado públicamente cómo se generan estos códigos. Lo que sí está claro es que están organizados de forma que reflejen la estructura jerárquica de las entidades administrativas. Por eso, una parte del código identifica a la entidad principal y otra a una subunidad u oficina específica dentro de ella.
Por ejemplo, un código DIR3 puede identificar a un ministerio concreto y a un único departamento dentro del mismo.
¿Cómo puedo conocer los códigos DIR3 de la Administración a la que tengo que facturar?
En los pliegos de la contratación pública figura toda la información necesaria. Este documento especifica cuestiones como la fecha en que debe prestarse el servicio o entregarse los bienes, el momento en que debe llevarse a cabo la facturación y el código DIR que es necesario para que la factura le llegue al órgano competente para pagarla.
No obstante, también se puede acceder a esta información a través del PAe (Portal de la Administración Electrónica), que contiene una sección dedicada al Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas, en el que hay disponible un apartado para la consulta de unidades y oficinas en DIR3.
Otra forma de ver la información es a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. El FACe cuenta con un directorio de organismos en el que se puede hacer la búsqueda por Administración, oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
Muchos de los softwares adaptados a la facturación electrónica tiene acceso directo a esta información, y cuentan con un directorio en el que puedes hacer la búsqueda.
Si tienes problemas para encontrar el código DIR3 en estas fuentes, lo más sencillo puede ser contactar directamente con la Administración cliente, exponer tu caso y que te indiquen cuál es el código que debe figurar en tu factura.
¿Cómo se incluye el DIR3 en una factura electrónica?
Toda factura debe contener la identificación fiscal del receptor. En el caso de la Administración, esta y sus diferentes órganos y departamentos también tienen su propio NIF.
Al elaborar la factura se incluye la identidad de la Administración cliente y la dirección de su oficina contable. Dentro de estos datos es donde hay que incluir también el DIR3 correspondiente. Para evitar errores lo más sencillo es hacer un cortapega del código.
Esto garantiza que se ha identificado correctamente al organismo que se desea que reciba la factura. Tanto FACTURAe (el software de elaboración de facturas electrónicas gratuito de la Administración) como los programas ya homologados para emitir este tipo de facturas incluyen todo lo necesario para que al usuario le resulte sencillo acceder e introducir el código de facturación que necesita en cada caso.
El resto de la factura se rellena con normalidad, incluyendo los datos mínimos que exige la legislación:
- Número de la factura.
- Fecha de emisión.
- Identificación del emisor.
- Identificación del receptor (incluyendo su DIR3).
- Conceptos facturados, unidades y precio unitario.
- Base imponible.
- Tipo de gravamen (si es una factura con IVA).
- Total a pagar una vez aplicados los impuestos.
- Medios de pago habilitados.
Después hay que enviar la factura al organismo correspondiente. Si usas un programa de última generación como STEL Order, puedes hacer el envío de tu factura electrónica directamente desde él.
También puedes hacer la remisión a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. En este caso hay que seguir la dirección “Factura” > “Remitir factura” e identificarse mediante Cl@ve, firma electrónica o certificado electrónico.
¿Qué ocurre si no se incluye este código o hay un error en el mismo?
El DIR3 es fundamental para una correcta identificación del órgano al que va dirigida la factura. Si no se incluye el código, o hay errores en el mismo, el documento podría “perderse”, lo que implica que el pago se va a retrasar.
Si la Administración detecta que hay algún error en este sentido, lo comunica al interesado para que proceda a la subsanación. Por eso, es importante asegurarse desde el primer momento de que se está utilizando el código correcto. Si elaboras tus facturas electrónicas con el software de STEL Order, siempre tendrás a mano los códigos DIR que necesitas en cada momento, lo que evitará problemas y posibles retrasos en el cobro de tus servicios.
