Certificados de Obra: Requisitos necesarios y plazos para cobrar certificaciones de obra

La construcción de una obra implica unos recursos económicos importantes y un tiempo elevado para su ejecución. Por ello, salvo pacto inicial, es que los trabajos se vayan abonando a medida que se van efectuando. Y para que esto pueda producirse, es necesaria una factura que se gira mediante una certificación de obra.

De esta forma, el constructor se asegura de que sus servicios van siendo abonados a medida que los va haciendo y de que el promotor solo va a pagar por los trabajos realizados. Es un acuerdo justo, y ambos se aseguran de que este tipo de contratos «complicados» puedan hacerse de una manera razonable y justa. Analizamos cómo se hace y todos los aspectos necesarios relacionados con las certificaciones de obra.

Qué es una certificación de obra

La construcción de una obra suele ser un proceso complejo y que dura bastante tiempo. Requiere bastantes fases y, aunque se conoce su presupuesto de antemano, lo normal es ir pagando a medida que se va avanzando en su construcción. Al ser importes considerables, lo habitual no es pagar por anticipado, ni al final, por los riesgos evidentes que implican tanto para el constructor como para el promotor, por lo que los abonos se van procediendo a medida que se van desarrollando las diferentes fases.

Y como búsqueda de una solución intermedia que satisface a ambas partes, la certificación de obra es el documento que valida las fases ejecutadas por parte del director técnico de la obra y que sirve para abonar todos los trabajos hechos hasta ese momento.

Un certificado de obra se realiza teniendo en cuenta el presupuesto validado por ambas partes, aunque es posible que en él se puedan incluir variaciones debidas a desviaciones ejecutadas, así como a materiales que aún no se han incluido en la obra, pero que están acopiados o, bien, comprados y justificados, aunque todavía no se hayan colocado.

Para la aprobación de las certificaciones de obra, es necesario que un técnico designado por la dirección facultativa las efectúe y las apruebe, y a continuación sean presentadas formalmente al promotor de la obra. Es una forma de demostrar, mediante la firma de un profesional competente, que las obras se han ejecutado y que toda la documentación está en regla para poder exigir el pago en la fecha convenida.

¿Qué necesito para cobrar un certificado de obra?

Para cobrar una certificación de obra son necesarios dos requisitos:

1. La certificación deberá estar firmada y visada por un responsable técnico.
2. El cumplimiento de los plazos de presentación en la entrega de la factura correspondiente al promotor de la obra.

La valoración y posterior facturación de los trabajos debe ser realizada de acuerdo con el contrato firmado para la obra. Este puede ejecutarse de las siguientes formas:

• Por ajuste o precio alzado: el presupuesto tiene un coste total sin diferenciar sus partidas. Es fijo y sin variación, y las certificaciones a abonar son de la misma cantidad, expresadas en porcentajes globales de la obra sobre el presupuesto cerrado.
• Por partidas ejecutadas: en este caso, las certificaciones se preparan a medida que se van ejecutando las fases y hace referencia a los diferentes precios que tienen las partidas o unidades de obra ya construidas.
• Precio por administración: los precios se fijan en función de la mano de obra y de los materiales ejecutados. Si ha habido alguna variación con respecto al presupuesto original, se incluyen unos precios contradictorios que deberán estar pactados de antemano con el promotor. En este apartado, también se puede presentar una certificación de obra a origen, que es un certificado por diferencia a lo pactado que se realiza cuando ha habido que suplementar o añadir algún trabajo o material a una partida presupuestada.

En todos los casos, para certificar hay que hacer una medición exacta de todos los componentes de una partida y pueden incluirse aquellos materiales que aún no se han colocado, pero ya se han adquirido o están acopiados en la obra.

Plazos para cobrar las certificaciones de obra

El cobro de una certificación de obra no solo implica una remuneración por los trabajos efectuados, sino que también es muy importante para conseguir liquidez a medida que se va ejecutando una obra. Y para ello, debe estar perfectamente definido en las condiciones contractuales firmadas entre el constructor y el promotor. En él, debe establecerse la periodicidad en las que se van presentando.

De esta forma, para cobrar es necesaria la presentación de la certificación y el cobro de esta debe efectuarse en los plazos estipulados en el contrato. En ningún caso, por ley, podrán superarse los 60 días y si la entidad promotora es una administración pública, está obligada a pagar 30 días antes de la certificación presentada.

No obstante, debido a que es frecuente un incumplimiento, una empresa constructora puede obtener otro tipo de financiación para obtener la liquidez necesaria para continuar con los trabajos. Es lo que se conoce como el anticipo de facturas, que consiste en su venta, o en la de los pagarés de cobro, a terceros (normalmente entidades bancarias) para que puedan tener un adelanto de efectivo.

En función del acuerdo alcanzado entre constructor y contratista, el cobro de certificaciones puede resolverse de dos formas:

• Si las certificaciones se presentan de manera periódica, los plazos serán más cortos y evitarán su solapamiento. Esto requiere certificaciones rápidas y un control constante, pero permite al constructor tener la liquidez necesaria para continuar con la ejecución de las obras.
• Por el contrario, si las certificaciones están programadas en la finalización de las fases, el constructor deberá tener los menos retrasos posibles, ya que solo cobrará una vez finalizada las fases estipuladas. Es una buena manera de asegurarse una cierta agilidad, porque el primer interesado en acabar los trabajos será el propio constructor para no tener problemas de tesorería.

Cómo facturar a la Administración

La Administración Pública se caracteriza por su mayor complejidad a la hora de presentarles los diferentes tipos de certificaciones de obra. Su cobro suele ser bastante farragoso y genera grandes problemas a sus contratistas. Son procesos lentos, ya que la documentación pasa por varios funcionarios antes de aprobarse el pago.

Para facturar a la Administración hay que presentar las facturas de manera electrónica. Estos son los condicionantes que tiene:

• Las facturas se presentan online mediante la web habilitada al respecto por la Administración.
• Tienen que redactarse en fichero electrónico y mediante un formato predeterminado (Facturae). Deben firmarse electrónicamente y tener perfectamente identificado su destinatario.
• El programa Facturae, necesario para ello, genera los documentos en un formato establecido y facilita la conexión telemática con el punto de entrada. Además, también lo puedes hacer con el programa de facturación de STEL Order que te permite generar Facturae de manera mucho más eficiente.
• La web donde se encuentra el punto de entrada permite conocer los estados de tramitación de las facturas.

Pese a que por ley las administraciones públicas deben pagar antes de los 30 días, en la mayoría de los casos esto no suele ser así. Esto obliga a que los contratistas que trabajen para un organismo oficial suelan buscar otras vías de financiación para anticipar el cobro de las certificaciones y poder seguir realizando los trabajos.

Cómo hacer una certificación de obra

Ya hemos visto que una certificación de obra es el documento necesario para recibir un pago por los servicios ejecutados. Y para ello debe contener aquellas partidas o fases de obra que han sido ejecutadas para que el promotor tenga una información contractual de los trabajos que se han hecho hasta el momento.

Para ello, los números tienen que estar lo suficientemente claros, justificando costes de las partidas, su porcentaje correspondiente de IVA y las desviaciones que se hayan efectuado con sus diferentes costes. Y para tener una base legal, lo primero es que deba estar firmado por un profesional competente y colegiado (ingeniero, arquitecto, aparejador…) y, además, debe tener el número de colegiado, así como al colegio donde esté adscrito el técnico firmante.

A continuación, deberá tener los siguientes datos:

1. Título del proyecto, ubicación donde se realiza (provincia y término municipal) y el nombre del cliente para el que se ejecutan los trabajos.
2. Detalles de los trabajos efectuados. En este apartado debe constar la empresa que los ejecuta y su fecha de inicio y de finalización. Además, el precio en euros con los impuestos incluidos y un detalle de las actuaciones que se han acometido. En definitiva, tienen que constar los trabajos hechos y sus características.
3. Lo anterior debe englobarse dentro de un número de certificación único y el orden que representa con respecto a la totalidad de las obras.
4. La fecha y todas las firmas de los implicados, incluyendo la del director de las obras, dirección facultativa, contratista y el visado correspondiente por parte del colegio profesional correspondiente.

Es importante que en cualquier certificación conste con el detalle más preciso todo lo referente a la ejecución de los trabajos, no podemos olvidarnos de que es un documento contractual y es una justificación de pago por servicios efectuados. En ella, se debe incluir la naturaleza del trabajo, las dimensiones que tiene, la maquinaria empleada, las herramientas necesarias y los costes de mano de obra. En resumen, todo lo que pueda justificar fehacientemente el coste de las partidas con sus descompuestos correspondientes que incluyen las fases de las obras a cobrar.

Cuanto más detallada sea una certificación de obra, menos tensiones originará para su resolución satisfactoria. No podemos olvidarnos que es el documento que sirve para facturar y el pagador tiene derecho a conocer con exactitud por qué está abonando los conceptos que se le imputan y poder realizar una comprobación de los mismos.